Una guía completa sobre el seguimiento de actividades de ventas

Cómo realizar un seguimiento efectivo de las actividades de ventas

Las soluciones de software empresarial de hoy hacen más fácil que nunca recopilar y analizar datos, y muchas empresas están usando esta tecnología para mejorar sus procesos de ventas.

El seguimiento de actividades de ventas abarca una variedad de puntos de datos que se pueden usar para rastrear el rendimiento general de ventas y el rendimiento de los agentes individuales. Permite a los líderes de ventas tomar decisiones informadas basadas en datos en lugar de depender de la intuición y esperar lo mejor. El seguimiento de actividades de ventas es una herramienta poderosa para agilizar los flujos de trabajo y mantener un equipo de ventas de alto rendimiento, lo cual es especialmente importante en industrias que dependen de ciclos de ventas cortos y altos volúmenes.

4 razones críticas para el negocio para implementar el seguimiento de actividades de ventas

Si bien las organizaciones de ventas exitosas a menudo se construyen sobre una base de perseverancia, muchos líderes de ventas descubren que cambiar a un enfoque más estratégico basado en datos catapulta a su equipo a resultados aún mejores y más rápidos.

Rastrear las actividades de ventas puede proporcionar información sobre qué canales son más efectivos, dónde los agentes trabajan duro en lugar de inteligentemente, y qué agentes podrían beneficiarse del coaching o la formación. También puede ayudar a los líderes de ventas a identificar puntos ciegos: problemas previamente ocultos que obstaculizan los mejores esfuerzos del equipo, causando que rindan por debajo de su potencial.

Aquí hay cuatro razones importantes para hacer del seguimiento de actividades de ventas parte de tu modo de operar.

Razón 1: Toma de decisiones basada en datos

Con fácil acceso a datos e información relevantes, los líderes de ventas están más capacitados que nunca para tomar las decisiones empresariales correctas y obtener la aprobación de las partes interesadas relevantes.

Depender de información anecdótica, corazonadas y suposiciones educadas ya no es suficiente. El seguimiento de actividades de ventas te permite basar tus decisiones en datos concretos, mejorando así tus posibilidades de éxito mientras proporciona un registro para validar tus acciones.

Al tomar decisiones informadas, mejorarás tus posibilidades de elaborar estrategias y procesos efectivos que llevarán a tu equipo a un mayor éxito a largo plazo.

Razón 2: Una mejor comprensión de cómo los agentes emplean su tiempo

Según investigaciones de Forbes, los agentes de ventas pasan casi dos tercios de su tiempo en actividades que no generan ingresos. El seguimiento de actividades de ventas permite a los gerentes vigilar cómo sus agentes están empleando su tiempo.

El objetivo no es microgestionarlos, sino identificar cuellos de botella y procesos ineficientes que están obstaculizando la productividad. También es una forma de auditar tu estrategia de ventas actual e identificar qué actividades producen los mejores resultados, para que puedas orientar a los agentes a centrarse en esas actividades de alto valor.

Comparar las actividades de los agentes con mejor desempeño con los de bajo rendimiento puede proporcionar información útil que puedes usar en el coaching y la formación.

Razón 3: Mejores previsiones

Se ha demostrado que las previsiones precisas son un factor clave de éxito al permitir a las organizaciones de ventas establecer objetivos realistas y asignar recursos de la manera más efectiva. El seguimiento de actividades de ventas proporciona los datos necesarios para identificar tendencias y patrones, y comprender qué actividades de ventas son más efectivas. Con una comprensión sólida de lo que ocurre en el camino del prospecto al cliente, tendrás una mejor posición desde la cual predecir resultados futuros.

Razón 4: Agentes más motivados y exitosos

La mayoría de las organizaciones de ventas se basan en cuotas y comisiones, por lo que no solo los gerentes quieren vender más y más rápido. Tus agentes también quieren generar ingresos, y el seguimiento de actividades de ventas puede ayudarles a hacerlo destacando las actividades que generan el mejor retorno del esfuerzo. Con datos que les asesoran, los agentes están mejor posicionados para participar en actividades que darán resultados, ¡y a medida que sus tasas de cierre aumenten, también lo hará su motivación!

Cómo decidir qué actividades de ventas rastrear

Los datos que recopiles determinarán el éxito de esta nueva incursión en las operaciones basadas en datos. Una buena regla general es rastrear todas las actividades de ventas relacionadas con un acuerdo u oportunidad.

Estas generalmente incluyen una combinación de métricas relacionadas con llamadas telefónicas, correos electrónicos, interacciones/mensajes en redes sociales y actividades de seguimiento. Sin embargo, también podrías considerar áreas para las cuales actualmente careces de datos. Iniciar un programa de seguimiento de actividades de ventas es un momento oportuno para "rectificar errores pasados" cambiando el enfoque hacia cosas que podrías haber descuidado.

Para obtener la información más útil, monitorea tanto los resultados como el volumen. Si bien es importante saber cómo los agentes emplean su tiempo, es más importante comprender los resultados de esos esfuerzos.

Al rastrear llamadas telefónicas, también rastrea cosas como duración y resultado. Para los correos electrónicos, querrás ver las tasas de apertura, los clics y las tasas de respuesta. Examinar estos tipos de resultados ayudará a identificar canales con bajo rendimiento así como posibles problemas en tus mensajes u otros aspectos de tu estrategia. Para las actividades de seguimiento, querrás investigar si son oportunas y completas.

3 barreras para el seguimiento de actividades de ventas

Con todos sus beneficios, el seguimiento de actividades de ventas no está exento de desafíos. Aquí hay tres obstáculos que los líderes de ventas frecuentemente encuentran al implementar el seguimiento de actividades de ventas por primera vez.

Barrera 1: Resistencia interna

Algunos de tus agentes verán esta nueva iniciativa como un intento de microgestión o de "mirarles por encima del hombro". Si requiere esfuerzo manual de su parte, también podrían verlo como robar tiempo de las tareas relacionadas con las ventas, dificultando que alcancen sus cuotas y ganen comisiones.

La mayoría de los agentes se convencerán una vez que vean el valor en los beneficios mencionados anteriormente. Mientras tanto, es crucial enfatizar que el objetivo no es controlarlos, sino ayudarlos a vender más fácil y efectivamente identificando y afilando las mejores herramientas en su arsenal.

Barrera 2: Entrada de datos deficiente e inconsistente

El seguimiento manual de actividades de ventas es desmotivador para los agentes y a menudo tiene una baja tasa de cumplimiento, lo que resulta en una calidad de datos deficiente y una información débil. El seguimiento manual casi siempre lleva a que algunas actividades no sean documentadas.

Sin embargo, automatizar tanto del proceso de seguimiento como sea posible mitigará este desafío y mejorará la integridad de tus datos. Un sistema como Plecto puede ayudarte a automatizar la recopilación de datos en múltiples sistemas y agregarlos en informes visualmente impresionantes y fáciles de entender con muy poco tiempo de intervención manual (más sobre eso más adelante).

Barrera 3: Fatiga de datos

En el otro extremo del espectro de la baja conformidad, el seguimiento automatizado de actividades de ventas puede producir grandes volúmenes de datos que son difíciles de analizar. Esto a menudo lleva a que las personas renuncien porque el proceso es demasiado arduo.

Para evitar la fatiga de datos, limita tu seguimiento a actividades que se alineen directamente con acuerdos y oportunidades, y solo rastrea datos que puedan entregar información útil con el potencial de mejorar los resultados de esas actividades.

Plecto: El socio perfecto para el seguimiento de actividades de ventas

Emprender el seguimiento de actividades de ventas por primera vez puede parecer intimidante porque los métodos de seguimiento manual pueden ser lentos, incompletos y propensos a errores. Afortunadamente, hay mejores opciones.

Plecto se integra con la mayoría de los principales sistemas CRM, ahorrando horas de tiempo manual mientras mejora la integridad de los datos en los que confiarás. La plataforma es totalmente personalizable para darte control completo sobre qué actividades mides, para qué período, frente a qué objetivos y más: personaliza para los parámetros que desees.

En lugar de perder tiempo en trabajo de rutina como actualizar constantemente archivos de Excel y PowerPoint, Plecto te permite programar y generar informes automáticos usando datos en tiempo real para ayudarte a rastrear las actividades que impulsarán a tu equipo hacia sus objetivos de ventas. Además, los Dashboards interactivos en tiempo real de Plecto facilitan la creación de Dashboards personales y de todo el equipo para mantener a tus agentes enfocados y motivados para completar actividades de ventas de alto valor.

Independientemente de cómo elijas estructurar y compartir tus datos, las herramientas de arrastrar y soltar de Plecto facilitan que personas de cualquier nivel de habilidad presenten datos en un formato pulido que es visualmente atractivo y fácil de entender.