Försäljningsrapportmallar du kan kopiera och använda denna vecka

Need a sales report template you can use today? Below are seven, each with who it is for, how often to send it, the questions it answers and a table you can copy straight into a spreadsheet, a doc or an email. There are templates for a daily sales report, a weekly sales report, a monthly sales report, a sales call report, a sales pipeline report, a sales funnel report and a sales rep performance report.

The tables are inline, so there is nothing to download: select a table, copy it and paste it into Google Sheets, Excel or your CRM notes. If you want the metric definitions behind the columns, our guide to 21 sales KPI:er explains each one.

Vad är en försäljningsrapport?

En försäljningsrapport är en sammanställning av försäljningsresultat och aktiviteter under en viss period, som en dag, vecka eller månad. Den jämför vad som hände med mål och föregående period, och avslutas med vad som ska göras härnäst. En försäljningsrapportmall är layouten som kan återanvändas, så varje rapport använder samma mätvärden i samma ordning.

En bra rapport besvarar tre frågor: var står vi i förhållande till målet, vad har förändrats sedan sist, och vad bör vi göra åt det? Rapporter som bara listar siffror blir överskådade. Rapporter som förklarar skillnaden och namnger nästa steg används i möten.

En försäljningsrapport är inte samma sak som en live-dashboard. En dashboard visar det aktuella tillståndet kontinuerligt; en rapport är en översikt med kommentarer, skickad till personer som inte kommer att öppna dashboarden. Vår guide till dashboards vs. rapporter förklarar när man ska använda varje.

Vad varje försäljningsrapportmall bör inkludera

Oavsett frekvens fungerar en försäljningsrapportmall bäst när den har samma sex byggstenar:

1. Period och ägare: de datum som omfattas, teamet eller representanten, och vem som skrev den.
2. Huvudresultat: intäkter eller bokningar mot mål, i en rad högst upp.
3. Jämförelse: samma mätvärden mot målet och föregående period, så att ett nummer alltid har kontext.
4. Pipeline eller aktivitetsdrivare: de ledande indikatorerna (samtal, möten, nya möjligheter) som förklarar resultatet.
5. Kommentar: två eller tre meningar om varför siffrorna förändrades.
6. Nästa steg: specifika åtgärder med en ägare och ett datum.

Håll mätlistan kort. Fem till åtta rader per rapport är tillräckligt för de flesta läsare, och varje rad bör vara något en person kan agera på. Om du väljer vad som ska mätas, är vår guide till KPI:er för försäljningschefer en bra kortlista.

7 exempel på försäljningsrapportmallar

Varje mall nedan använder fiktiva kolumnrubriker som du kan döpa om för att matcha din CRM. Fyll i "Mål"-kolumnen från din försäljningsplan, inte från föregående period, annars mäter du bara om du upprepade dig själv.

Daglig försäljningsrapportmall

För: representanter, teamledare och chefer inom högvolym- eller intern försäljning. Frekvens: i slutet av varje dag, läs på två minuter.

En daglig försäljningsrapport är en kort översikt över aktiviteter och resultat. Den visar om teamet är på rätt spår för veckan och lyfter fram hinder medan det fortfarande finns tid att åtgärda dem. Frågor den besvarar:

• Nådde vi dagens aktivitets- och intäktsmål?
• Vilka affärer gick framåt, och vilka stannade av?
• Vad behöver uppmärksamhet imorgon?

Veckovis försäljningsrapportmall

För: försäljningschefer och ledningsteamet. Frekvens: varje måndag för föregående vecka, eller fredag eftermiddag.

Den veckovisa försäljningsrapporten är den som de flesta team behöver först. Den balanserar resultat med aktiviteten som driver dem, vilket gör den till den bästa platsen att upptäcka ett problem tidigt. Frågor den besvarar:

• Är vi på väg att nå detta månadsnummer?
• Vilka representanter eller faser ligger efter?
• Vilka tre åtgärder ska vidtas nästa vecka?

Nedanför tabellen, lägg till tre korta sektioner: Vinster (vad som fungerade), Risker (affärer eller representanter som ligger efter) och Nästa vecka (åtgärder med ägare). Den steg-för-steg-guiden längre fram i denna artikel visar hur.

Månatlig försäljningsrapportmall

För: försäljningsledning, ekonomi och ledningsteamet. Frekvens: första veckan av nästa månad.

En månatlig försäljningsrapport zoomar ut från aktiviteter till trender. Den jämför månaden med målet, föregående månad och samma månad förra året, och den matar prognosen för nästa kvartal. Frågor den besvarar:

• Nådde vi det månatliga och kvartalsvisa målet?
• Vilka produkter, segment eller kanaler drev resultatet?
• Blir försäljningscykeln längre eller kortare?

Försäljningssamtalsrapportmall

För: representanter som loggar samtal, och chefer som granskar dem. Frekvens: efter varje samtal, granskas veckovis.

En försäljningssamtalsrapport registrerar vad som sades och vad som händer härnäst. Den håller CRM-anteckningar konsekventa, gör överlämningar enklare och ger chefer material för coaching. Frågor den besvarar:

• Vad sa prospektet om behov, budget, tidslinje och beslutsfattare?
• Vad överenskoms, och vem gör vad härnäst?
• Vilka samtal bör granskas i en coachingsession?

Skriv resultatet i en mening som en kollega kan agera på, som "Budget godkänd, behöver säkerhetsgranskning innan förslag." För att spåra volymen av samtal, se vår guide till försäljningsaktivitetsspårning.

Försäljningspipeline-rapportmall

För: försäljningschefer, intäktsoperationer och VD. Frekvens: veckovis, med en djupare granskning månadsvis.

En försäljningspipeline-rapport visar varje öppen affär efter steg, med dess värde och sannolikhet. Den är grunden för prognosen, så den bör göra stillastående affärer uppenbara. Frågor den besvarar:

• Finns det tillräckligt med pipeline för att nå målet?
• Vilka affärer har inte rört sig på två veckor eller mer?
• Vad är den vägda prognosen för perioden?

Lägg till en rad under tabellen för pipeline-täckning (öppen pipeline delat med kvoten för perioden). Vår guide till försäljningspipeline förklarar stegen, sannolikheterna och täckningsformeln.

Försäljningsfunnel-rapportmall

För: försäljnings- och marknadsföringsledare. Frekvens: månadsvis eller kvartalsvis.

En försäljningsfunnel-rapport mäter konvertering från ett steg till nästa, så att du kan se var prospekt faller bort. Till skillnad från pipeline-rapporten, som listar öppna affärer, räknar den människor och betyg över en period. Frågor den besvarar:

• Vilket steg tappar flest prospekt?
• Vilka leadkällor konverterar bäst?
• Hur lång tid tar det för ett lead att bli kund?

Konverteringsgraden är antalet som flyttade till nästa steg delat med antalet som gick in i det. För sätt att läsa resultaten, se vår artikel om analys av din försäljningsfunnel.

Försäljningsrep-prestanda rapportmall

För: försäljningschefer som håller en-mot-en och granskningar. Frekvens: månadsvis, med en snabb veckokontroll.

Denna försäljningsrapportmall jämför varje rep med sitt eget mål och med teamet. Dess uppgift är att starta en coachingsamtal, inte att ranka personer. Frågor den besvarar:

• Vem ligger före eller efter kvoten, och varför?
• Orsakas ett svagt resultat av aktivitet, konvertering eller affärsstorlek?
• Vilken rep behöver hjälp, och med vad?

Läs över varje rad. En rep med låg intäkt men hög vinstprocent behöver vanligtvis mer pipeline; låg vinstprocent med många möten pekar på en kompetensbrist.

Hur man skriver en veckovis försäljningsrapport

En veckovis försäljningsrapport tar cirka 20 minuter när mallen är inställd. Följ dessa steg:

1. Välj målgruppen. Ett teammöte behöver detaljer på rep-nivå; VD:n behöver huvudrubriken och riskerna.
2. Dra samma mätvärden varje vecka. Använd en sanningskälla, vanligtvis din CRM, och samma definitioner varje gång.
3. Jämför, lista inte bara. Lägg till mål- och föregående vecka-kolumner till varje mätvärde.
4. Skriv huvudrubriken först. En mening: "Vi stängde $X, Y% av det veckovisa målet, och månaden är på/av spår."
5. Förklara den största rörelsen. Välj ett eller två nummer som förändrades mest och säg varför.
6. Flagga risker. Namnge stillastående affärer, tunn pipeline eller reps som ligger efter.
7. Avsluta med åtgärder. Varje nästa steg får en ägare och ett datum.
8. Skicka det samma tid varje vecka. Konsekvens bygger vanan att läsa den.

Vanliga misstag i försäljningsrapporter

• För många mätvärden. Tio rader som betyder något slår fyrtio som inte gör det.
• Ingen målkolumn. Utan ett mål har ett nummer ingen betydelse.
• Blandade definitioner. Om "pipeline" betyder olika saker för olika reps kan rapporten inte litas på.
• Siffror utan kommentarer. Läsarna ska inte behöva gissa berättelsen.
• Endast fördröjda resultat. Intäkter berättar vad som hände; samtal, möten och nya möjligheter berättar vad som kommer att hända.
• Bygga det för hand varje vecka. Manuell kopiering orsakar fel och tar tid från försäljning.

Automatisera din försäljningsrapportmall med Plecto

Att kopiera siffror till ett kalkylblad varje måndag är den del av rapporteringen som teamen mest vill slippa. Plecto rapporter hämtar från de datakällor du redan kopplar (150+ integrationer, plus API, SQL och Excel eller Google Sheets), så siffrorna är de samma som på dina dashboards.

Du kan exportera en rapport som PowerPoint eller Excel, eller schemalägga tim-, dag-, vecka- eller månadsvisa exporter som kommer till din inkorg, så att den veckovisa rapporten kan vara redo innan ditt måndagsmöte. Rapporter finns tillgängliga på Large- och Enterprise-planerna.

För byggstegen, följ vår guide till att skapa en försäljningsrapport i Plecto. För allmän KPI-rapportering, se KPI-rapporter.

Välja rätt försäljningsrapportmall

Börja med den veckovisa försäljningsrapporten, lägg till pipeline-rapporten när din prognos är viktig, och använd rep-prestanda-rapporten för coaching. Håll varje försäljningsrapportmall kort, jämförbar vecka för vecka och kopplad till ett nästa steg. När du är redo att sluta kopiera siffror för hand, se hur Plecto-rapporter automatiserar det.

Frågor

Vanliga frågor om försäljningsrapportmallar

Vad bör en försäljningsrapportmall inkludera?

En försäljningsrapportmall bör inkludera den täckta perioden, huvudintäkten mot målet, en jämförelse med föregående period, pipeline- eller aktivitetsnummer som driver resultat, kort kommentar om varför siffrorna förändrades och nästa steg med ägare. Håll det till fem till åtta mätvärden så att läsarna kan agera på det.

Hur skriver man en veckovis försäljningsrapport?

Dra samma mätvärden varje vecka från din CRM, jämför dem med mål och föregående vecka, och skriv en huvudrubrik i en mening först. Förklara sedan den största rörelsen, flagga risker som stillastående affärer, och avsluta med åtgärder som har en ägare och ett datum. Skicka det samma tid varje vecka.

Vad är skillnaden mellan en försäljningspipeline-rapport och en försäljningsfunnel-rapport?

En försäljningspipeline-rapport listar öppna affärer efter steg med deras värde och sannolikhet, vilket stöder prognostisering. En försäljningsfunnel-rapport mäter konverteringsgrader mellan steg över en period, vilket visar var prospekt faller bort. Använd pipeline-rapporten för att hantera affärer och funnel-rapporten för att förbättra processen.

Hur ofta bör du skicka en försäljningsrapport?

Skicka en kort daglig rapport till representanter och teamledare inom högvolymförsäljning, en veckovis rapport till chefer, och en månadsrapport till ledning och ekonomi. Matcha frekvensen med hur snabbt beslut fattas. Om ingen agerar på en daglig rapport, flytta den till veckovis.

Vad är en försäljningssamtalsrapport?

En försäljningssamtalsrapport är en kort registrering av ett samtal: datumet, kontakten och företaget, syftet, resultatet, invändningar som framställts, nästa steg och uppföljningsdatum. Den håller CRM-anteckningar konsekventa, hjälper med överlämningar och ger chefer exempel att använda i coaching.

Kan du automatisera försäljningsrapporter?

Ja. Koppla din CRM och andra källor till ett rapporteringsverktyg, bygg rapporten en gång och schemalägg den. I Plecto kan du exportera rapporter som PowerPoint eller Excel och schemalägga tim-, dag-, vecka- eller månadsvisa exporter via e-post. Rapporter finns tillgängliga på Large- och Enterprise-planerna.