Förebygg, ein marktführendes, schwedisches Unternehmen, das digitale und Home-Security-Dienste entwickelt, startete 2015 als Wiederverkäufer von autarken Feuer- und Rauchmeldern. Nach sechs Jahren des Markenaufbaus, Unternehmens- und Umsatzwachstums bietet Förebygg nun zahlreiche digitale Sicherheitsdienste und -produkte wie zum Beispiel Schutz gegen Identitätsdiebstahl für kleine und mittlere Unternehmen an. Bald erscheint auch ein Einbruchalarmsystem für die eigenen vier Wände.
Am Anfang nutzte Förebygg einfache, <1>manuell erstellte Dashboards</1>, um den Vertriebsumsatz pro Mitarbeiter nachzuverfolgen.
Doch je größer das Unternehmen wurde, desto zeitintensiver und ineffektiver wurde diese Methode. Das System konnte Vertriebszahlen von Wiederverkäufern, die in verschiedenen Büros arbeiteten, nicht gruppieren und/oder trennen. Förebygg brauchte eine Methode zur Automatisierung dieser Datensammlung und zur Präsentation von Echtzeit-Daten an allen Standorten.
Denn Förebygg schaffte es nicht, seinem Sales-Team Echtzeit-Visualisierungen seiner Performance zur Verfügung zu stellen. Das Unternehmen war darauf beschränkt, manuell Daten zu sammeln und einfache Dashboards zu erstellen, um zum Beispiel den Vertriebsumsatz pro Sales-Mitarbeiter darzustellen, was sich als unglaublich zeitaufwendig und ineffektiv erwies.
Dem Vertrieb fehlten wichtige, handlungsorientierte Daten, da die Aktualisierung ihrer Dashboards schwierig war, lange dauerte und in längst überholten Daten endete. Mit ungefähr 150 Angestellten in verschiedenen Regionen brauchte Förebygg einen zentralen Daten-Hub – eine Echtzeit-Geschäftsperformance-Plattform, auf der es Inbound- und Outbound-Sales, Kundenerlebnisse sowie die Verwaltungsarbeit tracken konnte.
Doch vor allem wollte das Unternehmen einen Weg finden, sein weit verstreutes Team zu einen und zu motivieren.
Lösungen + Ergebnisse
Förebygg wendete sich also an Plecto, um seine Daten an einem Ort zu zentralisieren, die Performance des Sales- und Kundenservice-Teams zu überwachen, repetitive Aufgaben zu automatisieren und Zeit bei der Einrichtung von Dashboards zur Visualisierung der gesamten Geschäftsperformance zu sparen sowie um die Angestellten an verschiedenen Standorten in Schweden, Zypern und auf den Kanaren zu motivieren.
Mit dem Ziel, seine Mitarbeitenden in allen Büros zu motivieren und die Kundenmeinungen zu Produkten und Diensten zu verbessern, ließ Förebygg Daten in seine Strategie einfließen und implementierte mit Plecto einen datengestützten Ansatz.
Das Unternehmen begann damit, Funktionen wie die Visualisierung von Echtzeit-Daten aus seinem Sales-Telemarketing-System einzuführen.
Heute sind die Anforderungen des Unternehmens gewachsen und Förebygg möchte Marketingdaten und die Kundenzufriedenheit visualisieren und plant zudem, Echtzeit-Daten aus seinen CRM-Systemen zu integrieren, um das Kundenerlebnis zu verbessern.
Die Teams, die aktuell Plecto-Dashboards verwenden, sind der Vertrieb, der Kundenservice und die Verwaltung (für die Gehälter und abgeschlossenen Aufgaben der Angestellten).
Statische vs. Echtzeit-Dashboards
Förebygg hat mit Plecto mehr als 40 Dashboards erstellt, die über 300 verschiedene, für jedes Produkt und jeden Service personalisierte KPIs messen. Außerdem werden diese KPIs automatisch mit Echtzeit-Informationen aktualisiert.
Plecto ermöglicht es Förebygg zudem, Daten aus verschiedenen Systemen in einem System zusammenzuführen, neue KPIs zu erstellen und neue Berechnungen basierend auf aggregierten Daten aus all diesen Systemen durchzuführen.
„Die Möglichkeit, Datenquellen wirklich in einen oder mehrere KPIs zusammenzuführen, ist so einfach! Und mit dem neuen KPI-Builder ist es für alle, die sich nicht so gut mit Excel und Formeln auskennen, noch leichter geworden“, sagt Johan Hilding, CEO und Co-Founder von Förebygg.
„Wenn man einen von unseren Sales-Angestellten, die schon lange bei uns arbeiten, fragt, was er vom Scoreboard-System vor drei Jahren versus heute denkt, dann wäre seine Antwort, dass man die Zwei gar nicht vergleichen kann. Wir hatten ein einziges statisches Dashboard und konnten es nicht verändern, ohne einen Developer zu fragen“, berichtet Johan.
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Nachdem Förebygg Plecto implementiert hat, wurde dem Unternehmen schnell bewusst, dass es den Prozess der Datensammlung und -organisation automatisieren und so seine Teams unabhängig von ihrem Standort sofort auf den neuesten Stand bringen konnte.
Förebygg begann ebenfalls mit der Veranstaltung monatlicher Wettbewerbe zwischen den Sales-Mitarbeitenden, welche die Motivation und Performance steigerten. Das Unternehmen erstellte einen seiner jüngsten Wettbewerbe mit Plecto-Dashboards in nur 15 Minuten und führte ihn für seine schwedischen Teams in Varberg, Malmö, Kista und Sundsvall ein.
„Da wir viele Wiederverkäufer in verschiedenen Büros haben, die mit unseren Produkten arbeiten, können wir diese Wettbewerbs-Slideshows in nur 10–15 Minuten in allen Büros installieren. Und wenn wir allen wichtige Informationen wie einen Wettbewerb, das Update oder die Änderung von Benachrichtigungen oder sich entwickelnde KPIs anzeigen möchten, nehmen wir die Änderungen einfach in der Plattform vor und aktualisieren die Slideshows“, sagt Johan.
„All unsere Angestellten haben sofort die gleichen Informationen auf den Fernsehern oder wir können in Sekundenschnelle eine Nachricht oder Benachrichtigung an ihre Smartphones senden, was einfach klasse ist.“
Erstellung eines zentralen Daten-Hubs
Seit der Einrichtung von Plecto spart Förebygg jeden Tag mindestens acht Stunden ein. Allein schon, weil Team-Leiter nicht händisch Daten organisieren und sammeln müssen. Um die Umsatzperformance zu maximieren, das Mitarbeiter-Engagement zu steigern und Kunden zu halten, möchte Förebygg Plecto zukünftig auch nutzen, um seine digitale Transformation und Echtzeit-Datenmessungen in verschiedenen Geschäftsbereichen wie dem Kundenservice und der Verwaltung zu beschleunigen.
Die Zentralisierung und Automatisierung der Datensammlung in einer Plattform ist für Förebyggs Zukunft sehr wichtig, da das Unternehmen die Zeit, die mit repetitiven Aufgaben wie der händischen Datensammlung, Berichterstellung und Dashboard-Aktualisierung verbracht wird, reduzieren möchte, um die Effizienz zu verbessern und Teams Echtzeit-Daten zu geben, die sie brauchen, um ihre Ziele zu erreichen.
„Plecto wird zum zentralen Hub für unsere Daten“, berichtet Johan.
„Unsere heutigen Anforderungen und Ziele sind es, alles in Plecto zu messen. Dazu gehören der Vertrieb, das digitale Marketing, der Kundenservice und die Verwaltung. Aktuell arbeiten wir daran, unseren Kundenservice zu einer Plattform zu migrieren, die Daten in Echtzeit bündeln und an Plecto senden kann. Das Ziel ist es, alles miteinander zu verbinden.“
Zahlreiche Vorteile fürs Unternehmen
„Wenn ich Plecto mit einem Wort beschreiben könnte, dann wäre es allumfassend“, sagt Johan.
Förebygg hat seine Plecto-Nutzung auf die Verwaltungsabteilung ausgeweitet, weswegen Sales-Mitarbeitende nun einfacher auf Ihre Einnahmen zugreifen können. Das reduziert auch die Zeit, die mit der Berichterstellung verbracht wird, da das Gehalt aller Angestellten, das normalerweise auf Provisionsbasis ist oder ein Grundgehalt enthält, automatisch auf Basis einer Formel berechnet wird. Anstatt also manuell verschiedene Excel-Tabellen mit Gehaltsangaben zu unterhalten, nutzt Förebygg diese Formel als KPI, um die Echtzeit-Rentabilität pro Mitarbeiter zu visualisieren.
Das umfasst auch dynamische Zahlen wie die Dialer- und Lead-Kosten pro Mitarbeiter sowie Wettbewerbskosten. Das Unternehmen hat aktuell zwei bis drei Dashboards mit diesen dynamischen Zahlen. Es möchte zudem Büroübersichten erstellen, welche die Rentabilität all seiner Büros und Partner in Schweden, auf den Kanaren und in Zypern nachverfolgen.
„Plecto hat für das Unternehmen zahlreiche Vorteile!“, sagt Johan.
„Der Nutzer muss lediglich entscheiden, wie weit er gehen möchte. Alles kann integriert und visualisiert werden.“
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*Hinweis: Wir legen großen Wert auf Datenschutz. Alle Dashboard-Bilder in diesem Blog-Artikel wurden uns von unserem Kunden, Förebrygg, zur Verfügung gestellt. Namen, personenbezogene Fotos und manche Daten wurden aus Sicherheitsgründen geändert. Plecto greift nicht ohne schriftliche Zustimmung auf Kunden-Dashboards zu.
Johan Hilding
CEO und Co-Founder, Förebygg
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