4 factores cruciales al evaluar las diferentes etapas del embudo de ventas de tu empresa

4 factores cruciales al evaluar las etapas del embudo de ventas de tu empresa

Gestionar el proceso comercial desde la perspectiva de diferentes etapas del embudo de ventas genera ganancias considerables tanto en visibilidad como en métricas. Cada etapa del embudo de ventas puede darte información valiosa sobre algunos de tus KPIs relevantes, como la tasa de conversión o el ciclo de ventas.

Sin embargo, es importante saber cómo usar esta información de la mejor manera para tu negocio. Este artículo de blog proporcionará algunos insights clave sobre cómo hacerlo.

¿Cómo interpreto las etapas del embudo de ventas correctamente?

Aunque muchas empresas pretenden tener un embudo de ventas B2B lleno de oportunidades abiertas, la realidad es que esto no siempre es un indicador de un negocio saludable. Además, ¡puede incluso ser un síntoma de desempeño decadente!

Si las oportunidades han estado estancadas durante mucho tiempo en la misma etapa del embudo, podría significar que hay un problema que evita que las negociaciones fluyan correctamente. Las causas varían de negocio a negocio, pero las razones habituales son que la prospección puede estar dirigida al PCI incorrecto, tu equipo de ventas está abordando incorrectamente la negociación, o hay aspectos en la negociación que impiden que las oportunidades se conviertan en clientes reales.

Para tener una mirada analítica a tu embudo de ventas en pipeline y extraer información relevante para tu negocio, hemos enumerado los 4 factores principales en los que quieres enfocarte.

1. ¿Cuántos negocios tiene tu embudo de ventas B2B en cada nivel?

Este número no solo contiene la cantidad total en todas las etapas del embudo de ventas, sino que también incluye la distribución del negocio en sus diferentes niveles.

Idealmente, para garantizar un flujo constante del embudo de ventas B2B para la empresa, debe haber una distribución equilibrada a través de los diferentes niveles. De esta manera, siempre habría nuevas oportunidades comerciales para que tus equipos de ventas contactasen.

Es decir, la cantidad de oportunidades abiertas en el nivel de calificación debe ser similar a la cantidad de oportunidades en la propuesta, que debe ser similar a la cantidad de oportunidades en la fase de negociación y así sucesivamente.

Si, por ejemplo, hay muchos negocios en la fase de propuesta y pocos en el nivel de calificación, significa que probablemente necesites intensificar la prospección porque tu equipo de ventas no tiene suficientes nuevos prospectos en el embudo de ventas B2B.

Sin embargo, si hay muchas oportunidades en el nivel de calificación y pocas en la fase de propuesta, significa que el proceso para guiar prospectos a través de los niveles del embudo no es eficiente.

Un embudo de ventas en pipeline debe verse como un flujo, un camino que lleva al prospecto a convertirse en cliente. Por eso es natural esperar que tus oportunidades se muevan a través de los niveles para mantener un embudo activo.

2. ¿Cuánto tiempo permanece cada oportunidad en una etapa determinada del embudo de ventas?

Otro punto importante es identificar cuánto tiempo ha estado cada oportunidad en un nivel determinado de tu embudo de ventas B2B.

Por lo tanto, tu equipo de ventas debe estar atento a cuánto tiempo permanece cada oportunidad en el mismo nivel. Si una oportunidad no ha evolucionado en el tiempo esperado, puede ser necesario analizarla e identificar la razón del estancamiento.

Veamos un ejemplo. Imagina que tu fase de negociación normalmente dura tres semanas, y una oportunidad ha estado en la misma fase durante casi dos meses.

Algo está mal, ¿verdad? Quizás el seguimiento no se realizó correctamente, o el prospecto aún no está listo para decidir.

Quizás una contraoferta no ha sido evaluada adecuadamente internamente. O también puede ser que el gerente de lead en tu equipo simplemente olvidara esa oportunidad en el embudo.

Sin embargo, la solución es bastante simple. Puedes verificar fácilmente el historial de interacciones registradas en tu sistema CRM para confirmar cuándo ocurrió la última conversación.

Además de eso, siempre puedes contactar al gerente de lead específico para obtener mejores insights o razones sobre lo que sucedió con las ventas de generación de leads. Juntos, pueden decidir si reanudar la negociación o rechazar la oportunidad.

Otro escenario común es que el estancamiento se repita en una etapa específica del embudo de ventas mientras otros niveles siguen siendo activos y dinámicos. Para resolver esta situación, puede ser de gran ayuda analizar el negocio atrapado en este nivel para identificar posibles factores comunes. Esto puede darte una idea de qué parte de tu estrategia reconsiderar, ya sea los términos de negociación o incluso la propuesta de valor en primer lugar.

Pero ¿cómo sé cuál es el tiempo esperado de permanencia en cada nivel del embudo de ventas en pipeline?

Cada proceso en el embudo para ventas es diferente. Algunos evolucionan rápidamente, otros pueden tomar un poco más de tiempo. El ciclo de ventas de cada negocio es único, al igual que el tiempo promedio en cada etapa.

Por lo tanto, la única forma de obtener la información más precisa para tu negocio es analizar tu propio embudo de ventas B2B a lo largo del tiempo. Comienza midiendo el tiempo esperado en cada etapa para los diferentes sectores en tu embudo, y eventualmente llegarás a un promedio de referencia.

3. ¿Cuándo contactaste por última vez al lead?

Para lograr que el prospecto se mueva a través del embudo de ventas en pipeline y se convierta en cliente, se requiere una serie de interacciones con tu equipo de ventas. ¡En promedio, cerrar un trato después de una reunión requiere un mínimo de cinco contactos de seguimiento!

Esto te da una idea de cuán importante es mantener un ojo en tus oportunidades abiertas y cuándo las contactaste por última vez. Asegúrate de que el negocio esté siendo monitoreado activamente y que se estén cumpliendo los requisitos de seguimiento.

Si las ventas de generación de leads de tu negocio están funcionando bien, no importa. Al principio, los leads son particularmente sensibles, por lo que a menudo se recomienda brindarles todo el cuidado posible.

Un negocio "olvidado" pierde rápidamente energía y potencial de conversión. Por lo tanto, asegúrate de identificar claramente aquellas oportunidades que necesitan atención, para que tu equipo de ventas pueda priorizar sus contactos en función de esto. Esto reducirá considerablemente las posibilidades de perder una oportunidad en tu embudo de ventas en pipeline.

4. ¿Cuál es el próximo paso con tus oportunidades abiertas?

Otro factor importante relacionado con los contactos de tu equipo de ventas con los prospectos, es necesario establecer puntos de acción claros para cada una de tus oportunidades. Esto también les ayudará a notar que se están ocupando de ellas. Un punto de acción puede variar desde un correo electrónico de seguimiento o una llamada hasta una reunión o envío de propuesta.

Idealmente, cada contacto con tus prospectos termina programando el próximo punto de acción, así como la fecha específica y las personas involucradas. Además, registrar estos puntos de acción en tu sistema CRM ayudará a tu equipo de ventas a rastrear tareas y cumplir plazos.

Para guiar este proceso, puede ser útil tener flujos predefinidos y protocolos para seguimientos, prospección y reinvolucramiento. Permite que tu equipo sepa qué hacer en cualquier punto del embudo de ventas B2B, así como también guiar las negociaciones en la dirección correcta con cada negocio en tu pipeline.