Die 8 wichtigsten KPIs für Projektmanagement

Die besten KPIs zum Verwalten von Projekten

Projektmanagement ist die Implementierung spezifischer Methoden, Prozesse und Wissen, um dir bei der Erreichung bestimmter Ergebnisse während eines Projekts zu helfen. Im Wesentlichen handelt es sich um die Planung und Organisation eines Projekts, um sicherzustellen, dass es gut läuft, und das ist entscheidend für Unternehmen.

Wenn du ein Projekt verwaltest, je mehr Daten du über seinen Fortschritt hast, desto besser bist du ausgerüstet, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erreichen. Diese Daten werden auch als KPIs (Leistungskennzahlen) bezeichnet, und es gibt viele verschiedene Optionen, die du verfolgen kannst.

Aber bevor wir einsteigen, lassen Sie uns schnell erkunden, warum KPIs bei der Verwaltung Ihrer Projekte wichtig sind.

Was macht eine gute Projektmanagement-KPI?

Nicht alle Projektmanagement-KPIs sind gleich. Bei der Verwaltung eines Projekts musst du Metriken verfolgung, die effektiv sind und Wert bieten. Es ist auch wichtig, nützliche Metriken für deine Anforderungen und Ziele zu verfolgen.

Um sicherzustellen, dass du dich auf die besten KPIs konzentrierst, die dir bei der Entwicklung guter Einblicke in deine Projekte helfen, müssen sie messbar, umsetzbar und visuell verständlich sein. Wenn eine Projektmanagement-Metrik auch nur eines dieser Merkmale fehlt, ist sie nicht effektiv.

Mach es messbar

Eine KPI ist nur hilfreich, wenn du sie messen und die Informationen in einen Datensatz quantifizieren kannst. Der ganze Sinn des Verfolgens von KPIs besteht darin, deine aktuelle Leistung mit der Leistung in der Vergangenheit oder vereinbarten Zielen zu vergleichen. Das wird schwierig sein, wenn deine Projektmanagement-Metriken schwer zu messen sind.

Die beste Möglichkeit, Projektmanagement-KPIs zu messen, besteht darin, Prozentsätze und andere greifbare Zahlen zu finden.

Licht, Kamera, Maßnahmen!

KPIs sind nur nützlich, wenn sie umsetzbar sind. Um eine umsetzbare KPI zu haben, musst du ein spezifisches Ziel im Sinn haben, das du mit der KPI erreichen möchtest. Dies bedeutet, dass du, wenn du das Ziel erreichst oder verfällst, dein Vorgehen ändern und etwas Anderes an deinem Projekt tun kannst, um ein neues Ergebnis zu erzielen.

Jack Underwood, CEO von Circuit, sagt: „Es hat wenig Vorteil, Performance-Management-KPIs nur der Sache halber zu verfolgen. Du musst ein Ziel haben, das jede KPI erreichen soll, damit du feststellen kannst, ob dein Projekt ein Erfolg ist oder nicht. Dieser Kontext auf deinen KPIs macht sie viel nützlicher."

Stelle sicher, dass sie visuell verständlich sind

Du verfolgt wahrscheinlich viele verschiedene Metriken, wenn du dein Projekt überwachst. Dies bedeutet, dass die effektivsten Projektmanagement-KPIs diejenigen sind, die du auf einen Blick leicht verstehen kannst.

Verfolgung von Metriken, die leicht auf einem Dashboard angezeigt werden, macht sie viel nützlicher, da du die Daten von ihnen effektiv und schnell nutzen kannst.

8 wichtigste Projektmanagement-Metriken

Es gibt viele Projektmanagement-Metriken, die du verfolgen kannst und die dir einen Hinweis darauf geben, wie gut deine Projekte laufen. Allerdings sind einige davon sehr spezifisch und möglicherweise nicht für dein Projekt geeignet, daher ist es wichtig, die Projektmanagement-KPIs zu identifizieren und zu verfolgen, die für dich relevant sind.

Hier ist eine Übersicht über einige der wichtigsten KPIs, die du wahrscheinlich in dein Projektmanagement-Dashboard aufnehmen möchtest. Wenn du etwas Maßgeschneidertes brauchst, kannst du immer benutzerdefinierte KPIs erstellen, die deinen Anforderungen entsprechen.

1. Geplanter Wert (PV)

Der geplante Wert ist eine geschätzte Kostenfür alle Aktivitäten in deinem Projekt, die ab dem Datum geplant wurden, an dem du mit der Berichterstellung beginnen möchtest. Der geplante Wert ist eine großartige KPI zum Vergleich mit anderen, da er dir zeigen kann, wie viel du tatsächlich ausgibst, verglichen mit deinen ursprünglichen Schätzungen.

Darüber hinaus ist der geplante Wert eine großartige Möglichkeit, um unnötige Ausgaben zu begrenzen. Jesse Galanis, Content Manager bei Tech Lockdown, meint: „Verfolgung des geplanten Werts ist eine großartige Möglichkeit, um während deines Projekts sorgfältige Ausgaben zu fördern. Eine sichtbare geschätzte Kostenstellung gibt deinem Team etwas, auf das es hinarbeiten kann, und hilft dir, wirtschaftlicher mit deinen Ausgaben umzugehen."

Der geplante Wert kann berechnet werden, indem der Prozentsatz der verbleibenden Aufgaben mit dem Gesamtprojektbudget multipliziert wird.

2. Istkosten (AC)

Istkosten sind eine der besten KPIs für die Budgetverfolgung. Diese KPI gibt an, wie viel Geld du bis heute für ein Projekt ausgegeben hast, und es ist eine der einfachsten KPIs zu berechnen. Um deine Istkosten zu ermitteln, musst du einfach alle deine Projektausgaben bis heute zusammenzählen.

Notiere Dinge wie Gehälter, Ressourcen und mehr bei der Berechnung der Istkosten. Zu wissen, wie viel du bisher ausgegeben hast, kann dir helfen zu sehen, ob du auf dem richtigen Weg bist, um dein Budget zu überschreiten, was es zu einer nützlichen KPI macht, die auf deinem Dashboard zu haben ist.

3. Return on Investment (ROI)

Die ROI-KPI ist eine großartig zu verfolgende am Ende eines Projekts, da sie dir hilft zu erkennen, ob ein Projekt rentabel war, und zu sehen, wie viel es im Vergleich zu den Projektkosten verdient hat.

Diese Projektmanagement-Metrik wird von anderen KPIs wie Istkosten und Earned Value abgeleitet und verwendet diese Zahlen, um zu sehen, wie viel Gewinn das Projekt gemacht hat. Denk nur daran, wenn du ROI misst, dass nicht alle Projekte rentabel sein sollen. Manchmal sind die Auswirkungen eines Projekts erst langfristig sichtbar.

4. Kostenabweichung (CV)

Die Kostenabweichung ist eine großartige Möglichkeit zu sehen, ob dein Projekt die Erwartungen in Bezug auf die Kosten erfüllt hat oder ob du unterschätzt hast, wie teuer es sein wird. Es lässt dich wissen, ob du über oder unter der geplanten Basiszahl hinausgegangen bist, was bei der Planung zukünftiger Projekte hilfreich sein kann.

Du kannst die Kostenabweichung berechnen, indem du die geplanten und tatsächlichen Budgets vergleichst. Der Unterschied ist die Kostenabweichung.

Bezüglich der Kostenabweichung sagt Linda Shaffer, Chief People Operations Officer bei Checkr: „Es ist schwierig, richtig einzuschätzen, wie viel ein Projekt kostet. Durch die Verfolgung der Kostenabweichung siehst du, wie weit deine ursprünglichen Schätzungen entfernt waren, was dir hilft, deine Schätzungen für zukünftige Projekte zu verschärfen."

5. Kostenleistungsindex (CPI)

Diese KPI ist sehr effektiv bei der Messung der Leistung derjenigen, die an deinem Projekt arbeiten, und ermöglicht es dir, zu quantifizieren, wie sehr du hinter oder vor deinem geplanten Zeitplan liegen. Diese KPI wird oft als Verhältnis dargestellt und wird berechnet, indem dein geplantes Budget mit dem verglichen wird, was du ausgegeben hast, um die Aufgaben deines Projekts zu erfüllen.

Während es diese Metriken betrachtet, ist es eine großartige Möglichkeit zu sehen, wie kosteneffektiv du bisher bei dem Projekt wirst.

6. Ressourcenkapazitätsauslastung (RCU)

Es ist unwahrscheinlich, dass ein einzelner Teammitglied die ganze Zeit an einem einzigen Projekt arbeitet, da Mitarbeiter mehrere gleichzeitig haben. Infolgedessen lohnt es sich, zu verfolgen, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter an einer bestimmten Aufgabe verbringt.

Diese KPI lässt dich wissen, wie viel ihrer verfügbaren Arbeitsstunden ein Mitarbeiter auf ein einzelnes Projekt verbringt, was dir auch dabei helfen kann, zu bestimmen, wie effektiv sie bei ihrer Leistung sind.