Modèles de rapports de vente que vous pouvez copier et utiliser cette semaine

Besoin d'un modèle de rapport de vente que vous pouvez utiliser aujourd'hui ? Voici sept modèles, chacun avec le public cible, la fréquence d'envoi, les questions qu'il répond et un tableau que vous pouvez copier directement dans une feuille de calcul, un document ou un e-mail. Il existe des modèles pour un rapport de vente quotidien, un rapport de vente hebdomadaire, un rapport de vente mensuel, un rapport d'appel de vente, un rapport de pipeline de vente, un rapport d'entonnoir de vente et un rapport de performance des représentants.

Les tableaux sont en ligne, donc il n'y a rien à télécharger : sélectionnez un tableau, copiez-le et collez-le dans Google Sheets, Excel ou vos notes CRM. Si vous souhaitez les définitions des métriques derrière les colonnes, notre guide sur les 21 KPI de vente explique chacun d'eux.

Qu'est-ce qu'un rapport de vente ?

Un rapport de vente est un résumé des résultats et des activités de vente sur une période donnée, comme un jour, une semaine ou un mois. Il compare ce qui s'est passé par rapport aux objectifs et à la période précédente, et se termine par les actions à entreprendre. Un modèle de rapport de vente est la mise en page réutilisable, de sorte que chaque rapport utilise les mêmes métriques dans le même ordre.

Un bon rapport répond à trois questions : où en sommes-nous par rapport à l'objectif, qu'est-ce qui a changé depuis la dernière fois, et que devrions-nous faire à ce sujet ? Les rapports qui ne font que lister des chiffres sont souvent survolés. Les rapports qui expliquent l'écart et nomment la prochaine étape sont utilisés en réunion.

Un rapport de vente n'est pas la même chose qu'un tableau de bord en direct. Un tableau de bord montre l'état actuel en continu ; un rapport est un instantané avec des commentaires, envoyé à des personnes qui ne vont pas ouvrir le tableau de bord. Notre guide sur tableaux de bord vs. rapports explique quand utiliser chacun.

Ce que chaque modèle de rapport de vente devrait inclure

Quelle que soit la cadence, un modèle de rapport de vente fonctionne mieux lorsqu'il a les mêmes six éléments de base :

1. Période et propriétaire : les dates couvertes, l'équipe ou le représentant, et qui l'a rédigé.
2. Résultat principal : revenus ou réservations par rapport à l'objectif, en une ligne en haut.
3. Comparaison : les mêmes métriques par rapport à l'objectif et à la période précédente, de sorte qu'un chiffre ait toujours un contexte.
4. Pipeline ou moteur d'activité : les indicateurs avancés (appels, réunions, nouvelles opportunités) qui expliquent le résultat.
5. Commentaire : deux ou trois phrases sur pourquoi les chiffres ont évolué.
6. Prochaines étapes : actions spécifiques avec un propriétaire et une date.

Gardez la liste des métriques courte. Cinq à huit lignes par rapport suffisent pour la plupart des lecteurs, et chaque ligne doit être quelque chose sur lequel une personne peut agir. Si vous choisissez quoi mesurer, notre guide sur les KPI pour les responsables des ventes est une bonne liste de départ.

7 exemples de modèles de rapport de vente

Chaque modèle ci-dessous utilise des en-têtes de colonnes fictifs que vous pouvez renommer pour correspondre à votre CRM. Remplissez la colonne "Objectif" à partir de votre plan de vente, et non de la période précédente, sinon vous ne mesurez que si vous vous êtes répété.

Modèle de rapport de vente quotidien

Pour : représentants, chefs d'équipe et managers dans les ventes à volume élevé ou internes. Cadence : à la fin de chaque jour, à lire en deux minutes.

Un rapport de vente quotidien est un court instantané des activités et des résultats. Il montre si l'équipe est dans les temps pour la semaine et met en lumière les obstacles tant qu'il est encore temps de les corriger. Questions auxquelles il répond :

• Avons-nous atteint les objectifs d'activité et de revenus d'aujourd'hui ?
• Quelles affaires ont progressé, et lesquelles sont à l'arrêt ?
• Qu'est-ce qui nécessite une attention demain ?

Modèle de rapport de vente hebdomadaire

Pour : responsables des ventes et équipe de direction. Cadence : chaque lundi pour la semaine précédente, ou vendredi après-midi.

Le rapport de vente hebdomadaire est celui dont la plupart des équipes ont besoin en premier. Il équilibre les résultats avec l'activité qui les génère, ce qui en fait le meilleur endroit pour repérer un problème tôt. Questions auxquelles il répond :

• Sommes-nous sur la bonne voie pour atteindre le chiffre de ce mois-ci ?
• Quels représentants ou étapes sont en retard ?
• Quelles sont les trois actions pour la semaine prochaine ?

En dessous du tableau, ajoutez trois sections courtes : Gains (ce qui a fonctionné), Risques (affaires ou représentants en retard) et Semaine prochaine (actions avec propriétaires). Le guide étape par étape plus loin dans cet article montre comment.

Modèle de rapport de vente mensuel

Pour : direction des ventes, finance et équipe exécutive. Cadence : première semaine du mois suivant.

Un rapport de vente mensuel prend du recul par rapport à l'activité pour se concentrer sur les tendances. Il compare le mois avec l'objectif, le mois précédent et le même mois de l'année dernière, et il alimente les prévisions pour le trimestre suivant. Questions auxquelles il répond :

• Avons-nous atteint l'objectif mensuel et trimestriel ?
• Quels produits, segments ou canaux ont généré le résultat ?
• Le cycle de vente s'allonge-t-il ou se raccourcit-il ?

Modèle de rapport d'appel de vente

Pour : représentants enregistrant des appels, et managers qui les examinent. Cadence : après chaque appel, examiné chaque semaine.

Un rapport d'appel de vente enregistre ce qui a été dit et ce qui se passe ensuite. Il maintient la cohérence des notes CRM, facilite les transitions et fournit aux managers du matériel pour le coaching. Questions auxquelles il répond :

• Que dit le prospect sur ses besoins, son budget, son calendrier et les décideurs ?
• Qu'est-ce qui a été convenu, et qui fait quoi ensuite ?
• Quels appels devraient être examinés lors d'une session de coaching ?

Rédigez le résultat dans une phrase qu'un collègue pourrait utiliser, comme "Budget approuvé, nécessite une révision de sécurité avant la proposition." Pour suivre le volume des appels, consultez notre guide sur suivi des activités de vente.

Modèle de rapport de pipeline de vente

Pour : responsables des ventes, opérations de revenus et PDG. Cadence : hebdomadaire, avec un examen plus approfondi mensuel.

Un rapport de pipeline de vente montre chaque affaire ouverte par étape, avec sa valeur et sa probabilité. C'est la base des prévisions, donc il doit rendre les affaires à l'arrêt évidentes. Questions auxquelles il répond :

• Y a-t-il suffisamment de pipeline pour atteindre l'objectif ?
• Quelles affaires n'ont pas avancé depuis deux semaines ou plus ?
• Quelle est la prévision pondérée pour la période ?

Ajoutez une ligne en dessous du tableau pour la couverture du pipeline (pipeline ouvert divisé par le quota pour la période). Notre guide sur le pipeline de vente explique les étapes, les probabilités et la formule de couverture.

Modèle de rapport d'entonnoir de vente

Pour : responsables des ventes et du marketing. Cadence : mensuelle ou trimestrielle.

Un rapport d'entonnoir de vente mesure la conversion d'une étape à l'autre, afin que vous puissiez voir où les prospects abandonnent. Contrairement au rapport de pipeline, qui liste les affaires ouvertes, il compte les personnes et les taux sur une période. Questions auxquelles il répond :

• Quelle étape perd le plus de prospects ?
• Quelles sources de leads convertissent le mieux ?
• Combien de temps un lead met-il pour devenir client ?

Le taux de conversion est le nombre qui est passé à l'étape suivante divisé par le nombre qui y est entré. Pour des façons d'analyser les résultats, consultez notre article sur l'analyse de votre entonnoir de vente.

Modèle de rapport de performance des représentants

Pour : responsables des ventes menant des entretiens individuels et des examens. Cadence : mensuelle, avec un rapide contrôle hebdomadaire.

Ce modèle de rapport de vente compare chaque représentant à son propre objectif et à l'équipe. Son but est de commencer une conversation de coaching, pas de classer les personnes. Questions auxquelles il répond :

• Qui est en avance ou en retard par rapport au quota, et pourquoi ?
• Un résultat faible est-il causé par l'activité, la conversion ou la taille des affaires ?
• Quel représentant a besoin d'aide, et pour quoi ?

Lisez chaque ligne. Un représentant avec des revenus faibles mais un taux de réussite élevé a généralement besoin de plus de pipeline ; un faible taux de réussite avec beaucoup de réunions indique un manque de compétences.

Comment rédiger un rapport de vente hebdomadaire

Un rapport de vente hebdomadaire prend environ 20 minutes une fois le modèle établi. Suivez ces étapes :

1. Choisissez le public. Une réunion d'équipe nécessite des détails au niveau des représentants ; le PDG a besoin du titre et des risques.
2. Tirez les mêmes métriques chaque semaine. Utilisez une source de vérité, généralement votre CRM, et les mêmes définitions à chaque fois.
3. Comparez, ne faites pas que lister. Ajoutez des colonnes pour l'objectif et la semaine dernière à chaque métrique.
4. Rédigez d'abord le titre. Une phrase : "Nous avons clôturé X $, Y % de l'objectif hebdomadaire, et le mois est sur la bonne/mauvaise voie."
5. Expliquez le plus grand mouvement. Choisissez un ou deux chiffres qui ont le plus changé et dites pourquoi.
6. Signalez les risques. Nommez les affaires à l'arrêt, un pipeline mince ou des représentants en retard.
7. Terminez par des actions. Chaque prochaine étape obtient un propriétaire et une date.
8. Envoyez-le à la même heure chaque semaine. La cohérence crée l'habitude de le lire.

Erreurs courantes dans les rapports de vente

• Trop de métriques. Dix lignes qui comptent valent mieux que quarante qui ne comptent pas.
• Pas de colonne d'objectif. Sans objectif, un chiffre n'a pas de signification.
• Définitions mélangées. Si "pipeline" signifie des choses différentes pour différents représentants, le rapport ne peut pas être fiable.
• Chiffres sans commentaire. Les lecteurs ne devraient pas avoir à deviner l'histoire.
• Seulement des résultats retardés. Les revenus vous disent ce qui s'est passé ; les appels, les réunions et les nouvelles opportunités vous disent ce qui va se passer.
• Le construire à la main chaque semaine. La copie manuelle entraîne des erreurs et prend du temps sur la vente.

Automatisez votre modèle de rapport de vente avec Plecto

Copier des chiffres dans une feuille de calcul chaque lundi est la partie du reporting que les équipes souhaitent le plus abandonner. Les rapports Plecto tirent des sources de données que vous connectez déjà (150+ intégrations, plus API, SQL et Excel ou Google Sheets), donc les chiffres sont les mêmes que ceux de vos tableaux de bord.

Vous pouvez exporter un rapport au format PowerPoint ou Excel, ou programmer des exports horaires, quotidiens, hebdomadaires ou mensuels qui arrivent dans votre boîte de réception, de sorte que le rapport hebdomadaire puisse être prêt avant votre réunion de lundi. Les rapports sont disponibles dans les plans Large et Enterprise.

Pour les étapes de construction, suivez notre guide sur la création d'un rapport de vente dans Plecto. Pour des rapports KPI généraux, consultez les rapports KPI.

Choisir le bon modèle de rapport de vente

Commencez par le rapport de vente hebdomadaire, ajoutez le rapport de pipeline une fois que vos prévisions comptent, et utilisez le rapport de performance des représentants pour le coaching. Gardez chaque modèle de rapport de vente court, comparable semaine après semaine et lié à une prochaine étape. Lorsque vous êtes prêt à arrêter de copier des chiffres à la main, découvrez comment les rapports Plecto l'automatisent.

Questions

FAQ sur les modèles de rapports de vente

Que doit inclure un modèle de rapport de vente ?

Un modèle de rapport de vente doit inclure la période couverte, le revenu principal par rapport à l'objectif, une comparaison avec la période précédente, les chiffres du pipeline ou de l'activité qui génèrent des résultats, un court commentaire sur pourquoi les chiffres ont évolué et les prochaines étapes avec des propriétaires. Limitez-le à cinq à huit métriques pour que les lecteurs puissent agir.

Comment rédigez-vous un rapport de vente hebdomadaire ?

Tirez les mêmes métriques chaque semaine de votre CRM, comparez-les avec l'objectif et la semaine dernière, et rédigez d'abord un titre en une phrase. Ensuite, expliquez le plus grand mouvement, signalez les risques tels que les affaires à l'arrêt, et terminez par des actions qui ont un propriétaire et une date. Envoyez-le à la même heure chaque semaine.

Quelle est la différence entre un rapport de pipeline de vente et un rapport d'entonnoir de vente ?

Un rapport de pipeline de vente liste les affaires ouvertes par étape avec leur valeur et leur probabilité, ce qui soutient les prévisions. Un rapport d'entonnoir de vente mesure les taux de conversion entre les étapes sur une période, ce qui montre où les prospects abandonnent. Utilisez le rapport de pipeline pour gérer les affaires et le rapport d'entonnoir pour améliorer le processus.

À quelle fréquence devez-vous envoyer un rapport de vente ?

Envoyez un court rapport quotidien aux représentants et aux chefs d'équipe dans les ventes à volume élevé, un rapport hebdomadaire aux managers, et un rapport mensuel à la direction et aux finances. Adaptez la cadence à la rapidité avec laquelle les décisions sont prises. Si personne n'agit sur un rapport quotidien, passez-le à hebdomadaire.

Qu'est-ce qu'un rapport d'appel de vente ?

Un rapport d'appel de vente est un court enregistrement d'un appel : la date, le contact et l'entreprise, l'objectif, le résultat, les objections soulevées, la prochaine étape et la date de suivi. Il maintient la cohérence des notes CRM, aide aux transitions et fournit aux managers des exemples à utiliser dans le coaching.

Pouvez-vous automatiser les rapports de vente ?

Oui. Connectez votre CRM et d'autres sources à un outil de reporting, construisez le rapport une fois et programmez-le. Dans Plecto, vous pouvez exporter des rapports au format PowerPoint ou Excel et programmer des exports horaires, quotidiens, hebdomadaires ou mensuels par e-mail. Les rapports sont disponibles dans les plans Large et Enterprise.