Ein vollständiger Leitfaden zum Sales Activity Tracking

Wie Sie Sales-Aktivitäten effektiv verfolgen

Die heutigen Unternehmenssoftware-Lösungen machen es einfacher denn je, Daten zu sammeln und zu analysieren, und viele Unternehmen nutzen diese Technologie, um ihre Vertriebsprozesse zu verbessern.

Sales Activity Tracking umfasst eine Vielzahl von Datenpunkten, die zur Verfolgung der allgemeinen Vertriebsleistung und der Leistung einzelner Agenten verwendet werden können. Es befähigt Vertriebsleiter, auf der Grundlage von Daten informierte Entscheidungen zu treffen, anstatt auf Intuition zu vertrauen und das Beste zu hoffen. Sales Activity Tracking ist ein leistungsstarkes Werkzeug zur Optimierung von Workflows und zur Aufrechterhaltung eines leistungsstarken Vertriebsteams, was besonders in Branchen wichtig ist, die auf kurze Verkaufszyklen und hohe Volumina angewiesen sind.

4 geschäftskritische Gründe für die Implementierung von Sales Activity Tracking

Während erfolgreiche Vertriebsorganisationen oft auf einem Fundament der Ausdauer aufgebaut sind, entdecken viele Vertriebsleiter, dass ein Schwenk zu einem strategischeren, datengesteuerten Ansatz ihr Team zu noch besseren und schnelleren Ergebnissen katapultiert.

Das Verfolgen von Vertriebsaktivitäten kann Einblicke liefern, welche Kanäle am effektivsten sind, wo Agenten hart statt klug arbeiten und welche Agenten von Coaching oder Training profitieren könnten. Es kann Vertriebsleitern auch helfen, blinde Flecken zu identifizieren – bisher verborgene Probleme, die die besten Bemühungen des Teams behindern und dazu führen, dass sie unter ihrem Potenzial performen.

Hier sind vier wichtige Gründe, Sales Activity Tracking zu Ihrem Standardvorgehen zu machen.

Grund 1: Datengestützte Entscheidungsfindung

Mit einfachem Zugang zu relevanten Daten und Erkenntnissen sind Vertriebsleiter mehr denn je in der Lage, die richtigen Geschäftsentscheidungen zu treffen – und die Zustimmung relevanter Stakeholder zu sichern.

Auf anekdotische Informationen, Bauchgefühle und fundierte Vermutungen zu verlassen ist nicht mehr ausreichend. Sales Activity Tracking ermöglicht es Ihnen, Ihre Entscheidungen auf konkrete Daten zu stützen, wodurch Ihre Erfolgschancen verbessert und ein Prüfpfad zur Validierung Ihrer Maßnahmen bereitgestellt wird.

Durch informierte Entscheidungen verbessern Sie Ihre Chancen, effektive Strategien und Prozesse zu entwickeln, die Ihr Team zu größerem langfristigen Erfolg führen.

Grund 2: Ein besseres Verständnis dafür, wie Agenten ihre Zeit verbringen

Laut Forbes-Forschung verbringen Vertriebsagenten fast zwei Drittel ihrer Zeit mit nicht umsatzgenerierenden Aktivitäten. Sales Activity Tracking ermöglicht es Managern, im Blick zu behalten, wie ihre Agenten ihre Zeit verbringen.

Das Ziel ist nicht Mikromanagement, sondern die Identifizierung von Engpässen und ineffizienten Prozessen, die die Produktivität behindern. Es ist auch eine Möglichkeit, Ihre aktuelle Vertriebsstrategie zu prüfen und zu identifizieren, welche Aktivitäten die besten Ergebnisse liefern, damit Sie Agenten dazu anregen können, sich auf diese hochwertigen Aktivitäten zu konzentrieren.

Ein Vergleich der Aktivitäten von Topverkäufern mit Schwachleistern kann nützliche Erkenntnisse liefern, die Sie im Coaching und Training einsetzen können.

Grund 3: Verbesserte Prognose

Genaue Prognosen erweisen sich als entscheidender Erfolgstreiber, indem sie Vertriebsorganisationen ermöglichen, realistische Ziele zu setzen und Ressourcen am effektivsten zu verteilen. Sales Activity Tracking liefert die Daten, die benötigt werden, um Trends und Muster zu identifizieren und zu verstehen, welche Vertriebsaktivitäten am effektivsten sind. Mit einem soliden Verständnis dessen, was auf dem Weg vom Interessenten zum Kunden passiert, haben Sie eine bessere Ausgangslage, um zukünftige Ergebnisse vorherzusagen.

Grund 4: Motiviertere und erfolgreichere Agenten

Die meisten Vertriebsorganisationen arbeiten auf Quoten- und Provisionsbasis – daher wollen nicht nur Manager mehr verkaufen, schneller. Ihre Agenten wollen auch Umsatz generieren, und Sales Activity Tracking kann ihnen dabei helfen, indem es die Aktivitäten hervorhebt, die den besten Ertrag für den Aufwand bringen. Mit Daten, die sie beraten, sind Agenten besser positioniert, sich an Aktivitäten zu beteiligen, die Ergebnisse bringen – und wenn ihre Abschlussquoten steigen, steigt auch ihre Motivation!

Wie Sie entscheiden, welche Vertriebsaktivitäten verfolgt werden sollen

Die Daten, die Sie sammeln, werden den Erfolg dieses neuen Vorstoßes in den datengesteuerten Betrieb beeinflussen. Eine gute Faustregel ist, alle Vertriebsaktivitäten zu verfolgen, die mit einem Deal oder einer Opportunity zusammenhängen.

Diese umfassen in der Regel eine Kombination von Metriken zu Telefonanrufen, E-Mails, Social-Media-Interaktionen/-Nachrichten und Follow-up-Aktivitäten. Sie könnten jedoch auch Bereiche in Betracht ziehen, für die Ihnen derzeit Daten fehlen. Die Einrichtung eines Sales Activity Tracking-Programms ist ein günstiger Zeitpunkt, um „vergangene Fehler zu korrigieren", indem Sie sich auf Dinge konzentrieren, die Sie möglicherweise vernachlässigt haben.

Um die umsetzbarsten Erkenntnisse zu erhalten, überwachen Sie sowohl Ergebnisse als auch Volumen. Während es wichtig ist zu wissen, wie Agenten ihre Zeit verbringen, ist es noch wichtiger zu verstehen, welche Ergebnisse diese Bemühungen erzielen.

Beim Verfolgen von Telefonanrufen verfolgen Sie auch Dinge wie Dauer und Ergebnis. Für E-Mails möchten Sie sich Öffnungsraten, Click-throughs und Antwortquoten ansehen. Die Untersuchung dieser Arten von Ergebnissen hilft dabei, unterdurchschnittliche Kanäle sowie potenzielle Probleme in Ihren Botschaften oder anderen Aspekten Ihrer Strategie zu identifizieren. Für Follow-up-Aktivitäten möchten Sie untersuchen, ob sie zeitnah und gründlich sind.

3 Hindernisse beim Sales Activity Tracking

Bei all seinen Vorteilen ist Sales Activity Tracking nicht ohne Herausforderungen. Hier sind drei Stolpersteine, auf die Vertriebsleiter oft stoßen, wenn sie Sales Activity Tracking zum ersten Mal implementieren.

Hindernis 1: Interner Widerstand

Einige Ihrer Agenten werden diese neue Initiative als Versuch sehen, sie zu mikro-managen oder „ihnen auf die Finger zu schauen". Wenn es manuelle Anstrengungen von ihrer Seite erfordert, könnten sie es auch als Diebstahl von Zeit für vertriebsbezogene Aufgaben betrachten, was es schwieriger macht, ihre Quoten zu erreichen und Provisionen zu verdienen.

Die meisten Agenten werden überzeugt sein, sobald sie den Wert der oben genannten Vorteile erkennen. In der Zwischenzeit ist es entscheidend zu betonen, dass das Ziel nicht darin besteht, sie zu kontrollieren, sondern ihnen zu helfen, einfacher und effektiver zu verkaufen, indem die besten Werkzeuge in ihrem Arsenal identifiziert und geschärft werden.

Hindernis 2: Schlechte und inkonsistente Dateneingabe

Manuelles Sales Activity Tracking ist für Agenten demotivierend und hat oft eine niedrige Compliance-Rate, was zu schlechter Datenqualität und schwachen Erkenntnissen führt. Manuelles Tracking führt fast immer dazu, dass einige Aktivitäten nicht dokumentiert werden.

Die Automatisierung von so viel des Tracking-Prozesses wie möglich wird diese Herausforderung jedoch abmildern und die Integrität Ihrer Daten verbessern. Ein System wie Plecto kann Ihnen helfen, die Datenerfassung über mehrere Systeme hinweg zu automatisieren und sie in visuell beeindruckenden und leicht verständlichen Berichten mit sehr wenig manuellem Aufwand zu aggregieren (dazu später mehr).

Hindernis 3: Datenermüdung

Am anderen Ende des Spektrums von niedriger Compliance kann automatisiertes Sales Activity Tracking riesige Datenmengen liefern, die schwer auszuwerten sind. Dies führt oft dazu, dass Menschen aufgeben, weil der Prozess einfach zu mühsam ist.

Um Datenermüdung zu vermeiden, begrenzen Sie Ihr Tracking auf Aktivitäten, die direkt mit Deals und Opportunities in Zusammenhang stehen – und verfolgen Sie nur Daten, die umsetzbare Erkenntnisse mit dem Potenzial liefern können, die Ergebnisse dieser Aktivitäten zu verbessern.

Plecto: Der perfekte Partner für Sales Activity Tracking

Sales Activity Tracking zum ersten Mal durchzuführen kann entmutigend erscheinen, da manuelle Tracking-Methoden zeitaufwändig, unvollständig und fehleranfällig sein können. Glücklicherweise gibt es bessere Optionen.

Plecto integriert sich mit den meisten der wichtigsten CRM-Systeme und spart Stunden manueller Zeit, während die Integrität der Daten, auf die Sie sich verlassen werden, verbessert wird. Die Plattform ist vollständig anpassbar, um Ihnen die vollständige Kontrolle darüber zu geben, welche Aktivitäten Sie messen, für welchen Zeitraum, gegen welche Ziele und mehr – passen Sie für beliebige Parameter an.

Anstatt Zeit für Routinearbeit wie das ständige Aktualisieren von Excel- und PowerPoint-Dateien aufzuwenden, ermöglicht Ihnen Plecto, automatische Berichte zu planen und zu erstellen, die Echtzeit-Daten verwenden, um die Aktivitäten zu verfolgen, die Ihr Team auf ihre Vertriebsziele zubewegen werden. Zusätzlich machen Plectos interaktive Echtzeit-Dashboards es einfach, persönliche und teamweite Dashboards zu erstellen, um Ihre Agenten konzentriert und motiviert zu halten, hochwertige Vertriebsaktivitäten durchzuführen.

Unabhängig davon, wie Sie Ihre Daten strukturieren und teilen möchten, machen Plectos Drag-and-Drop-Tools es für Personen jedes Fähigkeitslevels einfach, Daten in einem polierten Format zu präsentieren, das visuell ansprechend und leicht zu verstehen ist.