Hvordan lage en kundeservice rapport i Plecto

Opprette en Plecto CS Rapport

Hvorfor bør du lage en CS Rapport?

Kundeservice (CS) er brødet og smøret for kundetilfredshet. Å vite hvordan CS-teamet ditt presterer—hvor godt de møter kundens behov, og hvor fornøyde kundene er som et resultat—er avgjørende for å bestemme hvordan man best kan svare på flere typer problemer, både kunderelevante og utover.

Kundeservice rapporter er nøkkelen til å låse opp denne informasjonen. Å holde oversikt over CS-dataene dine i et omfattende og lettfattelig visuelt format, spesielt gjennom KPI-widgets, lar deg holde deg oppdatert på både kundenes og CS-teamets behov.

Plectos hovedvisningsformat er dashboardene. Men rapporter er også integrert i Plecto-opplevelsen. Plecto rapporter oppdateres automatisk og kan lastes ned når som helst, noe som sparer deg for dusinvis av timer som ellers ville blitt brukt på manuelt datainntak.

Med Plecto får du det beste fra to verdener: muligheten til enkelt å spore data, og en dedikert funksjon for å generere rapporter uten noe ekstra arbeid fra din side.

I denne artikkelen vil vi kort diskutere hvorfor CS-rapporter er avgjørende for ditt datadrevne CS-team. Etter å ha sett på en mal for CS-rapport, vil vi beskrive hvordan du kan lage, redigere og eksportere CS-rapporter i Plecto—og revolusjonere arbeidsflyten din for CS for alltid. La oss dykke inn.

Hvorfor CS Rapporter er Viktige

CS-rapporter tjener flere essensielle behov for et typisk team. Vi har listet opp bare noen av disse nedenfor:

Overvåking av tjenestekvalitet

CS-rapporter hjelper med å evaluere hvor effektivt et selskap svarer på kundens behov og om tjenestestandarden blir oppfylt.

Forbedring av kundetilfredshet

Ved å analysere tilbakemeldinger og ytelse funnet i CS-rapporter, kan bedrifter identifisere og fikse smertepunkter som påvirker kundeopplevelsen.

Øke operasjonell effektivitet

CS-rapporter fremhever flaskehalser, langsomme responstider eller ubalanser i arbeidsmengden, og bidrar til å gjøre teamets arbeidsflyt mer effektiv.

Informere strategiske beslutninger

Fordi de er avledet fra ekte kundetilbakemeldinger, kan innsiktene i CS-rapporter veilede forbedringer i tjenesten eller produktet ditt.

En Typisk CS Rapportmal

Hvordan bør du strukturere en CS-rapport? Det som følger er en generell mal for hvordan en CS-rapport kan se ut. Selvfølgelig, avhengig av dine behov, kan du velge å fremheve et spesifikt aspekt av denne rapportstrukturen og nedtone andre.

Sammendrag

En kort oversikt over rapportens viktigste funn og anbefalinger.

Introduksjon

Her begynner selve rapporten. Du vil skissere formålet og omfanget av rapporten, og selvfølgelig nevne tidsperioden rapporten dekker.

Kundetilbakemelding

Deretter følger et sammendrag av kundetilbakemeldinger, inkludert både positive og negative kommentarer og reaksjoner. Dette lar deg gjøre en grundig analyse på den metoden du anser som best for temaer eller problemer kundene har tatt opp.

Tjenestemetrikker

Her vil du liste opp de nyeste resultatene av relevante KPI-er, inkludert Første responstid, Løsningstid, og Eskaleringstakt. Sørg også for å inkludere poeng relatert til kundetilfredshet, som CSAT og NPS!

Trender og Mønstre

I denne seksjonen identifiserer og beskriver du trender over rapportens spesifiserte periode, som endringer i kundetilfredshet eller andre vanlige problemer. Denne seksjonen bør også inkludere en analyse av topp tider for kundehenvendelser og klager.

Agentytelse

Dette består av en evaluering av individuell og teamytelse basert på metrikker som Responstid, Kostnad per løsning, og Siste mottatte vurderingskommentar.

Anbefalinger

Disse er foreslåtte tiltak for å forbedre kundeservice basert på rapportens funn. De kan inkludere foreslåtte endringer i prosesser, opplæring eller hvordan man bedre kan tildele ressurser.

Konklusjon

Konklusjonen bør inneholde et sammendrag av rapportens hovedpunkter, og eventuelle avsluttende tanker om den generelle ytelsen til CS-teamet ditt.

Vedlegg

Vedlegg består av eventuelle tilleggsdata, diagrammer eller grafikk som støtter rapportens funn. Hvis tilstede, kan du inkludere annen detaljert kundetilbakemelding eller casestudier.

Referanser

Sørg for å inkludere eventuelle data eller metoder brukt i rapporten—det er viktig for å opprettholde din troverdighet.

Lage og Redigere Rapporter i Plecto

Å lage rapporter i Plecto er en enkel prosess, men vær oppmerksom på at dette vil generere en tom mal i stedet for en CS-spesifikk en. Du kan deretter tilpasse denne tomme malen for å gjenspeile dine data og metrikker.

Når du er ferdig, kan du laste ned rapportene dine i enten PowerPoint eller Excel format, og planlegge dem for automatisk publisering med jevne mellomrom også.

Slik lager du en Plecto-rapport:

• Gå til Rapporter > Ny rapport. Navngi rapporten din.
• Velg tilgjengelighet for rapporten.
  • For alle: Gi visningstilgang til alle i organisasjonen.
  • Administratorer og meg: Gi visningstilgang til deg selv, organisasjonsadministratorer, og de som har tillatelse til å Se alle rapporter.
  • Administratorer, meg, og…: Gir visningstilgang til deg selv, administratorer, de med tillatelse til å Se alle rapporter, og velg Team. Teamene vil ha visningstilgang, men de vil ikke kunne redigere rapporten (med mindre noen teammedlemmer har administratorrettigheter).
• Vis data for: Velg spesifikke team eller ansatte og lag en rapport basert på deres data.
• Klikk Bekreft for å fullføre. Du har nå laget en tom rapport.

Slik legger du til widgets og KPI-er i rapporten din:

• Klikk Legg til widget i rapporten din.
• Velg en widget fra menyen. En glide-meny vil vises til høyre.
• Skriv inn en widgettittel og velg en tidsperiode.
• Klikk Legg til KPI for å legge til en formel. Du kan ytterligere tilpasse KPI-en du valgte ved å velge en drill-down-alternativ.
  • Tittel (valgfritt): KPI-titlene vises som legende-tekster på diagrammer og som radtitler på tabeller.
  • KPI: Velg en formel. Her kan du også redigere formelen eller lage en ny.
  • Drill down by: Filtrer metrikene dine etter spesifikke parametere som team, fase, status, osv. Drill-down-alternativene er basert på feltene tilgjengelig i datakilden din.
• Grupper etter: Hver widget tilbyr forskjellige grupperingsalternativer. Hvis du velger Tid, vil dataene dine bli gruppert basert på den valgte tidsperioden. Hvis du grupperer etter KPI-er, vil du se hver lagt til KPI som en egen enhet på diagrammet.
• Akkumuler (valgfritt): Widgeten vil summere dataene dine.
• Sammenlign med (valgfritt): Sammenlign dataene dine med en annen tidsperiode eller, i noen tilfeller, en mål-KPI.
• Filtrer data etter: Vis data for spesifikke team eller ansatte.
• Klikk Lagre endringer for å fullføre og opprette widgeten.

Slik eksporterer du en rapport:

• Gå til Rapporter og åpne rapporten du vil eksportere.
• Klikk Eksporter i øverste høyre hjørne.
• Velg filformat:
  • PowerPoint (.pptx): Dette formatet eksporterer alle widgets som PowerPoint-diagrammer og grafer i presentasjonen.
  • PowerPoint som bilder (.pptx): Eksporterer alle widgets som bilder i presentasjonen.
  • Excel (.xlsx): Eksporterer et Excel-regneark.
• Plecto vil generere rapporten og laste den ned på din lokale enhet.
• For å planlegge en rapport, klikk Planlegg eksport i øverste høyre hjørne og velg mellom timelig, daglig, ukentlig, eller månedlig eksport.

Notater

• Du har åtte widgets å velge mellom og bruke:
  • Søylediagram
  • Stolpediagram
  • Linjediagram
  • Kombinasjonsdiagram
  • Område diagram
  • Kakediagram
  • Vannfall diagram
  • Tabell
• Du kan legge til opptil 20 KPI-er i en enkelt widget, og vise opptil 30 widgets i en enkelt rapport.

Bygg Fantastiske CS Rapporter med Plecto

CS-team som bruker rapporter ligger foran i spillet, ikke bare når det gjelder å visualisere dataene sine, men også å forstå dem. Rapporter viser handlingsdyktige innsikter for å forbedre ytelsen, og jo oftere teamet ditt genererer rapporter, jo mer data vil du ha for nøyaktig å bestemme og analysere trender.

Med sin filosofi om å styrke team gjennom kraften av dataanalyse, og sin automatisk genererte og tilpassbare rapporteringsfunksjon, er Plecto ideelt for å engasjere seg med og tolke CS-dataene dine.

For mer informasjon, besøk Rapportseksjonen på Plecto Docs-nettstedet. Og hvis du vil begynne å styrke CS-teamet ditt med datadashboards, kan du alltid registrere deg for en Plecto-demo – gratis.

Q&As

Hvorfor anses kundeservice (CS) rapporter som en "revolusjon" for typiske supportteam?

CS-rapporter er nøkkelen til å låse opp handlingsdyktige innsikter fra rådata. De går utover bare overvåking ved å hjelpe team med å identifisere spesifikke flaskehalser, ubalanser i arbeidsmengden, og kundens smertepunkter. Ved å analysere disse rapportene kan bedrifter evaluere om tjenestestandarden blir oppfylt og drive operasjonell effektivitet. Viktigst av alt, disse rapportene informerer strategiske beslutninger fordi de er avledet fra ekte kundetilbakemeldinger, og veileder håndfaste forbedringer i selskapets produkt eller tjeneste.

Hva bør inkluderes i "Trender og Mønstre" seksjonen av en CS rapport?

Denne seksjonen er avgjørende for å identifisere endringer i ytelse over en spesifikk periode. Den bør beskrive endringer i den generelle kundetilfredsheten og peke på vanlige problemer som oppsto. Kritisk, den må inkludere en analyse av topptider for kundehenvendelser og klager. Å forstå disse mønstrene lar ledere bedre tildele ressurser og bemanne teamene sine i henhold til når kundene mest sannsynlig trenger støtte.

Hvordan forbedrer Plectos "Planlegg eksport" funksjon en leders produktivitet?

Manuelt datainntak for ukentlige eller månedlige rapporter kan ta dusinvis av timer. Plecto eliminerer dette manuelle arbeidet ved å la ledere lage en rapport én gang og deretter bruke Planlegg eksport. Rapporter kan genereres automatisk og sendes til spesifiserte mottakere på en time, daglig, ukentlig, eller månedlig basis i enten Excel eller PowerPoint format. Dette sikrer at interessenter alltid har de mest oppdaterte dataene uten noe ekstra manuelt arbeid fra kundeservicemanagers side.