Arrêtez le chaos des tableurs : Pourquoi les entreprises de CVC abandonnent Excel pour Plecto

Comment votre entreprise de services à domicile peut se libérer d'Excel

Mettre en place les conditions pour le succès des données

Excel. Tout le monde le connaît ; il existe depuis toujours. C'est une plateforme très polyvalente qui peut être utilisée dans pratiquement n'importe quel contexte. Elle est puissante parce qu'elle est simple.

Mais cette simplicité a des inconvénients majeurs. Bien qu'Excel soit extrêmement utile pour organiser et afficher des données, toutes ces données doivent venir de quelque part… à savoir, elles doivent être saisies manuellement.

Pour les entreprises de services à domicile, en particulier celles avec de petites équipes très flexibles, le temps passé à saisir des données dans Excel pour l'utiliser correctement peut être immense—un temps que vous préféreriez consacrer à votre véritable travail. De nombreux prestataires de services à domicile passeront littéralement des centaines d'heures par an à entrer des données dans Excel.

C'est pourquoi abandonner Excel peut non seulement être crucial, mais aussi changer la vie d'une petite entreprise. Se libérer d'Excel vous libérera du temps et des ressources, vous permettant de les consacrer à faire le travail que vous voulez vraiment et devez faire.

Dans ce guide, nous vous guiderons à travers les étapes pour sortir du piège Excel—et comment le remplacer par un logiciel automatisé qui répondra toujours à vos besoins d'analyse de données.

Que signifie "se libérer d'Excel" ?

Avant de commencer, nous devons souligner que “se libérer” d'Excel ne signifie pas que vous devez l'abandonner complètement. Excel a encore beaucoup d'utilisations précieuses et peut être facilement intégré avec des plateformes d'affichage de données telles que Plecto.

Se libérer d'Excel signifie que vous n'avez plus à compter sur Excel comme votre seule source de vérité ; comme votre seule façon d'enregistrer et d'analyser des données ; et comme votre seule façon d'afficher et d'observer des données.

Vous pouvez externaliser certaines ou toutes ces fonctions vers une plateforme plus efficace qui répond mieux à vos besoins. Vous pouvez toujours utiliser Excel si vous le souhaitez—vous n'avez simplement pas à l'utiliser pour tout.

Les cinq étapes vers la liberté des tableurs

Il y a cinq étapes principales à suivre lors de la transition d'Excel vers un nouveau système d'affichage des données. Elles sont :

1. Identifiez vos points de douleur 🩺
2. Définissez vos besoins essentiels 🤔
3. Choisissez la bonne plateforme 🖥️
4. Planifiez votre transition ➡️
5. Établissez la responsabilité 💪

Nous allons passer en revue chacune de ces étapes une par une.

1. Identifier les points de douleur 🩺

Pour commencer le processus de transition, vous devez être conscient de ce que sont exactement votre(s) problème(s). Les problèmes courants rencontrés par les prestataires de services à domicile lors de l'utilisation d'Excel incluent :

• Trop de versions de fichiers. Si vous avez plusieurs versions du même fichier—certaines plus anciennes, d'autres plus récentes—cette situation peut créer un véritable casse-tête, surtout lorsque vous essayez de faire quelque chose d'important (comme planifier un budget !).
• Pas d'accès mobile pour les agents de terrain. Le suivi des données en temps réel dans une version mobile est quelque chose qu'Excel ne fait pas très bien. Les techniciens sur le terrain qui souhaitent suivre des indicateurs essentiels trouveront cela difficile, voire impossible, avec Excel.
• Difficulté à suivre la planification ou la facturation.
• Et bien sûr, la saisie manuelle des données qui prend du temps.

2. Définir vos besoins essentiels 🤔

Une fois que vous connaissez votre problème, vous pouvez réfléchir à la façon d'aborder la solution. Cela signifie que vous devez déterminer quels sont vos besoins essentiels. Ceux-ci pourraient être :

• Planification et dispatching
• Suivi des travaux
• CRM
• Facturation et paiements
• Reporting de données et KPI

Comme différentes plateformes ont différentes niches et répondent à différents besoins, vos propres besoins essentiels détermineront la plateforme que vous sélectionnez.

3. Choisir la bonne plateforme 🖥️

Passons maintenant à la partie la plus importante : choisir la plateforme qui vous convient le mieux.

• Si vous avez besoin d'une meilleure gestion des services sur le terrain (FSM) : ServiceTitan, Jobber, Housecall Pro et FieldEdge sont tous de bonnes options. Vous pouvez lire une analyse plus approfondie à leur sujet ici.
• Si vous avez besoin d'un meilleur CRM et d'une gestion de projet : HubSpot et Zoho One sont idéaux, surtout pour les PME (petites et moyennes entreprises).
• Si vous avez besoin d'une solution de tableau de bord pour suivre et afficher des données : Plecto, Geckoboard, Datacube et Domo sont tous de solides options de tableaux de bord pour mieux gérer vos données. Plecto a quelques avantages uniques : il s'intègre à de nombreux CRM (comme HubSpot) ainsi qu'à ServiceTitan, et propose des fonctionnalités de gamification passionnantes pour encourager et motiver votre équipe.

4. Planifier la transition ➡️

Maintenant que vous avez sélectionné votre plateforme, il est temps de vous assurer que la transition de votre équipe vers celle-ci est un succès. Voici quelques éléments que vous devrez faire à cette étape :

• Nettoyez vos données. Cela signifie organiser vos données et les rendre cohérentes. Assurez-vous qu'elles sont à jour et qu'elles ne contiennent pas d'erreurs.
• Sélectionnez une équipe pilote pour diriger la transition. Cela pourrait être votre département informatique, ou même un spécialiste isolé. Beaucoup des plateformes mentionnées ci-dessus (y compris Plecto) offrent une configuration et une intégration pour les nouveaux clients.
• Formez votre personnel à la nouvelle plateforme. Cela pourrait prendre un certain temps, donc la patience est requise ! Pendant cette période de transition, assurez-vous d'utiliser les ressources que votre plateforme choisie offre aux nouveaux utilisateurs. Par exemple, Plecto propose une consultation Expert Service ainsi qu'une bibliothèque de ressources en ligne gratuite.
• Faites fonctionner Excel en parallèle pendant un certain temps jusqu'à ce que vous soyez confiant dans le nouveau système. Ne lâchez pas encore Excel tant que vous n'êtes pas complètement confiant et à l'aise avec votre nouvelle plateforme—surtout si vous avez encore des données précieuses sauvegardées dans Excel.

5. Établir la responsabilité 💪

Vous l'avez fait ! 🎉 Vous avez effectué la transition vers votre nouvelle plateforme de choix. Pour maintenir l'élan et vous assurer que vous pouvez intégrer avec succès la nouvelle plateforme dans votre travail quotidien, il est important de créer une culture de responsabilité autour de votre plateforme. Quelques moyens clés de le faire incluent :

• Exiger que vos points de contrôle se fassent sur l'application de la plateforme plutôt que sur des tableurs.
• Utiliser des tableaux de bord pour surveiller l'achèvement des travaux et les KPI en temps réel.
• Automatiser vos enquêtes clients et le processus de collecte de feedback.

Évitez le travail supplémentaire et construisez l'efficacité avec Plecto

Ne vous méprenez pas : Excel est un outil incroyablement puissant et a beaucoup de valeur. Mais c'est une plateforme qui peut facilement transformer le travail en plus… de travail. C'est précisément ce que vous voulez éviter.

Il existe de nombreux autres outils d'affichage et d'analyse de données qui peuvent révolutionner la façon dont vous gérez le côté données de votre travail. Plecto est un excellent exemple d'un tel outil. Avec Plecto, vous pouvez…

• Utiliser la visualisation des données en temps réel. Donnez vie à vos indicateurs KPI avec des widgets faciles à lire sur des tableaux de bord en temps réel ou dynamiques. Vous pouvez afficher vos tableaux de bord sur des écrans de télévision placés stratégiquement autour de votre siège social.
• Interagir avec des fonctionnalités de gamification. Stimulez la motivation et le moral de votre équipe grâce au pouvoir de la compétition amicale ! Les fonctionnalités proposées incluent des concours amusants, des notifications automatiques et des badges de réussite célébratoires.
• Créer des rapports automatiques. Partagez les dernières données les plus précises avec votre conseil d'administration et vos parties prenantes grâce à des diaporamas PowerPoint et des tableurs Excel instantanément téléchargeables (une bonne raison de ne pas se débarrasser complètement d'Excel !).

Les petites entreprises de services à domicile utilisent de plus en plus Plecto pour mieux gérer leurs données et gagner un temps précieux. Voici juste quelques-unes de leurs histoires :

• Une culture révolutionnaire entraîne une augmentation de 20 % des appels et des travaux chez Electrika
• Plecto fait gagner des centaines d'heures à une entreprise canadienne de services à domicile
• Des tableaux de bord Plecto en temps réel entraînent une augmentation de 100 % de l'engagement chez Arnold & Sons

Si vous êtes prêt à faire le saut loin d'Excel et à découvrir ce que Plecto peut faire pour vous, inscrivez-vous ci-dessous pour une démo gratuite aujourd'hui.

Q&R

Pourquoi compter entièrement sur Excel est-il un inconvénient majeur pour les entreprises de services à domicile ?

Bien qu'Excel soit très polyvalent, il nécessite des centaines d'heures de saisie manuelle de données fastidieuse, ce qui consomme un temps précieux que les petites équipes pourraient passer à faire un travail réel. De plus, il manque d'accès mobile en temps réel, ce qui rend extrêmement difficile pour les techniciens de terrain de suivre des indicateurs essentiels en déplacement.

Se "libérer" d'Excel signifie-t-il qu'une entreprise doit l'abandonner complètement ?

Pas du tout—cela signifie simplement que vous cessez de compter sur Excel comme votre seule source de vérité et de saisie manuelle des données. Vous pouvez facilement intégrer vos feuilles de calcul existantes avec des plateformes automatisées comme Plecto pour afficher vos données de manière dynamique sans l'entretien manuel constant.

Comment la transition vers les tableaux de bord Plecto améliore-t-elle la responsabilité de l'équipe ?

Passer des tableurs aux tableaux de bord Plecto en temps réel permet à chacun de surveiller instantanément l'achèvement des travaux et les KPI. Cette haute visibilité, combinée à des fonctionnalités de gamification amusantes comme des concours et des badges, stimule naturellement le moral et garantit que toute l'équipe reste alignée sur ses objectifs.