En komplett guide till spårning av försäljningsaktiviteter

Hur man effektivt spårar försäljningsaktiviteter

Dagens affärsprogramvarulösningar gör det enklare än någonsin att samla in och analysera data, och många företag använder denna teknik för att förbättra sina försäljningsprocesser.

Spårning av försäljningsaktiviteter omfattar en mängd datapunkter som kan användas för att spåra den övergripande försäljningsprestandan och prestationen hos enskilda agenter. Det ger försäljningsledare möjlighet att fatta informerade beslut baserade på data istället för att förlita sig på intuition och hoppas på det bästa. Spårning av försäljningsaktiviteter är ett kraftfullt verktyg för att effektivisera arbetsflöden och upprätthålla ett högpresterande försäljningsteam, vilket är särskilt viktigt inom branscher som är beroende av korta försäljningscykler och höga volymer.

4 affärskritiska skäl att implementera spårning av försäljningsaktiviteter

Även om framgångsrika försäljningsorganisationer ofta byggs på en grund av uthållighet, upptäcker många försäljningsledare att en övergång till en mer strategisk datadriven metod katapulterar deras team till ännu bättre och snabbare resultat.

Att spåra försäljningsaktiviteter kan ge insikter om vilka kanaler som är mest effektiva, var agenter arbetar hårt istället för smart, och vilka agenter som kan dra nytta av coaching eller träning. Det kan också hjälpa försäljningsledare att identifiera blinda fläckar – tidigare dolda problem som hindrar teamets bästa insatser och får dem att prestera under sin potential.

Här är fyra viktiga skäl att göra spårning av försäljningsaktiviteter till en del av ditt arbetssätt.

Skäl 1: Datadrivet beslutsfattande

Med enkel tillgång till relevant data och insikter är försäljningsledare mer bemyndigade än någonsin att fatta rätt affärsbeslut – och få stöd från relevanta intressenter.

Att förlita sig på anekdotisk information, magkänslor och välgrundade gissningar är inte längre tillräckligt. Spårning av försäljningsaktiviteter gör det möjligt för dig att basera dina beslut på konkret data, vilket förbättrar dina chanser till framgång samtidigt som det ger en pappersspår för att validera dina åtgärder.

Genom att fatta informerade val kommer du att förbättra dina chanser att skapa effektiva strategier och processer som leder ditt team till större långsiktig framgång.

Skäl 2: En bättre förståelse för hur agenter spenderar sin tid

Enligt Forbes forskning spenderar försäljningsagenter nästan två tredjedelar av sin tid på aktiviteter som inte genererar intäkter. Spårning av försäljningsaktiviteter gör det möjligt för chefer att hålla koll på hur deras agenter spenderar sin tid.

Målet är inte att mikrostyra utan att identifiera flaskhalsar och ineffektiva processer som hindrar produktiviteten. Det är också ett sätt att granska din nuvarande försäljningsstrategi och identifiera vilka aktiviteter som ger de bästa resultaten, så att du kan uppmuntra agenter att fokusera på dessa högvärdesaktiviteter.

Att jämföra aktiviteterna hos de mest framgångsrika agenterna med lågpresterande kan ge användbara insikter som du kan använda i coaching och träning.

Skäl 3: Förbättrad prognostisering

Noggrann prognostisering har visat sig vara en nyckelfaktor för framgång genom att möjliggöra för försäljningsorganisationer att sätta realistiska mål och fördela resurser på mest effektiva sätt. Spårning av försäljningsaktiviteter ger den data som behövs för att identifiera trender och mönster, och förstå vilka försäljningsaktiviteter som är mest effektiva. Med en solid förståelse för vad som händer längs vägen från prospekt till kund, kommer du att ha en bättre utsiktspunkt för att förutsäga framtida resultat.

Skäl 4: Mer motiverade och framgångsrika agenter

De flesta försäljningsorganisationer är baserade på kvoter och provisioner – så det är inte bara ledningen som vill sälja mer, snabbare. Dina agenter vill också generera intäkter, och spårning av försäljningsaktiviteter kan hjälpa dem att göra det genom att lyfta fram de aktiviteter som ger bäst avkastning på insatsen. Med data som vägleder dem är agenter bättre positionerade att delta i aktiviteter som ger resultat – och när deras stängningsfrekvenser ökar, så ökar också deras motivation!

Hur man beslutar vilka försäljningsaktiviteter som ska spåras

De data du samlar in kommer att avgöra framgången för detta nya steg in i datadrivna operationer. En bra tumregel är att spåra alla försäljningsaktiviteter relaterade till en affär eller möjlighet.

Dessa inkluderar vanligtvis en kombination av mätvärden relaterade till telefonsamtal, e-post, sociala medier interaktioner/meddelanden och uppföljningsaktiviteter. Du kanske också vill överväga områden där du för närvarande saknar data. Att starta ett program för spårning av försäljningsaktiviteter är ett bra tillfälle att "rätta till tidigare fel" genom att skifta fokus till saker du kanske har försummat.

För att få de mest handlingsbara insikterna, övervaka resultat såväl som volym. Medan det är viktigt att veta hur agenter spenderar sin tid, är det viktigare att förstå resultaten av dessa insatser.

När du spårar telefonsamtal, spåra också saker som varaktighet och resultat. För e-post vill du titta på öppningsfrekvenser, klickfrekvenser och svarsfrekvenser. Att titta på dessa typer av resultat hjälper till att identifiera lågpresterande kanaler samt potentiella problem i din kommunikation eller andra aspekter av din strategi. För uppföljningsaktiviteter vill du undersöka om de är tidsenliga och grundliga.

3 hinder för spårning av försäljningsaktiviteter

Trots alla sina fördelar är spårning av försäljningsaktiviteter inte utan utmaningar. Här är tre hinder som försäljningsledare ofta stöter på när de implementerar spårning av försäljningsaktiviteter för första gången.

Hinder 1: Intern motstånd

Några av dina agenter kommer att se denna nya initiativ som ett försök att mikrostyra eller "titta över deras axel." Om det kommer att kräva manuellt arbete från deras sida, kan de också se det som att det stjäl tid från försäljningsrelaterade uppgifter, vilket gör det svårare att nå sina kvoter och tjäna provisioner.

De flesta agenter kommer att förstå värdet av de fördelar som nämnts ovan när de ser dem. Under tiden är det avgörande att betona att målet inte är att kontrollera dem utan att hjälpa dem att sälja mer enkelt och effektivt genom att identifiera och finslipa de bästa verktygen i deras arsenal.

Hinder 2: Dålig och inkonsekvent datainmatning

Manuell spårning av försäljningsaktiviteter är demotiverande för agenter och har ofta en låg efterlevnadsgrad, vilket resulterar i dålig datakvalitet och svaga insikter. Manuell spårning leder nästan alltid till att vissa aktiviteter inte dokumenteras.

Att automatisera så mycket av spårningsprocessen som möjligt kommer dock att mildra denna utmaning och förbättra integriteten i dina data. Ett system som Plecto kan hjälpa dig att automatisera datainsamling över flera system och sammanställa det i visuellt imponerande och lättförståeliga rapporter med mycket lite manuellt arbete (mer om det senare).

Hinder 3: Datautmattning

I den andra änden av spektrumet från låg efterlevnad kan automatiserad spårning av försäljningsaktiviteter ge enorma volymer av data som är svåra att bearbeta. Detta leder ofta till att folk ger upp eftersom processen är alldeles för mödosam.

För att undvika datautmattning, begränsa din spårning till aktiviteter som direkt relaterar till affärer och möjligheter – och spåra endast data som kan ge handlingsbara insikter med potential att förbättra resultaten av dessa aktiviteter.

Plecto: Den perfekta partnern för spårning av försäljningsaktiviteter

Att påbörja spårning av försäljningsaktiviteter för första gången kan verka skrämmande eftersom manuella spårningsmetoder kan vara tidskrävande, ofullständiga och benägna att göra fel. Lyckligtvis finns det bättre alternativ.

Plecto integreras med de flesta av de stora CRM-systemen, vilket sparar timmar av manuellt arbete samtidigt som det förbättrar integriteten i de data du kommer att förlita dig på. Plattformen är helt anpassningsbar för att ge dig full kontroll över vilka aktiviteter du mäter, för vilken period, mot vilka mål och mer – anpassa för vilka parametrar du vill.

Istället för att spendera tid på sysselsättande arbete som att ständigt uppdatera Excel- och PowerPoint-filer, gör Plecto det möjligt för dig att schemalägga och generera automatiska rapporter med hjälp av realtidsdata för att hjälpa dig att spåra de aktiviteter som kommer att driva ditt team mot deras försäljningsmål. Dessutom gör Plectos interaktiva realtidsdashboards det enkelt att skapa personliga och teamomfattande dashboards för att hålla dina agenter fokuserade och motiverade att slutföra högvärdesförsäljningsaktiviteter.

Oavsett hur du väljer att strukturera och dela dina data, gör Plectos dra-och-släpp-verktyg det enkelt för personer på alla färdighetsnivåer att presentera data i ett polerat format som är visuellt tilltalande och lätt att förstå.