Mejores Prácticas del Dashboard

¿Importa el diseño del dashboard?

Qué tan bien los dashboards de rendimiento mejoran el rendimiento de tu negocio está directamente relacionado con su configuración. Considera los ejemplos aquí: ¿cuál dashboard es menos abrumador?

Argumentaríamos que el dashboard a la izquierda es más efectivo que el de la derecha. Todos los KPIs en el dashboard de la izquierda están bien organizados y son fáciles de entender de un vistazo. Por el contrario, el dashboard a la derecha está sobrecargado con widgets y KPIs que muestran datos pero no son útiles.

Como plataforma de rendimiento empresarial, nuestra misión no es solo venderte el producto, sino enseñarte cómo usarlo de la mejor manera posible. Hemos recopilado algunos consejos para diseñar dashboards de rendimiento que realmente funcionan.

¿Buscas inspiración? ¡Consulta nuestros ejemplos de dashboards de Ventas y Servicio al Cliente!

Los 3 tipos de dashboards de rendimiento

El diseño óptimo del dashboard depende de quién lo va a ver. ¿Es un agente de centro de llamadas, un gerente o el CEO? Si conoces a tu público objetivo, tendrás una mejor comprensión de lo que debería ir en un dashboard de rendimiento.

Los dashboards de rendimiento generalmente se pueden dividir en tres niveles: operativos, analíticos y estratégicos.

• Dashboards operativos hacen un seguimiento de las actividades diarias mostrando unidades más pequeñas que están más cerca de los datos en bruto. Podría ser el número de llamadas, el número de pedidos empaquetados, el número y valor de los artículos vendidos, etc.

• Dashboards analíticos visualizan actividades a nivel de departamento. Miden e identifican tendencias para que las empresas puedan tomar mejores decisiones futuras y ajustar su estrategia.

• Dashboards estratégicos muestran métricas de alto nivel que reflejan el rendimiento general del negocio y se centran en los objetivos comerciales a largo plazo.

¿Dónde encontrar información? Hicimos algo de lectura, y si tú también quieres profundizar en la investigación de rendimiento, aquí hay literatura que recomendamos para comenzar:

• Eckerson, W. W. (2010). Dashboards de rendimiento: medir, monitorear y gestionar tu negocio. John Wiley & Sons.

• Allio, M. K. (2012). Dashboards estratégicos: diseñándolos y desplegándolos para mejorar la implementación. Strategy & Leadership, 40(5), 24–31.

1) Mostrar de 3 a 5 KPIs por persona, pero no más de 5

Los dashboards deben ser fáciles de entender, y todos deben tener una idea clara de qué criterios de rendimiento necesitan cumplir. Ayuda a tus equipos a concentrarse en las tareas más importantes visualizando solo las métricas que son críticas para tu negocio.

2) Diferentes tipos de KPIs

El diseño del dashboard se correlaciona fuertemente con tus mejoras de rendimiento. No se trata solo del número de widgets en tu dashboard, sino también de su calidad. Un dashboard de rendimiento bien diseñado debería incluir los siguientes KPIs:

1. KPI de actividad (como número de llamadas, número de reuniones)

2. KPI de calidad (como tasa de ganancia, tasa de conversión, puntaje neto del promotor)

3. KPI de resultado (como tratos ganados vs. objetivo, reuniones programadas vs. objetivo, número de tratos ganados este mes vs. el mes pasado)

Los dashboards construidos con estos KPIs te permiten identificar los indicadores líderes (KPIs basados en la actividad) así como los indicadores faltantes (KPIs de resultado). Ten en cuenta que todos tienen un objetivo real que se define en función de tu ambición empresarial.

3) Cuando tengas dudas, déjalo fuera

No agregues KPIs a un dashboard que no presentarías en una reunión de equipo o uno a uno. Evita la confusión y concéntrate solo en los indicadores de rendimiento estratégicamente significativos.

Es cierto que nuestros widgets se ven geniales, pero si tienes un espacio extra en el dashboard, dale más aire a los widgets existentes y hazlos más grandes. Siempre puedes crear más dashboards y añadirlos todos a la misma presentación.

4) No inventes KPIs

Construye tus KPIs en torno a tus criterios de éxito e incluye solo KPIs que sean críticos para el rendimiento de tu negocio. Solo porque haya datos no significa que debas mostrar todo. Considera si el KPI es válido: si nadie lo sigue, probablemente no lo sea.

5) Usa objetivos dinámicos

Un objetivo dinámico es un objetivo que se actualiza con el tiempo (diariamente, semanalmente) y que se basa en un cálculo: puede ser datos de una fuente de datos o una ecuación hecha con números estáticos. Un ejemplo podría ser un objetivo de mes hasta la fecha.

Imagina que quieres alcanzar $50k en ventas este mes. Si haces 10k la primera semana, luego un poco más la semana siguiente, el valor real seguirá pareciendo pequeño en comparación con el objetivo. El widget estará en rojo durante la mayor parte del mes, lo que puede desmotivar a tus equipos. Además, el objetivo es demasiado grande para estimar de manera concebible cuánto tienes que hacer cada día para mantenerte en camino.

Con objetivos dinámicos, puedes dividir el valor objetivo por el número total de días y multiplicar por el número de días hasta ahora. Para hacerlo, deberías aprender a usar la función de fecha Días.

6) Incluye una previsión

Si estás rastreando datos que abarcan más de una semana, considera incluir una previsión. Por ejemplo, muestra una previsión de ventas basada en la tasa de éxito de tu equipo: muestra qué tan bien el equipo cerrará el mes basado en el rendimiento actual de todos. De esa manera, tu equipo tiene tiempo para reaccionar temprano y asegurarse de que alcancen sus objetivos para el final del mes.

7) Un widget de tabla es suficiente

Muchos de nosotros tendemos a sobreutilizar el widget de tabla al diseñar dashboards de rendimiento. Recomendaríamos agregar solo un widget de tabla por dashboard. El widget de tabla es poderoso, así que asegúrate de darle suficiente espacio: puede ocupar la mitad de un dashboard o incluso toda la pantalla.

Ten en cuenta que no estás tratando de replicar la fuente de datos en el dashboard. En su lugar, reflexiona sobre los indicadores críticos para tu negocio y crea un dashboard que sea fácil de entender.

8) El poder de los colores

Usa colores y ayuda a todos a entender su progreso con señales visuales. Aquí hay un ejemplo básico: supón que miras un dashboard desde la oficina y no puedes ver realmente los números. Sin embargo, ves que un widget acaba de volverse verde: solo con el color, puedes decir que has alcanzado tu objetivo.

Elige tus propias condiciones: ya sean números (valor de los tratos ganados), texto (estado del agente de llamadas "disponible") o cualquier otra cosa. Plecto ofrece tres colores: rojo, amarillo y verde – que llamamos colores condicionales. Puedes agregar colores condicionales cuando construyes una fórmula o, en algunos casos, directamente en un widget de dashboard.