Plantillas de informes de ventas que puedes copiar y usar esta semana

¿Necesitas una plantilla de informe de ventas que puedas usar hoy? A continuación, se presentan siete, cada una con a quién está dirigida, con qué frecuencia enviarla, las preguntas que responde y una tabla que puedes copiar directamente en una hoja de cálculo, un documento o un correo electrónico. Hay plantillas para un informe de ventas diario, un informe de ventas semanal, un informe de ventas mensual, un informe de llamadas de ventas, un informe de pipeline de ventas, un informe de embudo de ventas y un informe de rendimiento de representantes de ventas.

Las tablas están en línea, por lo que no hay nada que descargar: selecciona una tabla, cópiala y pégala en Google Sheets, Excel o tus notas de CRM. Si deseas las definiciones de las métricas detrás de las columnas, nuestra guía sobre 21 KPIs de ventas explica cada una.

¿Qué es un informe de ventas?

Un informe de ventas es un resumen de los resultados y actividades de ventas durante un período determinado, como un día, una semana o un mes. Compara lo que sucedió con los objetivos y el período anterior, y finaliza con lo que se debe hacer a continuación. Una plantilla de informe de ventas es el diseño reutilizable, por lo que cada informe utiliza las mismas métricas en el mismo orden.

Un buen informe responde a tres preguntas: ¿dónde estamos en relación con el objetivo?, ¿qué ha cambiado desde la última vez? y ¿qué debemos hacer al respecto? Los informes que solo enumeran números son escaneados. Los informes que explican la brecha y nombran el siguiente paso se utilizan en las reuniones.

Un informe de ventas no es lo mismo que un dashboard en vivo. Un dashboard muestra el estado actual de forma continua; un informe es una instantánea con comentarios, enviada a personas que no abrirán el dashboard. Nuestra guía sobre dashboards vs. informes explica cuándo usar cada uno.

Lo que cada plantilla de informe de ventas debe incluir

Cualquiera que sea la cadencia, una plantilla de informe de ventas funciona mejor cuando tiene los mismos seis bloques de construcción:

1. Período y propietario: las fechas cubiertas, el equipo o representante, y quién lo escribió.
2. Resultado principal: ingresos o reservas en relación con el objetivo, en una línea en la parte superior.
3. Comparación: las mismas métricas en relación con el objetivo y el período anterior, para que un número siempre tenga contexto.
4. Pipeline o impulsor de actividad: los indicadores principales (llamadas, reuniones, nuevas oportunidades) que explican el resultado.
5. Comentario: dos o tres oraciones sobre por qué los números cambiaron.
6. Próximos pasos: acciones específicas con un propietario y una fecha.

Mantén la lista de métricas corta. De cinco a ocho filas por informe son suficientes para la mayoría de los lectores, y cada fila debe ser algo en lo que una persona pueda actuar. Si estás eligiendo qué medir, nuestra guía sobre KPIs para gerentes de ventas es una buena lista corta.

7 ejemplos de plantillas de informes de ventas

Cada plantilla a continuación utiliza encabezados de columna ficticios que puedes renombrar para que coincidan con tu CRM. Completa la columna "Objetivo" de tu plan de ventas, no del último período, de lo contrario solo medirás si te repetiste.

Plantilla de informe de ventas diario

Para: representantes, líderes de equipo y gerentes en ventas de alto volumen o internas. Cadencia: al final de cada día, leer en dos minutos.

Un informe de ventas diario es una breve instantánea de actividad y resultados. Muestra si el equipo está en camino para la semana y resalta bloqueos mientras aún hay tiempo para solucionarlos. Preguntas que responde:

• ¿Cumplimos con los objetivos de actividad e ingresos de hoy?
• ¿Qué acuerdos avanzaron y cuáles se estancaron?
• ¿Qué necesita atención mañana?

Plantilla de informe de ventas semanal

Para: gerentes de ventas y el equipo de liderazgo. Cadencia: cada lunes para la semana anterior, o viernes por la tarde.

El informe de ventas semanal es el que más equipos necesitan primero. Equilibra resultados con la actividad que los impulsa, lo que lo convierte en el mejor lugar para detectar un problema temprano. Preguntas que responde:

• ¿Estamos en camino de alcanzar el número de este mes?
• ¿Qué representantes o etapas están retrasados?
• ¿Cuáles son las tres acciones para la próxima semana?

Debajo de la tabla, agrega tres secciones cortas: Victorias (lo que funcionó), Riesgos (acuerdos o representantes rezagados) y Próxima semana (acciones con propietarios). La guía paso a paso más adelante en este artículo muestra cómo.

Plantilla de informe de ventas mensual

Para: liderazgo de ventas, finanzas y el equipo ejecutivo. Cadencia: primera semana del mes siguiente.

Un informe de ventas mensual se aleja de la actividad hacia las tendencias. Compara el mes con el objetivo, el mes anterior y el mismo mes del año pasado, y alimenta el pronóstico para el próximo trimestre. Preguntas que responde:

• ¿Cumplimos con el objetivo mensual y trimestral?
• ¿Qué productos, segmentos o canales impulsaron el resultado?
• ¿Está el ciclo de ventas alargándose o acortándose?

Plantilla de informe de llamadas de ventas

Para: representantes que registran llamadas y gerentes que las revisan. Cadencia: después de cada llamada, revisado semanalmente.

Un informe de llamadas de ventas registra lo que se dijo y lo que sucede a continuación. Mantiene las notas del CRM consistentes, facilita las transferencias y proporciona a los gerentes material para la capacitación. Preguntas que responde:

• ¿Qué dijo el prospecto sobre necesidad, presupuesto, cronograma y tomadores de decisiones?
• ¿Qué se acordó y quién hace qué a continuación?
• ¿Qué llamadas deberían revisarse en una sesión de capacitación?

Escribe el resultado en una oración que un colega pueda actuar, como "Presupuesto aprobado, necesita revisión de seguridad antes de la propuesta." Para rastrear el volumen de llamadas, consulta nuestra guía sobre seguimiento de actividad de ventas.

Plantilla de informe de pipeline de ventas

Para: gerentes de ventas, operaciones de ingresos y el CEO. Cadencia: semanal, con una revisión más profunda mensualmente.

Un informe de pipeline de ventas muestra cada acuerdo abierto por etapa, con su valor y probabilidad. Es la base del pronóstico, por lo que debe hacer obvios los acuerdos estancados. Preguntas que responde:

• ¿Hay suficiente pipeline para alcanzar el objetivo?
• ¿Qué acuerdos no se han movido en dos o más semanas?
• ¿Cuál es el pronóstico ponderado para el período?

Agrega una línea debajo de la tabla para la cobertura del pipeline (pipeline abierto dividido por la cuota para el período). Nuestra guía sobre el pipeline de ventas explica las etapas, probabilidades y la fórmula de cobertura.

Plantilla de informe de embudo de ventas

Para: líderes de ventas y marketing. Cadencia: mensual o trimestral.

Un informe de embudo de ventas mide la conversión de una etapa a la siguiente, para que puedas ver dónde los prospectos se caen. A diferencia del informe de pipeline, que lista acuerdos abiertos, cuenta personas y tasas durante un período. Preguntas que responde:

• ¿Qué etapa pierde más prospectos?
• ¿Qué fuentes de leads convierten mejor?
• ¿Cuánto tiempo tarda un lead en convertirse en cliente?

La tasa de conversión es el número que pasó a la siguiente etapa dividido por el número que ingresó. Para formas de leer los resultados, consulta nuestro artículo sobre analizando tu embudo de ventas.

Plantilla de informe de rendimiento de representantes de ventas

Para: gerentes de ventas que realizan reuniones uno a uno y revisiones. Cadencia: mensual, con una rápida revisión semanal.

Esta plantilla de informe de ventas compara a cada representante con su propio objetivo y con el equipo. Su función es iniciar una conversación de capacitación, no clasificar a las personas. Preguntas que responde:

• ¿Quién está por delante o detrás de la cuota, y por qué?
• ¿Es un resultado débil causado por actividad, conversión o tamaño del acuerdo?
• ¿Qué representante necesita ayuda y con qué?

Lee a través de cada fila. Un representante con bajos ingresos pero alta tasa de ganancia generalmente necesita más pipeline; baja tasa de ganancia con muchas reuniones apunta a una brecha de habilidades.

Cómo redactar un informe de ventas semanal

Un informe de ventas semanal toma aproximadamente 20 minutos una vez que la plantilla está configurada. Sigue estos pasos:

1. Elige la audiencia. Una reunión de equipo necesita detalles a nivel de representante; el CEO necesita el resultado principal y los riesgos.
2. Extrae las mismas métricas cada semana. Usa una fuente de verdad, generalmente tu CRM, y las mismas definiciones cada vez.
3. Compara, no solo enumera. Agrega columnas de objetivo y de la semana pasada a cada métrica.
4. Escribe el encabezado primero. Una oración: "Cerramos $X, Y% del objetivo semanal, y el mes está en camino o fuera de curso."
5. Explica el mayor movimiento. Elige uno o dos números que cambiaron más y di por qué.
6. Marca riesgos. Nombra acuerdos estancados, pipeline delgado o representantes rezagados.
7. Termina con acciones. Cada siguiente paso tiene un propietario y una fecha.
8. Envíalo a la misma hora cada semana. La consistencia crea el hábito de leerlo.

Errores comunes en informes de ventas

• Demasiadas métricas. Diez filas que importan superan a cuarenta que no.
• Sin columna de objetivo. Sin un objetivo, un número no tiene significado.
• Definiciones mezcladas. Si "pipeline" significa cosas diferentes para diferentes representantes, el informe no puede ser confiable.
• Números sin comentarios. Los lectores no deberían tener que adivinar la historia.
• Solo resultados rezagados. Los ingresos te dicen lo que sucedió; las llamadas, reuniones y nuevas oportunidades te dicen lo que sucederá.
• Construirlo a mano cada semana. La copia manual causa errores y quita tiempo de la venta.

Automatiza tu plantilla de informe de ventas con Plecto

Copiar números en una hoja de cálculo cada lunes es la parte del informe que los equipos más quieren eliminar. Los informes de Plecto extraen de las fuentes de datos que ya conectas (150+ integraciones, además de API, SQL y Excel o Google Sheets), por lo que las cifras son las mismas que las de tus dashboards.

Puedes exportar un informe como PowerPoint o Excel, o programar exportaciones horarias, diarias, semanales o mensuales que lleguen a tu bandeja de entrada, para que el informe semanal pueda estar listo antes de tu reunión del lunes. Los informes están disponibles en los planes Large y Enterprise.

Para los pasos de construcción, sigue nuestra guía sobre cómo crear un informe de ventas en Plecto. Para informes generales de KPI, consulta informes de KPI.

Elegir la plantilla de informe de ventas adecuada

Comienza con el informe de ventas semanal, agrega el informe de pipeline una vez que tu pronóstico sea importante y utiliza el informe de rendimiento de representantes para la capacitación. Mantén cada plantilla de informe de ventas corta, comparable semana a semana y vinculada a un siguiente paso. Cuando estés listo para dejar de copiar números a mano, consulta cómo los informes de Plecto lo automatizan.

Preguntas

Preguntas frecuentes sobre plantillas de informes de ventas

¿Qué debe incluir una plantilla de informe de ventas?

Una plantilla de informe de ventas debe incluir el período cubierto, ingresos principales en relación con el objetivo, una comparación con el período anterior, los números de pipeline o actividad que impulsan los resultados, un breve comentario sobre por qué los números cambiaron y próximos pasos con propietarios. Mantenlo en cinco a ocho métricas para que los lectores puedan actuar.

¿Cómo se redacta un informe de ventas semanal?

Extrae las mismas métricas cada semana de tu CRM, compáralas con el objetivo y la semana pasada, y escribe primero un encabezado de una oración. Luego explica el mayor movimiento, marca riesgos como acuerdos estancados y termina con acciones que tengan un propietario y una fecha. Envíalo a la misma hora cada semana.

¿Cuál es la diferencia entre un informe de pipeline de ventas y un informe de embudo de ventas?

Un informe de pipeline de ventas enumera acuerdos abiertos por etapa con su valor y probabilidad, lo que apoya el pronóstico. Un informe de embudo de ventas mide las tasas de conversión entre etapas durante un período, lo que muestra dónde los prospectos se caen. Usa el informe de pipeline para gestionar acuerdos y el informe de embudo para mejorar el proceso.

¿Con qué frecuencia debes enviar un informe de ventas?

Envía un informe diario corto a representantes y líderes de equipo en ventas de alto volumen, un informe semanal a gerentes y un informe mensual a liderazgo y finanzas. Ajusta la cadencia a la rapidez con la que se toman decisiones. Si nadie actúa sobre un informe diario, muévelo a semanal.

¿Qué es un informe de llamadas de ventas?

Un informe de llamadas de ventas es un breve registro de una llamada: la fecha, el contacto y la empresa, el propósito, el resultado, las objeciones planteadas, el siguiente paso y la fecha de seguimiento. Mantiene las notas del CRM consistentes, ayuda con las transferencias y proporciona a los gerentes ejemplos para usar en la capacitación.

¿Puedes automatizar informes de ventas?

Sí. Conecta tu CRM y otras fuentes a una herramienta de informes, construye el informe una vez y prográmalo. En Plecto puedes exportar informes como PowerPoint o Excel y programar exportaciones horarias, diarias, semanales o mensuales por correo electrónico. Los informes están disponibles en los planes Large y Enterprise.