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Der vollständige Leitfaden zum Erstellen eines Buchhaltungs-Dashboards
Erstellen Sie mit Plecto ein Buchhaltungs-Dashboard, das die Liquidität in Echtzeit anzeigt und wichtige KPIs automatisiert.
Finanzteams verlieren Stunden mit statischen Berichten, wenn dieselben Zahlen bereits auf einem Bildschirm angezeigt werden könnten. Ein Buchhaltungs-Dashboard verbindet rohe Finanzdaten mit visuellen Kennzahlen, sodass ein Liquiditätsengpass rechtzeitig erkannt wird. Die Finanzabteilung hat im letzten Jahrzehnt den Übergang von der Dokumentation vergangener Ereignisse zur Steuerung zukünftiger Ereignisse vollzogen, und ein Live-Dashboard ist die praktische Form, die dieser Wandel annimmt.
Dieser Leitfaden behandelt, welche Kennzahlen zu verfolgen sind, wie Sie Ihre Datenquellen verbinden und was automatisiert werden kann, sobald die Grundlagen laufen. Wenn Sie zunächst die allgemeinen Prinzipien hinter der Dashboard-Struktur kennenlernen möchten, beginnen Sie mit unserem Leitfaden zum Erstellen eines KPI-Dashboards.
Kernkennzahlen für ein zuverlässiges Buchhaltungs-Dashboard
Die meisten Finanzteams beginnen am selben Punkt. Einnahmen und Ausgaben, Forderungen und Verbindlichkeiten, aktuelle Zahlungen sowie Gewinn und Verlust geben Ihnen einen Überblick über Ihre Liquidität.
Die Echtzeitverfolgung von Einnahmen und Ausgaben verhindert Engpässe, anstatt sie nur zu dokumentieren. Forderungen und Verbindlichkeiten zeigen, was Ihnen zusteht und was Sie schulden, was entscheidend dafür ist, ob der nächste Monat komfortabel wird. Gewinn und Verlust geben die endgültige Bilanz. Zusammen beantworten sie die Frage, mit der die meisten Finanzbesprechungen beginnen.
Die Einschränkung besteht darin, dass alle vier verzögerte Indikatoren sind. Sie beschreiben Geld, das bereits bewegt wurde.
Kennzahlen, die nach vorne schauen
Fortgeschrittene Finanzteams fügen prädiktive und sicherheitsorientierte Zahlen hinzu.
Benford-Prüfungen kennzeichnen ungewöhnliche Ausgaben. Das Benford-Gesetz beschreibt, wie oft jede Ziffer in natürlich vorkommenden Datensätzen zuerst erscheint, und erfundene Zahlen neigen dazu, diesen Test nicht zu bestehen. Ein Dashboard, das Benford-Prüfungen über Ausgabenanträge durchführt, hebt die wenigen hervor, die eine manuelle Überprüfung wert sind, anstatt jemanden zu bitten, sie mit bloßem Auge zu erkennen.
Wahrscheinlichkeit der verspäteten Zahlung identifiziert, welche Kunden voraussichtlich eine Rechnungsfrist verpassen, bevor sie es tun. Das verwandelt das Inkasso von einer monatlichen Verfolgung in eine kurze, gezielte Liste.
Beides ersetzt nicht Ihre Kontrollen. Beide bewegen das Finanzteam von der Berichterstattung über Vergangenes hin zur Verwaltung von Zukünftigem.
Verbindung Ihrer Datenquellen
Ein Dashboard ist nur so genau wie seine Datenquellen, und manuelle Eingaben führen sowohl zu Verzögerungen als auch zu Fehlern. Eine Live-Ansicht benötigt direkte Verbindungen zu Ihrer Bank, CRM und Abrechnungssoftware.
Die Bankabstimmung hängt von der Formatunterstützung ab. MT940 ist das Standardformat für elektronische Kontoauszüge; camt.053 ist sein XML-basiertes Nachfolgeformat für Bank-zu-Kunde. Dashboard-Software, die diese Feld für Feld analysiert, kann Transaktionsreferenzen automatisch offenen Rechnungen zuordnen. Software, die dies nicht kann, zwingt Ihr Team dazu, Bankdaten manuell mit Rechnungen abzugleichen, was Sie eigentlich vermeiden wollten. Überprüfen Sie dies, bevor Sie sich für ein Tool entscheiden.
Die Unternehmensstruktur ist ebenfalls wichtig. Die meisten Dashboard-Vorlagen gehen von einer einzelnen rechtlichen Einheit aus. Wenn Sie Tochtergesellschaften in verschiedenen Regionen und Währungen betreiben, stellen Sie sicher, dass Ihre Tools mehrere Einheiten ohne einen Export in eine Tabelle konsolidieren.
Plecto unterstützt 150+ Integrationen über Abteilungen hinweg, und Daten können auch über API, SQL, Excel-Upload, oder manuelle Eingabe ankommen. Zeitverfolgungsdaten von Harvest können neben Abrechnungsdaten in derselben Ansicht angezeigt werden. Die Dokumentation zu Datenquellen und Integrationen behandelt die Verbindungsoptionen der Reihe nach.
Verbindung Ihrer Buchhaltungssoftware
Das Buchhaltungssystem, das Sie bereits verwenden, ist die Hauptdatenquelle. Plecto verbindet sich direkt mit den gängigen Systemen:
- Xero und QuickBooks für kleine und mittelständische Unternehmen
- NetSuite für Enterprise Resource Planning
- Dinero und e-conomic im nordischen Markt
- Stripe für Zahlungs- und Abonnementeinnahmen
Die regionale Abdeckung sollte frühzeitig überprüft werden. Eine Plattform, die Ihr ERP verwaltet, aber nicht Ihr lokales Buchhaltungspaket, hinterlässt Ihnen ein Datensilo genau dort, wo die Zahlen am wichtigsten sind.
Was ein spezialisiertes Buchhaltungstool nicht tun kann, ist, Finanzdaten neben operativen Daten anzuzeigen. Das Erstellen von benutzerdefinierten Formeln, die Verkaufsziele mit gebuchten Einnahmen kombinieren, gibt dem Management einen Überblick darüber, ob die kommerzielle Aktivität und das Geld übereinstimmen, was eine andere Frage ist als jede für sich allein.
Wie KI die Arbeit verändert
Künstliche Intelligenz verdrängt die manuelle Datenbearbeitung, die früher die Woche füllte. Die Lücke öffnet sich tendenziell zwischen Unternehmen, die ihre Mitarbeiter im Umgang mit den Tools schulen, und Unternehmen, die diese einfach kaufen, da die Zeitersparnis daraus resultiert, zu wissen, welche Aufgaben delegiert werden können.
Die nützlichen Anwendungen sind spezifisch und nicht allgemein. Abfragen in einfacher Sprache ersetzen das Erstellen eines Berichts zur Beantwortung einer Frage. Automatisierte Compliance-Prüfungen erfolgen vor der Einreichung und nicht nach einer Korrektur.
In Plecto erstellt der AI Formula Assistant komplexe Kennzahlen aus einer Beschreibung anstelle von handgeschriebener Syntax, und die MCP-Unterstützung ermöglicht es Ihnen, ein Dashboard im Gespräch mit Claude oder ChatGPT zusammenzustellen.
Einrichtung Ihrer Organisation und Teams
Strukturieren Sie das Konto, bevor Sie bauen. Organisationseinstellungen passen den Arbeitsbereich an Ihre Unternehmenshierarchie an, und Teams und Mitarbeiter gruppieren Personen in Abteilungen.
Dies sorgt dafür, dass sensible Finanzdaten nur für die Manager sichtbar sind, die sie benötigen, während hochrangige Umsatzziele auf dem Bildschirm im Verkaufsraum bleiben. Berechtigungsprofile regeln die Trennung, und es ist erheblich einfacher, dies bei der Einrichtung richtig zu machen, als es nachträglich zu ändern, nachdem jemand eine Gehaltszahl gesehen hat.
Anzeige und Weitergabe von Finanzdaten
Finanzdaten, die in einem Posteingang eines Managers gesperrt sind, ändern das Verhalten nicht. Live-Kennzahlen auf einem Bildschirm halten das gesamte Unternehmen daran, gegen dieselben Umsatzziele und Budgetgrenzen zu arbeiten.
Diashows übertragen das Dashboard über die LG- und Samsung-TV-Apps auf Büroscreens, sodass Finanz- und Vertriebsteams zur gleichen Zeit die gleichen Zahlen sehen. Für Vorstandssitzungen benötigen Sie statische Dateien: Berichte exportieren nach PowerPoint und Excel nach einem Zeitplan und landen jeden Montagmorgen in Ihrem Posteingang, ohne dass jemand sie zusammenstellen muss.
Für Personen, die nicht am Schreibtisch sind, ist die Mobile App kostenlos für iOS und Android, was bedeutet, dass Sie die Liquidität im Flur vor einem Kundengespräch überprüfen können, anstatt danach.
Finanzziele in Motivation umwandeln
Ein Buchhaltungs-Dashboard kann Einnahmen nicht nur aufzeichnen, sondern auch antreiben.
Gamification -Funktionen — Münzen, ein Belohnungsshop, Wettbewerbe und Erfolge — sind direkt an finanzielle Ziele gekoppelt. Ein Deal, der das Team über das monatliche Umsatzziel hinausführt, kann eine Benachrichtigung auf dem Büro-TV auslösen, und Mitarbeiter verdienen Münzen für das Erreichen von Zielen, die sie in einem Belohnungsshop ausgeben, den Sie definieren. Der Leitfaden zu Benachrichtigungen und Gamification behandelt die Einrichtung.
Manager können strukturiertes Feedback auf denselben Daten basieren. Leistungsvereinbarungen, Einzelgespräche und Quizze in den Coaching-Tools ermöglichen es Ihnen, die finanziellen Ziele einer Person innerhalb ihres Coaching-Profils zu überprüfen, anstatt das Quartal aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.
Ageras arbeitet auf diese Weise. Die digitale Buchhaltungsfirma, die Banken- und Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen in ganz Europa und den USA bereitstellt, hat sechs nordische Verkaufsstandorte auf Plecto-Dashboards vereinheitlicht, die mit Pipedrive verbunden sind, und die Daten mit Gamification und Vertriebscoaching kombiniert.
Beginnen Sie mit dem Aufbau Ihres Buchhaltungs-Dashboards
Statische Tabellenkalkulationen verbergen Risiken und verlangsamen Entscheidungen. Ein Live-Buchhaltungs-Dashboard verbindet Rohdaten mit klaren Kennzahlen, sodass Sie den Cashflow überwachen, ungewöhnliche Ausgaben erkennen und das Team auf dieselben Umsatzziele ausrichten können. Verbinden Sie die Bankdaten, das CRM und die Abrechnungssoftware, und Sie haben eine einzige Quelle der Wahrheit für die finanzielle Gesundheit des Unternehmens.
Starten Sie Ihre 14-tägige kostenlose Testversion und erstellen Sie diese Woche die erste Version.
Fragen
Häufige Fragen zum Buchhaltungs-Dashboard
Ja. Plecto integriert sich mit 150+ Systemen über Abteilungen hinweg, einschließlich Buchhaltungsplattformen, CRMs, Support-Tools und Tabellenkalkulationen. Daten von Salesforce, Zendesk und Google Sheets können in einer einzigen Ansicht neben Ihren Buchhaltungsdaten angezeigt werden.
Ja, 14 Tage, damit Sie die Integrationen verbinden und ein erstes Dashboard erstellen können, bevor Sie sich festlegen. Sie können sich anmelden und sofort mit dem Aufbau beginnen.
Verwenden Sie die integrierte Diashow-Funktion mit den LG- oder Samsung-TV-Apps. Die Bildschirme aktualisieren sich in Echtzeit, während sich die zugrunde liegenden Daten ändern. Die Dokumentation zu Diashows behandelt die Einrichtung.
Die Fehlerbehebungsdokumentation behandelt Probleme mit der Datensynchronisierung, und es gibt separate Anleitungen für API-Datenquellen und Formeln.
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