12 Conseils de Gestion du Temps pour les PDG Réussis

Gérez Votre Temps Précieux Efficacement

Le temps est une ressource précieuse pour tout le monde, en particulier pour les employés, managers et PDG occupés. La gestion du temps peut être délicate et il est souvent difficile de trouver le bon équilibre entre les tâches et de savoir quoi prioriser.

Nous avons décidé d'essayer d'aider à rendre les choses un peu plus faciles en rassemblant douze conseils de gestion du temps utilisés par des PDG réussis que vous pouvez mettre en œuvre immédiatement. Continuez à lire pour découvrir ce qu'ils sont !

Apprenez à Dire Non

Le co-fondateur d'Apple, Steve Jobs, croyait que “l'innovation consiste à dire non à 1000 choses."

En tant que manager ou PDG, vous allez recevoir des dizaines d'e-mails, d'appels téléphoniques et de personnes qui s'approchent de vous pour obtenir de l'aide, une conversation ou des conseils. Cela est particulièrement vrai si vous êtes un entrepreneur dont la nouvelle entreprise fonctionne bien.

Vous avez tout à fait le droit de dire non aux offres que vous ne voyez aucun intérêt à accepter. Expliquez simplement poliment que vous êtes occupé et qu'à ce moment-là, vous ne pourrez pas les aider ou les assister.

2. Soyez Malin Avec Vos E-mails

Les managers et les PDG passent une grande partie de leur temps à lire et à répondre à des e-mails, ce qui devient parfois un drain de temps écrasant.

Pour reprendre le contrôle de vos e-mails, vous devez vous organiser.

Une façon de le faire est de créer des dossiers en fonction de la priorité ou du projet, et de marquer les e-mails qui nécessitent une attention particulière. Le fondateur de Microsoft, Bill Gates, utilise cette tactique exacte pour gérer ses e-mails.

Vous pourriez également traiter vos e-mails par lots, par exemple une fois toutes les deux heures, car cela les rend plus gérables.

Tony Hsieh, PDG de Zappos, jure de traiter les e-mails d'hier aujourd'hui. De cette façon, vous avez un nombre fixe d'e-mails auxquels répondre d'ici la fin de la journée, au lieu de nouveaux e-mails apparaissant toutes les cinq minutes et encombrant votre vision. Il appelle cette stratégie ‘Yesterbox.'

Il existe de nombreux programmes disponibles qui peuvent vous aider à atteindre zéro e-mail dans votre boîte de réception.

L'un d'eux est Boomerang qui fait réapparaître les e-mails dans votre boîte de réception en tant que nouveaux e-mails à un moment désigné afin qu'ils reçoivent l'attention nécessaire.

SaneBox aide à rationaliser votre boîte de réception en déplaçant tous les e-mails qui ne nécessitent pas votre attention, comme les e-mails groupés envoyés à tout le personnel sur des sujets divers, vers un dossier dédié.

“Prenez soin des minutes et les heures s'occuperont d'elles-mêmes.”

3. Respectez la Règle des Deux Minutes

Une tactique de gestion du temps facile qui peut être appliquée à la fois dans votre vie personnelle et professionnelle est la règle des deux minutes.

Cette règle stipule que si cela peut être fait en deux minutes, alors faites-le maintenant.

4. Créez un Manuel

Uber utilise cette stratégie pour permettre des déploiements faciles et efficaces en temps dans de nouvelles villes où ils rendent Uber disponible. C'est une des raisons pour lesquelles ils se sont développés si rapidement et efficacement.

Ils ont créé un manuel de tout ce qui doit être fait pour un lancement réussi sur un nouveau marché afin qu'il puisse être suivi à travers le monde.

Vous pouvez appliquer cette tactique en tant que manager en créant des manuels pour les tâches chronophages que vous gérez régulièrement, afin que vous puissiez les déléguer sans vous soucier qu'elles ne soient pas faites selon le même standard.

5. Pratiquez la Règle des 80/20

La Règle des 80/20, également connue sous le nom de Principe de Pareto, stipule que pour atteindre une efficacité maximale, vos tâches et votre gestion doivent être effectuées dans un ratio de 80:20.

Il y a deux façons d'appliquer cela à votre travail.

La première consiste à consacrer 80 % de votre temps à des choses qui comptent vraiment au travail, comme le développement commercial ou l'innovation produit, et 20 % de votre temps peut être consacré à des choses plus petites.

La seconde consiste à concentrer votre attention sur les 20 % de tâches les plus importantes que vous savez être essentielles et à déléguer les 80 % d'autres tâches.

“Ceux qui font le pire usage de leur temps sont les premiers à se plaindre de sa brièveté.”

6. Demandez des Délais de Réponse sur Tous les E-mails

Katia Beauchamp, co-fondatrice de Birchbox, demande à tous ses employés d'indiquer un délai de réponse à la fin de chaque e-mail qu'ils lui envoient, peu importe la brièveté de la requête ou du message.

Cela lui permet de prioriser efficacement ses tâches et de comprendre ce qui nécessite son attention d'un coup d'œil.

7. Utilisez une Montre Intelligente

Si vous êtes le genre de manager qui aime être au courant de tout, alors avoir vos notifications et e-mails accessibles en déplacement est un must.

Notre PDG Kristian porte toujours sa montre Apple, donc même quand il est loin de son téléphone ou de son ordinateur, il est conscient des appels entrants, des e-mails et des messages Slack. Cela l'aide à rester informé et disponible.

Vous pouvez également utiliser votre montre intelligente pour vous envoyer des rappels concernant certaines tâches afin de ne jamais être en retard.

8. Prenez le Temps de Réfléchir

Jeff Weiner, PDG de LinkedIn, croit fermement que prendre le temps de réfléchir est important. Il dit que "Une partie de la clé de la gestion du temps est de dégager du temps pour réfléchir, plutôt que de réagir constamment."

Éviter de réagir trop rapidement permet également de prendre de meilleures décisions de gestion et vous donne un temps vital pour envisager d'autres possibilités et solutions.

“Mes choses préférées dans la vie ne coûtent pas d'argent. Il est vraiment clair que la ressource la plus précieuse que nous avons tous est le temps.”

9. Créez un Budget de Temps

Steve Ballmer, ancien PDG de Microsoft, crée un ‘budget’ pour gérer son temps.

Il a un tableau Excel auquel ses assistants ont accès, où le temps est attribué dans son budget à ceux qui doivent le rencontrer ou lui parler.

Cela l'aide à gérer son temps et à s'assurer qu'il ne passe pas trop de temps sur des choses inutiles.

10. Utilisez la Matrice d'Eisenhower

L'ancien président américain et général de l'armée américaine Dwight Eisenhower était un expert en gestion du temps. Il est le nom de la Matrice d'Eisenhower, une solution de gestion du temps.

La matrice est basée sur sa croyance que “la plupart des choses urgentes ne sont pas importantes, et la plupart des choses importantes ne sont pas urgentes”.

Pour compléter la matrice, vous devez allouer des tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Vous priorisez ensuite les tâches qui ont été caractérisées comme ayant une haute urgence et importance. Vous reportez les tâches qui ont de faibles scores sur les deux.

11. Catégorisez Vos Jours

Catégoriser vos jours est un moyen utile de rester concentré sur les tâches et de vous assurer que votre temps est bien dépensé.

Jack Dorsey, co-fondateur et PDG de Twitter et Square, donne à chaque jour un thème. Il le fait afin de pouvoir gérer ses deux entreprises, sans que les tâches de chacune débordent sur l'autre.

Une autre façon de diviser vos jours est d'avoir des ‘jours de concentration’ et des ‘jours tampons’. Lors de vos jours de concentration, vous pouvez rester éloigné de vos e-mails et des réseaux sociaux et vous concentrer sur l'accomplissement de tâches prioritaires, et lors de vos jours tampons, vous pouvez consacrer du temps à avoir des heures de bureau ouvertes ou à répondre à des tâches et e-mails de faible priorité.

12. Soyez Strict sur les Réunions

Les réunions peuvent souvent être la principale source de temps perdu pour les managers et les PDG. Je suis sûr que chaque manager connaît la sensation de s'asseoir dans une réunion et de penser à lui-même, “Cela aurait pu être réglé par e-mail."

Adora Cheung, PDG de Homejoy, aborde cela en créant des agendas de réunion stricts. Elle envoie un document Google avant la réunion où les participants écrivent les sujets qu'ils souhaitent aborder. Adora priorise ensuite ces sujets, et si ce n'est pas sur la liste, alors cela ne sera pas discuté.

13. Un Conseil Bonus...Passez Moins de Temps à Rapporter

Rédiger un rapport est l'une des pires tâches que chaque manager ou PDG doit accomplir. Rédiger un rapport prend du temps et est monotone, et cela devient répétitif et ennuyeux lorsque vous devez le faire chaque mois ou chaque trimestre.

C'est là que Plecto entre en jeu et vous fait gagner un temps et une énergie considérables.

En utilisant un tableau de bord pour visualiser vos KPI et résultats, vous pouvez vous épargner le tracas de devoir rédiger un rapport écrit chaque mois. Au lieu de rapporter vos chiffres par écrit, montrez à ceux qui sont concernés un tableau de bord. Facile !

Nos tableaux de bord peuvent également afficher des données historiques afin que quiconque ayant accès puisse voir l'évolution au fil du temps et surveiller facilement les progrès de l'entreprise. Vous pourriez créer un tableau de bord pour chaque département et aussi un dédié à votre PDG/conseil avec tous les chiffres qu'ils souhaitent et ont besoin de voir. Inscrivez-vous ci-dessous pour une démo gratuite de Plecto aujourd'hui.