Sunflower Home Buyers économise des heures sur les rapports

Introduction

Kyle Eisenbarger, CTO et propriétaire de Sunflower Home Buyers, a passé des années à construire la fondation de données de l'entreprise immobilière de Kansas City à l'intérieur de Podio, la structurant dès le départ comme une base de données relationnelle (une base de données qui organise les données en lignes et colonnes formant une table composée de points de données qui se rapportent les uns aux autres) afin qu'elle puisse un jour supporter de vrais rapports. Pendant des années, cette structure est restée inutilisée, car l'équipe n'avait aucun moyen de voir ce qu'elle contenait.

Associer Podio avec les tableaux de bord en temps réel de Plecto a changé cela : Kyle et son équipe suivent désormais chaque représentant des acquisitions, chaque agent de ventes internes et chaque canal de marketing individuellement, et utilisent ces données pour rétroconcevoir ce qu'il faut réellement pour qu'un représentant atteigne un objectif de revenu spécifique. L'activité quotidienne, autrefois invisible, est maintenant suffisamment visible pour être gamifiée, coachée et rémunérée.

Le défi

Sunflower Home Buyers a commencé comme la plupart des petites équipes immobilières : une personne, Joseph Ientile, co-propriétaire, gérant les ventes de sa tête, sans méthode structurée pour suivre les prospects ou les relances. Kyle se souvient clairement de ces premiers jours.

"Joe a toujours eu un passé dans les ventes, mais c'était toujours très centré sur lui-même, un peu comme s'il volait à vue," dit Kyle. "Pendant probablement la première année et demie, il n'y avait vraiment pas beaucoup de processus ou de flux de travail."

Podio a donné à l'équipe son premier foyer partagé pour ces informations, et il a évolué avec eux à mesure qu'ils embauchaient leurs premiers employés. Mais la flexibilité de Podio s'accompagne d'une courbe d'apprentissage. Kyle, qui venait d'un milieu d'ingénierie logicielle, a trouvé la logique de la plateforme familière mais ses particularités spécifiques exigeantes.

"Comme quiconque qui est profondément dans Podio le sait, c'est très particulier, et il y a des solutions de contournement, et des choses que vous devez savoir pour bien l'utiliser, car c'est un système assez ancien. Si vous ne connaissiez pas les petites particularités et pièges, c'était très écrasant."

Pour combler cette lacune, Kyle a travaillé directement avec un partenaire Podio pendant près de deux ans, apprenant la plateforme de manière pratique lors de sessions en ligne partagées jusqu'à ce qu'il puisse la construire et la maintenir lui-même.

"Nous avons essentiellement programmé en binôme, où il conduisait et partageait son écran et m'enseignait tout ce qu'il faisait. J'ai juste tout absorbé et appris le système pendant deux ans, jusqu'à ce qu'éventuellement je sois confiant de faire 80 % de tout moi-même," se souvient-il.

Au moment où Kyle avait cette maîtrise de Podio, Sunflower avait une fondation de données bien structurée, construite comme une base de données relationnelle, avec des enregistrements connectés d'une manière qui pouvait finalement être rapportée. Ce que l'entreprise n'avait pas encore, c'était un moyen de voir quoi que ce soit.

"Nous ne savions pas que nous avions besoin (de ces données). Nous n'avions jamais fait cela auparavant," dit Kyle. C'est un peu fou d'y penser maintenant, car nous vivons dans des tableaux de bord."

Kyle a remarqué d'autres entreprises de son secteur utilisant des tableaux de bord Plecto sur des écrans en arrière-plan de leurs vidéos YouTube et Facebook, et a immédiatement été accro. Il se souvient du moment exact où cela s'est produit : "Oui, je me souviens distinctement d'un gars de Las Vegas qui postait (sur YouTube ou Facebook), et je pouvais voir ses tableaux de bord, et je me suis dit, Nous avons besoin de ça. C'est tellement cool."

Avoir accès à la combinaison puissante de Plecto et des données que Kyle avait passé des années à structurer dans Podio signifiait qu'il pouvait enfin mettre les chiffres sur un écran et qu'ils pouvaient être utilisés, pas seulement stockés.

La solution

L'intégration native de Plecto avec Podio a rendu l'adoption simple dès le premier jour. Le premier tableau de bord que Sunflower a construit était simple : une vue mensuelle des prospects, des rendez-vous programmés, des rendez-vous réalisés, des contrats et des clôtures, avec des pourcentages de conversion en bas de l'écran. Cela a donné à Joe, en tant que leader des ventes, le premier véritable outil pour tenir une équipe de trois personnes responsable.

À mesure que l'entreprise grandissait, cela a évolué en un tableau de bord de suivi d'activité de vente interne qui surveillait les métriques suivantes :

• appels passés,
• messages vocaux sans son laissés,
• temps de conversation,
• métrique personnalisée "conversations de qualité"
• champ calculé mesurant la profondeur et la durée des appels
• rendez-vous programmés.

L'équipe commence maintenant chaque jour par un huddle de 20 minutes construit directement autour de ces chiffres : "Ils passent en revue les chiffres d'hier, et ils parlent du plan d'aujourd'hui, soit pour se remettre sur la bonne voie, soit pour maintenir l'élan," dit Kyle.

Sunflower suit les tableaux de bord KPI individuels par mois et par an, donnant à l'équipe des moyennes précises à travers l'ensemble du groupe. À partir de là, ils peuvent dire à n'importe quel représentant exactement combien d'appels et de rendez-vous il faut pour atteindre un objectif de revenu spécifique : "Maintenant, nous avons les données et l'historique de toutes les personnes de cette équipe pour dire, si vous voulez faire cela, vous devez programmer ce nombre de rendez-vous. Et si vous voulez programmer ce nombre de rendez-vous, vous devez passer ce nombre d'appels," dit-il.

Pour garder l'équipe engagée au jour le jour, le bureau des ventes internes de Sunflower à Olathe fait tourner un carrousel de tableaux de bord Plecto sur une télévision partagée. Actuellement, il affiche un concours mensuel tête-à-tête entre deux équipes, et les représentants déclenchent une chanson personnelle de sortie lorsqu'ils réservent un rendez-vous : "Cela joue 20 secondes de leur vidéo de choix sur YouTube, ce qui est toujours génial car vous pouvez le faire savoir à vos collègues."

Les résultats

Depuis la mise en œuvre de Plecto, Sunflower Home Buyers a étendu le suivi à chaque partie de l'entreprise, pas seulement aux ventes. Chaque canal de marketing est désormais mesuré individuellement, y compris le retour sur dépenses publicitaires par canal, et l'équipe suit un prospect à travers tout l'entonnoir : prospects, rendez-vous programmés, rendez-vous réalisés, contrats, et clôtures, décomposés par canal de marketing et représentant individuel.

"Chaque domaine que nous exposons au suivi s'est amélioré. Nous suivons chaque canal individuellement, et c'est quelque chose que nous ne faisions jamais auparavant," dit Kyle.

"Maintenant, nous avons tout l'entonnoir de l'acquisition jusqu'à la clôture. Nous pouvons voir où se trouve le problème dans le processus, le regarder par employé ou par canal de marketing, et soit ajouter plus de formation dans ce sens, soit prendre des mesures."

Cette visibilité a également redéfini la manière dont la direction gère ses réunions hebdomadaires. L'équipe de direction de Sunflower examine un rapport de feu tricolore rouge-jaune-vert chaque semaine, un processus qui auparavant signifiait extraire manuellement quatre à douze métriques par personne de Podio et d'autres systèmes à la main. Chaque membre de l'équipe a maintenant un tableau de bord Plecto pré-construit, déjà configuré pour la réunion, afin que l'équipe puisse afficher des chiffres précis au lieu de les chercher.

"Chaque chose que nous utilisons Plecto pour nous fait gagner, si ce n'est des heures, certainement beaucoup de minutes. Il est presque impossible de mettre un vrai chiffre là-dessus, mais c'est beaucoup de temps gagné," dit Kyle.

Kyle est tout aussi direct sur la pérennité de Plecto. Sunflower a évalué d'autres systèmes à mesure que l'entreprise a grandi mais n'a rien trouvé qui corresponde à la profondeur et au prix de Plecto pour une entreprise de leur taille.

"Je n'ai rien trouvé de comparable qui le fasse à ce niveau et à ce prix pour une petite ou moyenne entreprise. Toute entreprise a besoin d'un outil comme celui-ci, surtout dans l'immobilier. Cela peut être très non structuré dans les petites entreprises, et cela peut devenir intéressant. Être capable de créer ces KPI et le processus et la structure, pour avoir des résultats plus prévisibles, est inestimable."

Transformez vos données en un système qui se paie de lui-même

En regardant vers l'avenir, Kyle souhaite faire un pas supplémentaire dans le suivi par canal de Sunflower, associant les prospects aux représentants les mieux adaptés pour les conclure : "J'aimerais pouvoir dire, Steve est vraiment bon avec les prospects Google Ads, il convertit beaucoup mieux que tel ou tel, donc nous devrions lui donner plus de ces prospects. Associer les prospects aux capacités naturelles des gens, je pense que c'est le niveau suivant pour nous."

C'est le genre de précision seulement possible une fois que chaque représentant, chaque canal et chaque affaire est déjà visible au même endroit, exactement ce que Sunflower a construit avec Podio et Plecto ensemble.

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*Avertissement : Nous nous engageons à la confidentialité des données. Toutes les images de tableaux de bord dans cette histoire client ont été fournies par notre client, Sunflower Home Buyers. Les noms, photos d'identification et certaines données ont été modifiés pour des raisons de sécurité. Plecto n'accède pas aux tableaux de bord des clients sans consentement écrit.