Les 8 KPI essentiels pour la gestion de projet

Les meilleurs KPI pour gérer des projets

La gestion de projet est la mise en œuvre de méthodologies, de processus et de connaissances spécifiques pour vous aider à atteindre des résultats particuliers lors d'un projet. Essentiellement, c'est la planification et l'organisation d'un projet pour aider à garantir qu'il se déroule bien, et c'est crucial dans les entreprises.

Lorsque vous gérez un projet, plus vous avez de données sur son avancement, mieux vous serez équipé pour obtenir un résultat réussi. Ces données sont également connues sous le nom de KPI (indicateurs clés de performance), et il existe de nombreuses options différentes que vous pouvez suivre.

Mais avant de plonger, explorons rapidement pourquoi les KPI sont importants dans la gestion de vos projets.

Qu'est-ce qui fait un bon KPI de gestion de projet ?

Tous les KPI de gestion de projet ne se valent pas. Lorsque vous gérez un projet, vous devez suivre des métriques qui sont efficaces et qui apportent de la valeur. Il est également important de suivre des métriques utiles pour vos besoins et vos objectifs.

Pour vous assurer que vous vous concentrez sur les meilleurs KPI pour vous aider à développer une bonne compréhension de vos projets, ils doivent être mesurables, exploitables et visuellement compréhensibles. Si une métrique de gestion de projet manque même une de ces caractéristiques, elle ne sera pas efficace.

Rendez-le mesurable

Un KPI ne sera utile que si vous pouvez le mesurer et quantifier les informations dans un ensemble de données. L'objectif de suivre les KPI est de mesurer votre performance actuelle par rapport à ce qu'elle était dans le passé ou aux objectifs convenus. Cela sera difficile à faire si vos métriques de gestion de projet sont difficiles à mesurer.

Le meilleur moyen de mesurer les KPI de gestion de projet est de trouver des taux de pourcentage et d'autres chiffres tangibles.

Lumières, Caméra, Exploitables !

Les KPI ne sont utiles que s'ils sont exploitables. Pour avoir un KPI exploitable, vous devez avoir un objectif spécifique en tête que vous essayez d'atteindre avec le KPI. Cela signifie qu'une fois que vous atteignez l'objectif ou que vous échouez, vous pouvez changer votre approche et faire quelque chose de différent dans votre projet pour obtenir un nouveau résultat.

Jack Underwood, PDG de Circuit, déclare : "Il y a peu d'avantages à suivre les KPI de gestion de performance pour le simple plaisir de le faire. Vous devez avoir un objectif que vous souhaitez que chaque KPI atteigne afin de pouvoir déterminer si votre projet est un succès ou non. Avoir ce contexte sur vos KPI les rend beaucoup plus utiles."

Assurez-vous qu'ils sont visuellement compréhensibles

Vous suivez probablement beaucoup de métriques différentes lorsque vous surveillez votre projet. Cela signifie que les KPI de gestion de projet les plus efficaces seront ceux que vous pouvez facilement comprendre à travers un aperçu.

Suivre des métriques qui sont facilement affichées sur un tableau de bord les rend beaucoup plus utiles, car vous pouvez utiliser les données qu'elles fournissent de manière efficace et rapide.

8 Métriques de gestion de projet les plus importantes

Il existe de nombreuses métriques de gestion de projet que vous pouvez suivre et qui vous donnent une indication de la façon dont vos projets se déroulent. Cela dit, certaines d'entre elles sont très spécifiques et peuvent ne pas convenir à votre projet, il est donc essentiel d'identifier et de suivre les KPI de gestion de projet qui vous concernent.

Voici un aperçu de certains des KPI les plus importants que vous souhaiterez probablement inclure dans votre tableau de bord de gestion de projet. Si vous avez besoin de quelque chose de plus sur mesure, vous pouvez toujours créer des KPI personnalisés pour répondre à vos besoins.

1. Valeur Planifiée (PV)

La valeur planifiée est un coût estimé de toutes les activités de votre projet qui ont été programmées et planifiées à partir de la date à laquelle vous souhaitez commencer à faire des rapports. La valeur planifiée est un excellent KPI à comparer avec d'autres, car elle peut vous aider à voir combien vous dépensez réellement par rapport à vos estimations initiales.

De plus, la valeur planifiée est un excellent moyen de limiter les dépenses inutiles. Jesse Galanis, responsable du contenu de Tech Lockdown, pense que "suivre la valeur planifiée est un excellent moyen de promouvoir des dépenses prudentes pendant votre projet. Avoir un coût estimé visible donne à votre équipe quelque chose à viser en dessous, vous aidant à être plus économique dans vos dépenses."

La valeur planifiée peut être calculée en multipliant le pourcentage de tâches restantes à accomplir par le budget global du projet.

2. Coût Réel (AC)

Le coût réel est l'un des meilleurs KPI pour le suivi du budget. Ce KPI indique combien d'argent vous avez dépensé pour un projet à ce jour, et c'est l'un des KPI les plus faciles à calculer. Pour obtenir votre coût réel, vous devez simplement additionner toutes vos dépenses sur le projet à ce jour.

Notez des éléments comme les salaires, les ressources, et plus encore lors du calcul du coût réel. Savoir combien vous avez dépensé jusqu'à présent peut vous aider à voir si vous êtes sur la bonne voie pour dépasser votre budget, ce qui en fait un KPI utile à avoir sur votre tableau de bord.

3. Retour sur Investissement (ROI)

Le KPI ROI est un excellent indicateur à suivre à la fin d'un projet, car il vous aide à identifier si un projet a été rentable et à voir combien il a rapporté par rapport aux coûts du projet.

Cette métrique de gestion de projet est dérivée d'autres KPI comme le Coût Réel et la Valeur Acquise, en utilisant ces chiffres pour voir combien de profit le projet a généré. N'oubliez pas que lors de la mesure du ROI, tous les projets ne sont pas conçus pour être rentables. Parfois, les effets d'un projet ne se voient qu'à long terme.

4. Variance de Coût (CV)

La variance de coût est un excellent moyen de voir si votre projet a respecté les attentes en matière de coût ou si vous avez sous-estimé combien cela coûterait. Elle vous informe si vous avez dépassé ou non la ligne de base prévue, ce qui peut être utile à savoir lors de la planification de futurs projets.

Vous pouvez calculer la variance de coût en comparant les budgets prévus et réels. La différence est la variance de coût.

Concernant la variance de coût, Linda Shaffer, Directrice des opérations des personnes chez Checkr, déclare : "Il est difficile d'estimer correctement combien un projet coûtera. En suivant la variance de coût, vous verrez à quel point vos estimations initiales étaient éloignées, ce qui vous aidera à affiner vos estimations pour les projets futurs."

5. Indice de Performance des Coûts (CPI)

Ce KPI est très efficace pour mesurer la performance de ceux qui travaillent sur votre projet et vous permet de quantifier combien vous êtes en retard ou en avance par rapport à votre calendrier prévu. Ce KPI est souvent présenté sous forme de ratio et est calculé en comparant votre budget prévu à ce que vous avez dépensé pour accomplir les tâches de votre projet.

En examinant ces métriques, c'est un excellent moyen de voir à quel point vous avez été rentable dans le projet jusqu'à présent.

6. Utilisation de la Capacité des Ressources (RCU)

Il est peu probable qu'un seul membre de l'équipe consacre tout son temps à un seul projet, car les travailleurs auront plusieurs projets en cours simultanément. Par conséquent, suivre combien de temps chaque travailleur passe sur une tâche particulière est utile.

Ce KPI vous indique combien d'heures de travail disponibles un membre du personnel consacre à un seul projet, ce qui peut également vous aider à déterminer à quel point il est efficace dans sa production.

Il est calculé en divisant les heures de travail d'un membre de l'équipe sur un projet par ses heures de travail totales, puis en multipliant par 100 pour obtenir un pourcentage. Ainsi, un travailleur ayant 40 heures par semaine disponibles, qui a passé dix heures sur un seul projet, aura un RCU de 25 %.

Jonathan Elster, PDG de EcomHalo, déclare : "L'utilisation de la capacité des ressources est très importante dans la gestion de projet. Grâce à cela, nous pouvons voir qui passe le plus de temps sur un projet et nous aider à mieux planifier quels travailleurs assigner à un projet."

7. Vitesse du Projet

La vitesse du projet est une excellente métrique pour les équipes travaillant en sprints. Elle mesure la quantité de travail qui a été accomplie pendant la période et peut vous aider à planifier combien de travail vous pouvez réaliser dans le prochain sprint.

Lors de la mesure de la vitesse du projet, Volodymyr Shchegel, VP de l'ingénierie chez Clario, déclare : "Au fil du temps, vous voulez voir la tendance de la vitesse du projet à la hausse. Cela signifie que votre équipe devient plus efficace et meilleure dans ses tâches."

8. Taux d'Achèvement à Temps

Voir le nombre de tâches que vous avez complétées dans votre projet peut vous aider à identifier des problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent un problème. En voyant combien de travail vous avez accompli dans les délais impartis, vous pourrez déterminer la probabilité de terminer l'ensemble du projet avant votre calendrier prévu. Si vous constatez que vous êtes en retard, vous pourrez apporter des changements et mobiliser davantage de ressources pour garantir le succès du projet.

Alex Milligan, co-fondateur de NuggMD, déclare : "Le taux d'achèvement à temps est l'une des métriques de gestion de projet les plus importantes que nous suivons. Cela vous aide à quantifier la productivité de votre équipe et vous donne un aperçu de ce qui prend plus de temps que d'autres."

Si vous constatez que votre équipe termine souvent ses tâches et projets en retard, vous pouvez encourager de meilleures performances grâce à la gamification. En ajoutant des éléments tels que des réalisations et des points, vous augmenterez la productivité.

Conclusion

La façon dont vous surveillez et suivez vos projets peut faire la différence entre leur succès ou non. En utilisant des KPI, vous comprendrez mieux comment vos projets se déroulent, vous permettant d'apporter des modifications pour améliorer leur efficacité.

Il existe de nombreuses métriques de gestion de projet que vous pouvez utiliser, et il est crucial de trouver celles qui fonctionnent le mieux pour vos objectifs. Ces huit sont parmi les plus vitales et les plus largement utilisées pour vous aider à démarrer, mais pour être le plus efficace, il est préférable de créer vos propres métriques pour répondre à vos besoins spécifiques.