Sunflower Home Buyers spart Stunden bei der Berichterstattung

Einführung

Kyle Eisenbarger, CTO und Eigentümer von Sunflower Home Buyers, hat jahrelang die Datenbasis des Immobilienunternehmens in Kansas City innerhalb von Podio aufgebaut und sie von Anfang an wie eine relationale Datenbank (eine Datenbank, die Daten in Zeilen und Spalten organisiert, die eine Tabelle bilden, bestehend aus Datenpunkten, die miteinander in Beziehung stehen) strukturiert, damit sie eines Tages echte Berichterstattung unterstützen kann. Jahrelang blieb diese Struktur ungenutzt, da das Team keine Möglichkeit hatte, zu sehen, was sie enthielt.

Die Kombination von Podio mit Plectos Echtzeit-Dashboards änderte das: Kyle und sein Team verfolgen jetzt jeden Akquisitionsmitarbeiter, Innendienstmitarbeiter und Marketingkanal einzeln und nutzen diese Daten, um rückwärts zu ermitteln, was es tatsächlich braucht, damit ein Mitarbeiter ein bestimmtes Einkommensziel erreicht. Tägliche Aktivitäten, die einst unsichtbar waren, sind jetzt sichtbar genug, um sie zu gamifizieren, zu coachen und die Menschen entsprechend zu bezahlen.

Die Herausforderung

Sunflower Home Buyers begann wie die meisten kleinen Immobilien-Teams: Eine Person, Joseph Ientile, Mitbesitzer, führte den Vertrieb aus dem Kopf heraus, ohne eine strukturierte Möglichkeit, Leads oder Nachverfolgungen zu verfolgen. Kyle erinnert sich klar an diese frühen Tage.

"Joe hatte immer einen Hintergrund im Vertrieb, aber es war immer sehr viel nur er allein, sozusagen nach Gefühl handelnd," sagt Kyle. "In den ersten wahrscheinlich anderthalb Jahren gab es wirklich nicht viel Prozess oder Workflow."

Podio gab dem Team sein erstes gemeinsames Zuhause für diese Informationen, und es wuchs mit ihnen, als sie ihre ersten Mitarbeiter einstellten. Aber die Flexibilität von Podio bringt eine Lernkurve mit sich. Kyle, der aus einem Software-Engineering-Hintergrund kam, fand die Logik der Plattform vertraut, aber ihre spezifischen Eigenheiten fordernd.

"Wie jeder, der tief in Podio ist, weiß, ist es sehr speziell, und es gibt Umgehungen und Dinge, die man wissen muss, um es gut zu machen, denn es ist ein ziemlich altes System. Wenn man die kleinen Eigenheiten und Fallen nicht kennt, kann es sehr überwältigend sein."

Um diese Lücke zu schließen, arbeitete Kyle fast zwei Jahre lang direkt mit einem Podio-Partner zusammen, lernte die Plattform praktisch über gemeinsame Online-Sitzungen, bis er sie selbst aufbauen und warten konnte.

"Wir haben im Wesentlichen paarprogrammiert, wobei er fuhr, seinen Bildschirm teilte und mir alles beibrachte, was er tat. Ich habe einfach alles aufgesogen und das System über zwei Jahre gelernt, bis ich schließlich zuversichtlich war, 80 Prozent von allem selbst zu machen," erinnert er sich.

Als Kyle diese Kontrolle über Podio hatte, hatte Sunflower eine gut strukturierte Datenbasis, die wie eine relationale Datenbank aufgebaut war, mit Datensätzen, die auf eine Weise verbunden waren, die letztendlich berichtbar sein konnte. Was das Unternehmen noch nicht hatte, war eine Möglichkeit, das alles zu sehen.

"Wir wussten nicht, dass wir (diese Daten) benötigten. Wir hatten das noch nie zuvor gemacht," sagt Kyle. Es ist verrückt, jetzt darüber nachzudenken, denn wir leben in Dashboards."

Kyle bemerkte, dass andere Unternehmen in seiner Branche Plecto-Dashboards auf Bildschirmen im Hintergrund ihrer YouTube- und Facebook-Videos liefen und war sofort begeistert. Er erinnerte sich an den genauen Moment, als das passierte: "Ja, ich kann mich deutlich an einen Typen aus Las Vegas erinnern, der (auf YouTube oder Facebook) postete, und ich konnte seine Dashboards sehen, und ich dachte, Das brauchen wir. Das ist so cool."

Der Zugang zur kraftvollen Kombination aus Plecto und den Daten, die Kyle jahrelang in Podio strukturiert hatte, bedeutete, dass er endlich die Zahlen auf einen Bildschirm bringen konnte und dass sie verwendet werden konnten, nicht nur gespeichert.

Die Lösung

Die native Integration von Plecto mit Podio machte die Einführung von Tag eins an einfach. Das erste Dashboard, das Sunflower erstellte, war einfach: eine monatliche Ansicht von Leads, geplanten Terminen, abgeschlossenen Terminen, Verträgen und Abschlüssen, mit Konversionsprozentsätzen am unteren Bildschirmrand. Es gab Joe, als Vertriebsleiter, das erste echte Werkzeug, um ein dreiköpfiges Team zur Verantwortung zu ziehen.

Als das Unternehmen wuchs, entwickelte sich das zu einem Aktivitäts-Tracker für den Innendienst, der die folgenden Kennzahlen überwachte:

• getätigte Anrufe,
• unhörbare Voicemails hinterlassen,
• Gesprächszeit,
• benutzerdefinierte "qualitative Gespräche"-Kennzahl
• berechnetes Feld zur Messung der Anruftiefe und -dauer
• geplante Termine.

Das Team beginnt jetzt jeden Tag mit einem 20-minütigen Huddle, der direkt um diese Zahlen herum aufgebaut ist: "Sie gehen die Zahlen von gestern durch und sprechen über den Plan für heute, entweder um wieder auf Kurs zu kommen oder den Schwung aufrechtzuerhalten," sagt Kyle.

Sunflower verfolgt individuelle KPI-Dashboards nach Monat und Jahr und gibt dem Team genaue Durchschnitte über die gesamte Gruppe. Von dort aus können sie jedem Mitarbeiter genau sagen, wie viele Anrufe und Termine erforderlich sind, um ein bestimmtes Einkommensziel zu erreichen: "Jetzt haben wir die Daten und die Historie aller Personen in diesem Team, um zu sagen, wenn du das erreichen willst, musst du so viele Termine planen. Und wenn du so viele Termine planen willst, musst du so viele Anrufe tätigen," sagt er.

Um das Team täglich engagiert zu halten, betreibt der Innendienst von Sunflower in Olathe ein rotierendes Plecto-Dashboard-Karussell auf einem gemeinsamen Fernseher. Derzeit zeigt es einen monatlichen Wettbewerb zwischen zwei Teams, und Mitarbeiter lösen ein persönliches Ausstiegslied aus, wenn sie einen Termin buchen: "Es spielt 20 Sekunden ihres Videos ihrer Wahl von YouTube, was immer großartig ist, weil man es seinen Kollegen unter die Nase reiben kann."

Die Ergebnisse

Seit der Implementierung von Plecto hat Sunflower Home Buyers die Verfolgung auf jeden Teil des Unternehmens ausgeweitet, nicht nur auf den Vertrieb. Jeder Marketingkanal wird jetzt einzeln gemessen, einschließlich Rendite der Werbeausgaben nach Kanal, und das Team verfolgt einen Lead durch den gesamten Funnel: Leads, geplante Termine, abgeschlossene Termine, Verträge und Abschlüsse, unterteilt nach Marketingkanal und einzelnen Mitarbeitern.

"Jeder Bereich, den wir der Verfolgung aussetzen, hat sich verbessert. Wir verfolgen jeden einzelnen Kanal individuell, und das ist etwas, was wir früher nie gemacht haben," sagt Kyle.

"Jetzt haben wir den gesamten Funnel von der Akquisition bis zum Abschluss. Wir können sehen, wo das Problem im Prozess liegt, es nach Mitarbeiter oder Marketingkanal betrachten und entweder mehr Schulungen in diese Richtung geben oder Maßnahmen ergreifen."

Diese Sichtbarkeit hat auch die Art und Weise verändert, wie die Führungsebene ihre wöchentlichen Meetings abwickelt. Das Führungsteam von Sunflower überprüft jede Woche einen roten-gelben-grünen Ampelbericht, ein Prozess, der früher bedeutete, manuell vier bis zwölf Kennzahlen pro Person aus Podio und anderen Systemen von Hand zu ziehen. Jedes Teammitglied hat jetzt ein vorgefertigtes Plecto-Dashboard, das bereits für das Meeting konfiguriert ist, sodass das Team genaue Zahlen abrufen kann, anstatt sie zu suchen.

"Jede einzelne Sache, die wir für Plecto verwenden, spart uns, wenn nicht Stunden, auf jeden Fall viele Minuten. Es ist fast unmöglich, eine echte Zahl dafür anzugeben, aber es ist eine Menge Zeit, die gespart wird," sagt Kyle.

Kyle ist ebenso direkt über die Beständigkeit von Plecto. Sunflower hat andere Systeme evaluiert, während das Unternehmen gewachsen ist, aber nichts gefunden, das die Tiefe und den Preis von Plecto für ein Unternehmen ihrer Größe erreicht.

"Ich habe nichts Vergleichbares gefunden, das es auf diesem Niveau und zu diesem Preis für ein kleines bis mittelgroßes Unternehmen macht. Jedes Unternehmen benötigt ein solches Werkzeug, insbesondere in der Immobilienbranche. Es kann in kleinen Unternehmen sehr unstrukturiert sein, und das kann interessant werden. Die Fähigkeit, diese KPIs und den Prozess und die Struktur zu schaffen, um vorhersehbarere Ergebnisse zu erzielen, ist von unschätzbarem Wert."

Verwandeln Sie Ihre Daten in ein System, das sich selbst bezahlt

Blickt man in die Zukunft, möchte Kyle die pro-Kanal-Verfolgung von Sunflower einen Schritt weiter bringen, indem er Leads mit den Mitarbeitern kombiniert, die am besten geeignet sind, sie abzuschließen: "Ich würde gerne sagen, Steve ist wirklich gut bei Google Ads-Leads, er konvertiert viel besser als so-und-so, also sollten wir ihm mehr von diesen Leads geben. Die Kombination von Leads mit den natürlichen Fähigkeiten der Menschen, denke ich, ist die nächste Stufe für uns."

Das ist die Art von Präzision, die nur möglich ist, wenn jeder Mitarbeiter, jeder Kanal und jeder Deal bereits an einem Ort sichtbar ist, genau das, was Sunflower mit Podio und Plecto zusammen aufgebaut hat.

Läuft Ihr Immobiliengeschäft noch auf Instinkt statt auf Daten? Sehen Sie, was passiert, wenn die Aktivitäten und Leistungen Ihres Teams alle auf demselben Dashboard leben. Melden Sie sich für eine kostenlose Plecto-Demo oder eine zweiwöchige Testversion unten an.

*Haftungsausschluss: Wir verpflichten uns zum Datenschutz. Alle Dashboard-Bilder in dieser Kundenstory wurden von unserem Kunden, Sunflower Home Buyers, bereitgestellt. Namen, Identifikationsfotos und einige Daten wurden aus Sicherheitsgründen geändert. Plecto greift nicht ohne schriftliche Zustimmung auf die Dashboards der Kunden zu.