Förebygg Économise 8 Heures/Jour sur le Reporting de Données

Le Défi

Au début, Förebygg utilisait des tableaux de bord manuels simples pour suivre les revenus de vente par représentant commercial. Cependant, à mesure que l'entreprise grandissait, cela s'est avéré chronophage et inefficace car le système ne pouvait pas regrouper et/ou séparer les chiffres de vente des revendeurs travaillant dans différents bureaux. Förebygg avait besoin d'un moyen d'automatiser cette collecte de données et d'afficher des données en temps réel à travers les emplacements.

Förebygg avait du mal à fournir à son équipe de vente une visualisation en temps réel de leurs performances. Limitée à la collecte manuelle des données et à la création de tableaux de bord simples—par exemple, pour montrer les revenus de vente par représentant commercial—l'entreprise a réalisé que cela était incroyablement chronophage et inefficace. L'équipe de vente manquait de données exploitables importantes car la mise à jour de leurs tableaux de bord était difficile, prenait trop de temps et aboutissait à des données obsolètes.

Avec environ 150 employés dispersés dans les régions, Förebygg avait besoin d'un hub de données central—une plateforme de performance commerciale en temps réel où elle pouvait suivre les ventes entrantes et sortantes, les expériences clients et le travail administratif. Plus important encore, l'entreprise était désireuse de trouver un moyen de garder ses équipes dispersées unies et motivées.

La Solution

Förebygg s'est tourné vers Plecto pour centraliser les données en un seul endroit, superviser la performance des équipes de vente et de support client, automatiser les tâches répétitives et réduire le temps nécessaire à la configuration des tableaux de bord pour visualiser la performance de l'ensemble de l'entreprise, et unir et motiver les employés à travers différents emplacements en Suède, Chypre et aux îles Canaries.

Tableaux de Bord Statique vs. en Temps Réel

Avec Plecto, Förebygg a construit plus de 40 tableaux de bord mesurant plus de 300 KPI différents personnalisés pour chaque produit et service—et ils se mettent tous à jour automatiquement avec des informations en temps réel. Plecto permet également à Förebygg de rassembler des données provenant de différents systèmes, de les fusionner en une seule, de créer de nouveaux KPI et d'effectuer de nouveaux calculs basés sur des données agrégées provenant de différents systèmes.

"La possibilité de vraiment fusionner des sources de données en un KPI ou plusieurs KPI est si simple ! De plus, avec le nouveau constructeur de KPI, c'est encore plus facile pour les personnes qui ne connaissent pas bien Excel et les formules," déclare Johan Hilding, PDG et Co-Fondateur de Förebygg.

Avec l'ambition de motiver ses employés à travers les bureaux—et d'améliorer la perception des clients sur ses produits et services—Förebygg a intégré les données dans sa stratégie et a mis en œuvre une approche axée sur les données avec Plecto. L'entreprise a commencé par incorporer des fonctionnalités comme la visualisation des données en temps réel de son système de télémarketing de vente.

Aujourd'hui, les exigences de l'entreprise ont augmenté, pour visualiser les données marketing, la satisfaction client et elle prévoit d'intégrer des données en temps réel de ses systèmes CRM pour améliorer l'expérience client.

Les équipes utilisant actuellement les tableaux de bord Plecto sont les Ventes, le Service Client et l'Administration (pour les salaires des agents et la production de travail).

Les Résultats

Unir les Équipes à Travers les Emplacements

Après avoir mis en œuvre Plecto, Förebygg a rapidement réalisé qu'il pouvait automatiser le processus de collecte et d'organisation des données, mettant instantanément à jour ses équipes, peu importe où elles se trouvent. "Si vous demandez à l'un de nos représentants commerciaux (RC) qui est avec nous depuis quelques années, 'Que pensez-vous du système de tableau de bord d'il y a trois ans par rapport à aujourd'hui ?' la réponse serait qu'il n'y a même pas de comparaison. Nous avions un tableau de bord statique, et nous ne pouvions pas le changer sans contacter un développeur," dit Johan.

Förebygg a commencé à organiser des concours mensuels parmi les RC, ce qui maintient la motivation élevée et booste la performance. L'entreprise a mis en place l'un de ses derniers concours en seulement 15 minutes en utilisant les tableaux de bord de Plecto, et l'a déployé auprès de ses équipes basées en Suède à Varberg, Malmö, Kista et Sundsvall.

"Comme nous avons beaucoup de revendeurs dans différents bureaux qui travaillent avec nos produits, nous sommes capables d'installer les diaporamas de ces concours dans chaque bureau en seulement 10-15 minutes. Et quand nous voulons afficher des informations importantes à tout le monde—une compétition, une mise à jour ou un changement de notifications, ou changer des KPI—nous faisons simplement les changements sur la plateforme et mettons à jour les diaporamas," dit Johan.

"Tous nos employés ont immédiatement la même information sur leurs téléviseurs ou nous pouvons envoyer un message ou une notification à leurs téléphones mobiles en quelques secondes, ce qui est incroyable."

Créer un Hub de Données Central

Depuis la mise en œuvre de Plecto, Förebygg économise au moins huit heures chaque jour rien qu'avec les chefs d'équipe qui n'ont pas à organiser et rassembler manuellement les données. Pour maximiser la performance des revenus, stimuler l'engagement des employés et fidéliser les clients, Förebygg prévoit d'utiliser Plecto pour accélérer sa transformation numérique et la mesure des données en temps réel dans différents domaines de l'entreprise, tels que le service client et l'organisation administrative.

La centralisation et l'automatisation de la collecte de données en une seule plateforme sont essentielles pour l'avenir de Förebygg alors que l'entreprise cherche à réduire le temps consacré aux tâches répétitives, comme la collecte manuelle de données, la création de rapports et la mise à jour des tableaux de bord—améliorant l'efficacité et fournissant aux équipes les données en temps réel dont elles ont besoin pour atteindre leurs objectifs.

"Plecto devient le hub central pour nos données," dit Johan. "Nos besoins et objectifs aujourd'hui sont de mesurer tout dans Plecto, de nos ventes, marketing numérique et service client, à notre administration. En fait, nous travaillons actuellement à migrer notre service client vers une plateforme qui peut regrouper et envoyer des données à Plecto en temps réel.

"C'est l'objectif—avoir tout connecté."

Aider l'Équipe de Maintes Manières

"Si je devais décrire Plecto en un mot, ce serait—tout-en-un," dit Johan.

Förebygg a élargi son utilisation de Plecto au département administratif, facilitant et rendant plus accessible pour les représentants commerciaux de voir leurs gains. Cela réduit également le temps passé sur le reporting en calculant automatiquement le salaire de chaque agent, qui est normalement basé sur des commissions ou un minimum garanti, basé sur une formule.

Au lieu de devoir maintenir manuellement plusieurs feuilles de calcul Excel contenant des informations salariales, Förebygg utilise cette formule comme un KPI pour visualiser la rentabilité en temps réel par agent. Cela inclut également des chiffres dynamiques, tels que le coût des appels et des prospects par agent, ainsi que les coûts de compétition.

L'entreprise dispose actuellement de deux à trois tableaux de bord faisant référence à ces chiffres dynamiques. Elle prévoit également de créer des aperçus de bureaux suivant la rentabilité de tous ses bureaux et partenaires en Suède, aux îles Canaries et à Chypre.

"Plecto aide définitivement l'organisation de plusieurs manières !" dit Johan.

"Il appartient simplement à l'utilisateur de décider jusqu'où aller, tout peut être intégré et visualisé."

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Voici vos liens rapides vers les ressources de la formule gagnante de Förebygg :

• Plecto pour les Équipes de Vente
• Exemples de Tableaux de Bord de Sécurité Domestique

*Avertissement : Nous nous engageons à la confidentialité des données. Toutes les images de tableaux de bord dans cet article de blog ont été fournies par notre client, Förebrygg. Les noms, photos d'identification et certaines données ont été modifiés pour des raisons de sécurité. Plecto n'accède pas aux tableaux de bord des clients sans consentement écrit.