Detén el caos de hojas de cálculo: Por qué las empresas HVAC están abandonando Excel por Plecto

Cómo tu empresa de servicio al hogar puede liberarse de Excel

Preparar la base para el éxito de datos

Excel. Todos lo conocen; ha estado aquí por siempre. Es una plataforma altamente versátil que se puede usar en prácticamente cualquier contexto. Es poderoso porque es simple.

Pero esta simplicidad tiene algunos grandes inconvenientes. Aunque Excel es tremendamente útil para organizar y mostrar datos, todos esos datos tienen que venir de algún lugar…a saber, tienen que ingresarse manualmente.

Para empresas de servicio al hogar, especialmente las que tienen equipos pequeños y muy flexibles, el tiempo dedicado a ingresar datos en Excel para usarlo correctamente puede ser inmenso—tiempo que preferirías usar en tu trabajo real. Muchos proveedores de servicios al hogar pasarán literalmente cientos de horas por año introduciendo datos en Excel.

Esta es la razón por la que abandonar Excel puede ser no solo crucial, sino transformador para una pequeña empresa. Liberarse de Excel liberará tu tiempo y recursos, permitiéndote dedicar estos al trabajo que realmente quieres y necesitas hacer.

En esta guía, te guiaremos a través de los pasos de cómo escapar de la trampa de Excel–y cómo reemplazarlo con software automatizado que seguirá satisfaciendo tus necesidades de análisis de datos.

¿Qué significa "liberarse de Excel"?

Antes de comenzar, debemos enfatizar que "liberarse" de Excel no significa que tengas que abandonarlo completamente. Excel todavía tiene mucho valor, y puede ser fácilmente integrado con plataformas de visualización de datos como Plecto.

Liberarse de Excel significa que ya no tienes que depender de Excel como tu única fuente de verdad; como tu única forma de registrar y analizar datos; y como tu única forma de mostrar y observar datos.

Puedes externalizar algunas o todas estas funciones a una plataforma más eficiente que sea más receptiva a tus necesidades. Aún puedes usar Excel si quieres—simplemente no tienes que usarlo para todo.

Los cinco pasos hacia la libertad de hojas de cálculo

Hay cinco pasos principales a seguir cuando se realiza la transición de Excel a un nuevo sistema de visualización de datos. Son:

1. Identifica tus puntos de dolor 🩺
2. Define tus necesidades principales 🤔
3. Elige la plataforma correcta 🖥️
4. Planifica tu transición ➡️
5. Crea responsabilidad 💪

Revisaremos cada uno de estos pasos uno por uno.

1. Identifica puntos de dolor 🩺

Para comenzar el proceso de transición, debes ser consciente de cuál es exactamente tu(s) problema(s). Los problemas comunes enfrentados por los proveedores de servicios al hogar al tratar con Excel incluyen:

• Demasiadas versiones de archivo. Si tienes múltiples versiones del mismo archivo—algunas más antiguas, algunas más nuevas—esta situación puede crear un verdadero dolor de cabeza, especialmente cuando intentas hacer algo importante (¡como planificar un presupuesto!).
• Sin acceso móvil para agentes de campo. El seguimiento de datos en tiempo real en una versión móvil es algo que Excel no hace muy bien. Los técnicos en trabajos que desean mantener un seguimiento de métricas esenciales encontrarán que es difícil, si no imposible, con Excel.
• Dificultad para rastrear horarios o facturación.
• Y por supuesto, entrada de datos manual que consume tiempo.

2. Define tus necesidades principales 🤔

Una vez que conoces tu problema, puedes pensar en cómo abordas la solución. Esto significa que debes determinar cuáles son tus necesidades principales. Estos podrían ser:

• Programación y despacho
• Seguimiento de trabajos
• CRM
• Facturación y pagos
• Reportes de datos y KPIs

Como diferentes plataformas tienen diferentes nichos y se ajustan a diferentes necesidades, tus propias necesidades principales determinarán la plataforma que selecciones.

3. Elige la plataforma correcta 🖥️

Ahora a la parte más importante—elegir la plataforma que sea mejor para ti.

• Si necesitas una mejor gestión de servicios de campo (FSM): ServiceTitan, Jobber, Housecall Pro y FieldEdge son todas opciones sólidas. Puedes leer un análisis más detallado de ellas aquí.
• Si necesitas mejor CRM y gestión de proyectos: HubSpot y Zoho One son ideales, especialmente para PYMES (pequeñas y medianas empresas).
• Si necesitas una solución de panel para rastrear y mostrar datos: Plecto, Geckoboard, Datacube y Domo son todas opciones de panel sólidas para controlar tus datos. Plecto tiene un par de ventajas únicas: se integra con muchos CRMs (como HubSpot) así como ServiceTitan, y viene con emocionantes características de gamificación para animar y motivar a tu equipo.

4. Planifica la transición ➡️

Ahora que has seleccionado tu plataforma, es hora de asegurarte de que la transición de tu equipo sea un éxito. Hay algunas cosas que tendrás que hacer en este paso:

• Limpia tus datos. Esto significa organizar tus datos y hacerlos consistentes. Asegúrate de que todo esté actualizado y que no contenga errores.
• Selecciona un equipo piloto para liderar la transición. Esto podría ser tu departamento de TI, o incluso un especialista solitario. Muchas de las plataformas mencionadas anteriormente (incluyendo Plecto) ofrecen configuración e incorporación para nuevos clientes.
• Capacita a tu personal en la nueva plataforma. ¡Esto podría tomar algo de tiempo, así que se requiere paciencia! En este período de transición, asegúrate de usar los recursos que tu plataforma elegida ofrece para nuevos usuarios. Por ejemplo, Plecto proporciona consulta Expert Service así como una biblioteca de recursos en línea gratis.
• Ejecuta Excel en paralelo durante un tiempo hasta que confíes en el nuevo sistema. ¡No dejes ir Excel todavía hasta que confíes completamente en, y estés cómodo con, tu nueva plataforma—especialmente si aún tienes datos valiosos respaldados en Excel.

5. Crea responsabilidad 💪

¡Lo hiciste! 🎉 Has realizado la transición a tu plataforma elegida. Para mantener el impulso y asegurarse de que puedas integrar la nueva plataforma en tu trabajo diario, es importante crear un equipo cultura de responsabilidad alrededor de tu plataforma. Algunos puntos clave en los que puedes hacerlo incluyen:

• Requiere que tus check-ins sean en la aplicación de la plataforma en lugar de en hojas de cálculo.
• Usa paneles para monitorear la finalización de trabajos y KPIs en tiempo real.
• Automatiza tu proceso de encuestas de clientes y recopilación de retroalimentación.

Evita trabajo extra y construye eficiencia con Plecto

No nos malentiendas: Excel es una herramienta increíblemente poderosa y tiene mucho valor. Pero es una plataforma que puede convertir fácilmente el trabajo en más…trabajo. Esto es exactamente lo que quieres evitar.

Hay muchas otras herramientas de visualización y análisis de datos que pueden revolucionar cómo tratas el lado de datos de las cosas en tu lugar de trabajo. Plecto es un excelente ejemplo de esa herramienta. Con Plecto, puedes…

• Usar visualización de datos en tiempo real. Aporta tus métricas de KPI a la vida con widgets fáciles de leer en paneles en tiempo real o dinámicos. Puedes mostrar tus paneles en pantallas de TV estratégicamente colocadas alrededor de tu oficina central.
• Engancharse con características de gamificación. ¡Impulsa la motivación y la moral de tu equipo a través del poder de la competencia amistosa! Las características ofrecidas incluyen competencias divertidas, notificaciones automáticas y badges de logros celebratorios.
• Crear reportes automáticos. Comparte los datos más recientes y precisos con tu junta directiva e interesados con presentaciones de PowerPoint y hojas de cálculo de Excel descargables instantáneamente (¡una buena razón para no deshacerse de Excel completamente!).

Las pequeñas empresas de servicio al hogar están usando cada vez más Plecto para controlar sus datos y ahorrar tiempo valioso. Aquí hay solo algunas de sus historias:

• Game-Changing Culture Drives 20% Increase in Calls and Jobs at Electrika
• Plecto Saves Canadian Home Service Firm Hundreds of Hours
• Real-Time Plecto Dashboards Drive 100% Higher Engagement at Arnold & Sons

Si estás listo para hacer el salto lejos de Excel y descubrir qué puede hacer Plecto por ti, regístrate a continuación para una demostración gratuita hoy.

Q&As

¿Por qué depender completamente de Excel es un gran inconveniente para empresas de servicio al hogar?

Aunque Excel es muy versátil, requiere cientos de horas de tediosa entrada de datos manual, que consume el tiempo valioso que los equipos pequeños podrían pasar haciendo trabajo real. Además, carece de acceso móvil en tiempo real, lo que hace incredibly difícil para los técnicos de campo rastrear métricas esenciales sobre la marcha.

¿Significa "liberarse" de Excel que una empresa tiene que abandonarlo completamente?

De ninguna manera—simplemente significa que dejes de depender de Excel como tu única fuente de verdad y entrada de datos manual. Puedes integrar fácilmente tus hojas de cálculo existentes con plataformas automatizadas como Plecto para mostrar tus datos dinámicamente sin el mantenimiento manual constante.

¿Cómo mejora la transición a paneles de Plecto la responsabilidad del equipo?

Pasar de hojas de cálculo a paneles de Plecto en tiempo real permite que todos monitoreen la finalización de trabajos y KPIs instantáneamente. Esta alta visibilidad, combinada con características divertidas de gamificación como competencias y badges, aumenta naturalmente la moral y asegura que todo el equipo se mantenga alineado con sus objetivos.