12 consejos de gestión del tiempo para directores ejecutivos exitosos

Administra tu tiempo valioso de manera efectiva

El tiempo es un recurso precioso para todos, especialmente para empleados ocupados, gerentes y directores ejecutivos. La gestión del tiempo puede ser difícil y a menudo es difícil encontrar el equilibrio perfecto entre tareas y saber qué priorizar.

Hemos decidido intentar hacer las cosas un poco más fáciles reuniendo doce consejos de gestión del tiempo utilizados por directores ejecutivos exitosos que puedes poner en práctica de inmediato. ¡Sigue leyendo para descubrir cuáles son!

Aprende a decir que no

El cofundador de Apple Steve Jobs creía que "la innovación es decir no a 1000 cosas."

Como gerente o director ejecutivo, vas a recibir docenas de correos electrónicos, llamadas telefónicas y personas que se acercan a ti pidiendo ayuda, conversación o consejo. Esto es especialmente cierto si eres un empresario cuyo nuevo negocio está funcionando bien.

Tienes todo el derecho a rechazar ofertas que no ves que tengan ningún beneficio en aceptar. Simplemente explica cortésmente que estás ocupado y que en este momento no podrás ayudar o asistir.

2. Se inteligente con tus correos electrónicos

Los gerentes y directores ejecutivos pasan una gran parte de su tiempo leyendo y respondiendo correos electrónicos, que a veces se convierte en una pérdida de tiempo abrumadora.

Para retomar el control de tus correos electrónicos, necesitas estar organizado.

Una forma de hacerlo es crear carpetas basadas en la prioridad o el proyecto y marcar los correos electrónicos que requieren atención. El fundador de Microsoft, Bill Gates, utiliza exactamente esta táctica para administrar sus correos electrónicos.

También podrías tratar tus correos electrónicos en lotes, como una vez cada dos horas, ya que esto los hace más manejables.

Tony Hsieh, director ejecutivo de Zappos, jura por tratar los correos electrónicos de ayer hoy. De esta manera, tienes un número establecido de correos electrónicos para responder cuando el día termine, en lugar de que nuevos correos electrónicos aparezcan cada cinco minutos y desordenen tu visión. Él llama a esta estrategia 'Yesterbox.'

Hay muchos programas disponibles que pueden ayudarte a lograr un buzón cero.

Uno de estos es Boomerang, que hace que los correos electrónicos vuelvan a entrar en tu bandeja de entrada como nuevos correos electrónicos en un tiempo designado para que reciban la atención necesaria.

SaneBox ayuda a simplificar tu bandeja de entrada moviendo cualquier correo electrónico que no requiera tu atención, como correos electrónicos en masa enviados a todo el personal sobre temas diversos, a una carpeta dedicada.

“Cuida los minutos y las horas cuidarán de sí mismas.”

3. Cumple con la regla de dos minutos

Un consejo fácil de gestión del tiempo que se puede aplicar tanto en tu vida personal como profesional es la regla de dos minutos.

Esta regla establece que si se puede hacer en dos minutos, simplemente hazlo ahora.

4. Crea un Playbook

Uber utiliza esta estrategia para permitir lanzamientos fáciles y rentables en nuevas ciudades donde hacen que Uber esté disponible. Esta es una de las razones por las que han escalado tan rápida y efectivamente.

Crearon un playbook de todo lo que debe hacerse para un lanzamiento exitoso en un nuevo mercado para que pueda seguirse en todo el mundo.

Puedes aplicar esta táctica como gerente creando playbooks para tareas que consumen mucho tiempo con las que lidias regularmente, para que puedas delegarlas sin preocuparte de que no se realicen al mismo nivel.

5. Practica la regla 80/20

La regla 80/20, también conocida como el Principio de Pareto, establece que para lograr una eficiencia máxima, tus tareas y administración deben realizarse en una proporción de 80:20.

Hay dos formas en que puedes aplicar esto a tu trabajo.

La primera es dedicar el 80% de tu tiempo a cosas que realmente importan en el trabajo, como el desarrollo comercial o la innovación de productos, y el 20% de tu tiempo se puede pasar en cosas más pequeñas.

La segunda es enfocando tu atención en el 20% más importante de tareas que sabes que son importantes y delegando el otro 80% de las tareas.

“Los que hacen el peor uso de su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad.”

6. Solicita tiempos de respuesta en todos los correos electrónicos

Katia Beauchamp, cofundadora de Birchbox, hace que todos sus empleados pongan un tiempo de respuesta al final de cada correo electrónico que le envían, sin importar cuán breve sea la consulta o el mensaje.

Esto le permite priorizar sus tareas de manera efectiva y entender qué necesita su enfoque y atención de un vistazo.

7. Usa un reloj inteligente

Si eres el tipo de gerente que le gusta estar al tanto de todo, entonces tener tus notificaciones y correos electrónicos accesibles sobre la marcha es imprescindible.

Nuestro director ejecutivo Kristian siempre lleva su Apple Watch, así que incluso cuando está lejos de su teléfono o computadora, es consciente de llamadas entrantes, correos electrónicos y mensajes de Slack. Esto lo ayuda a mantenerse informado y disponible.

También puedes usar tu reloj inteligente para enviarte recordatorios sobre ciertas tareas para que nunca te quedes atrás.

8. Tómate tiempo para pensar

Jeff Weiner, director ejecutivo de LinkedIn, cree firmemente que tener tiempo para pensar es importante. Dice que "Parte de la clave para la gestión del tiempo es dedicar tiempo a pensar, en lugar de reaccionar constantemente."

Evitar reaccionar demasiado rápido también permite tomar mejores decisiones de gestión y te da tiempo vital para considerar otras posibilidades y soluciones.

“Las cosas favoritas de mi vida no cuestan dinero. Es realmente claro que el recurso más precioso que todos tenemos es el tiempo.”

9. Crea un presupuesto de tiempo

Steve Ballmer, exdirector ejecutivo de Microsoft, crea un 'presupuesto' para administrar su tiempo.

Tiene una hoja de cálculo a la que sus asistentes tienen acceso, donde se asigna tiempo en su presupuesto a quienes necesitan reunirse o hablar con él.

Esto lo ayuda a administrar su tiempo y asegurarse de que no está gastando demasiado tiempo en cosas innecesarias.

10. Usa la matriz de Eisenhower

El expresidente estadounidense y general del Ejército estadounidense Dwight Eisenhower fue un experto en gestión del tiempo. Es el homónimo de la Matriz de Eisenhower, una solución de gestión del tiempo.

La matriz se basa en su creencia de que "la mayoría de las cosas que son urgentes no son importantes, y la mayoría de las cosas que son importantes no son urgentes".

Para completar la matriz, necesitas asignar tareas basadas en su urgencia e importancia. Luego priorizas las tareas que se han caracterizado como de alta urgencia e importancia. Pospones tareas que tienen bajas puntuaciones en ambas.

11. Categoriza tus días

Categorizar tus días es una forma útil de mantenerse enfocado en las tareas y asegurarse de que tu tiempo se está gastando bien.

Jack Dorsey, cofundador y director ejecutivo de Twitter y Square, le da a cada día un tema. Lo hace para poder administrar ambos negocios sin que las tareas de uno se desborden en el otro.

Otra forma de dividir tus días es tener 'días de enfoque' y 'días de amortiguamiento.' En tus días de enfoque, puedes mantenerte alejado de tus correos electrónicos y redes sociales y enfocarte en completar tareas de alta prioridad, y en tus días de amortiguamiento puedes dedicar tiempo a tener horarios de oficina abiertos o responder a tareas y correos electrónicos de baja prioridad.

12. Sé estricto sobre las reuniones

Las reuniones pueden ser a menudo la principal fuente de pérdida de tiempo para gerentes y directores ejecutivos. Estoy seguro de que todo gerente conoce la sensación de estar en una reunión y pensar para sí mismo, "Esto podría haberse resuelto por correo electrónico."

Adora Cheung, directora ejecutiva de Homejoy, aborda esto creando agendas de reuniones estrictas. Envía un documento de Google antes de la reunión donde los participantes anotan los temas que desean que se discutan. Adora luego prioriza estos temas, y si no está en la lista, no se discutirá.

13. Un consejo bonus...Gasta menos tiempo en informes

Escribir un informe es una de las peores tareas que todo gerente o director ejecutivo tiene que hacer. Escribir un informe es que consume mucho tiempo y es tedioso y se vuelve repetitivo y aburrido cuando tienes que hacerlo cada mes o trimestre.

Aquí es donde Plecto interviene y te ahorra un montón de tiempo y energía.

Al usar un panel de control para visualizar tus KPI y resultados, puedes ahorrate el problema de tener que escribir un informe escrito cada mes. En lugar de informar tus cifras por escrito, muestra a los interesados un panel de control. ¡Fácil!

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