Prestandaövervakning 101: En guide för att förbättra medarbetarnas produktivitet

Att använda dataspårning för att förbättra medarbetarnas produktivitet

Dina medarbetare är ditt företags största tillgång. Så att göra allt du kan för att hjälpa dem att lyckas är rimligt. Att utveckla dina medarbetare är ett kraftfullt sätt att öka deras produktivitet. Det innebär att vårda rätt kompetenser och beteenden och utnyttja dem för att hjälpa till att nå bredare organisatoriska mål.

Att uppnå detta är inte alltid enkelt. Det finns dock många strategier för prestationshantering som kan hjälpa dig, inklusive att implementera prestandaövervakning. Läs vidare och ta reda på hur du kan förbättra medarbetarnas produktivitet samtidigt som du skapar en positiv arbetsplatskultur.

Varför är prestandaövervakning viktigt?

Företag mäter olika mått för att avgöra sin hälsa. Intäkter, marginaler och nettovärderingspoäng hjälper till att övervaka strategisk prestation.

Ändå kan statistik på hög nivå dölja den mänskliga insatsen som ligger bakom allt. Tänk på arbetet med att säkra en affär eller den snabba reparationen av en fjärrarbetares trasiga bärbara dator. Ett företag lyckas eller misslyckas på grund av en ansamling av väl utförda jobb.

Den gemensamma nämnaren i denna framgång? Din arbetskraft. Om du vill att ditt företag ska nå sina mål måste du också ställa dina medarbetare i en position för excellens.

Prestandaövervakning spelar en kraftfull roll i att stödja detta. Det beror på att du måste förstå deras prestation för att hjälpa medarbetarna att utvecklas i framtiden. Om du tydligt kan visualisera vad varje medarbetare uppnår kan du fira och belöna deras framgångar.

Du kan också identifiera områden för förbättring av medarbetarnas prestation baserat på svagheter eller individuella mål. Detta gör att du kan ge riktat stöd och coaching för att hjälpa varje teammedlem att förbättra sin personliga produktivitet.

Resultatet är att medarbetarna kommer att känna sig erkända och belönade – allt inom ramen för bättre professionell utveckling.

För ett företag är det en självklarhet. Att hjälpa medarbetare att blomstra gör dem mer produktiva och ökar ditt företags produktivitet som helhet.

4 Fördelar med prestandaövervakning

Att spåra medarbetarnas prestation är mycket bra affärsmässigt. Låt oss se hur.

1. Öka affärens produktivitet

Löpande prestandaövervakning gör det möjligt för chefer och teamledare att känna igen och belöna hög prestation. Att göra så är bra för moralen och uppmuntrar andra att förbättra sina egna prestationsstandarder.

Du behöver också arbeta för att identifiera utvecklingsområden. Spårning kan hjälpa till att identifiera var en medarbetare faller kort och indikera hinder som begränsar en persons eller teams produktivitetsnivåer. Därifrån kan du implementera lösningar och mål för att hjälpa dem att förbättra.

Att erkänna prestationer och identifiera hinder gör att du kan maximera det förra och åtgärda det senare, vilket i slutändan ökar produktiviteten. Men om medarbetarna tror att du helt enkelt övervakar deras resultat utan att sätta några handlingsbara mål, är det troligt att de blir mindre produktiva.

2. Främja datadrivet beslutsfattande

Data som samlas in under prestandaövervakning kommer att leda till mer evidensbaserat beslutsfattande. Denna data kan:

• Informera medarbetarrecensioner och Prestandaavtal, vilket ger kvantitativ bevis på prestationer och utvecklingsområden.
• Hjälpa team att förstå hur framgång ser ut och leda till insikter om vilka färdigheter eller beteenden som driver (eller hindrar) hög prestation.
• Ge konkret och rättvis bevis för att informera om många HR-relaterade frågor, såsom befordringar och incitament.

Med ovanstående i åtanke behöver data från prestandaövervakning medieras av kunniga teamledare. Till exempel kan det finnas goda skäl till att en medarbetares prestation tillfälligt sjunker – kanske har personliga omständigheter förändrats. Kontext är allt!

Men en datarik perspektiv erbjuder också skydd mot självgodhet. Det kan avslöja problem som annars kan ha missats, även utmana ditt teams antaganden om vad som fungerar.

3. Förbättra medarbetarengagemang

Vikten av medarbetarengagemang som en drivkraft för organisatorisk framgång är välkänd. Och prestationshantering kan stödja detta.

Till exempel behöver medarbetarna känna sig bemyndigade att lyckas i sina roller. Det kräver att identifiera vad de gör bra och var ytterligare insatser kan hjälpa. Att spåra medarbetare hjälper chefer att balansera utbildning, coaching, riktning och autonomi.

Görs det väl kan detta leda till mer autentiska, positiva och evidensbaserade relationer mellan medarbetare och chefer. Naturligtvis har allt detta en positiv avkastning på engagemanget.

4. Samordna mål och KPI:er

Sammanhängande och samordnad prestandaövervakning kan samla ditt team, så att alla är i linje med dina övergripande strategiska mål.

Väl valda mål hjälper till att förankra den övergripande strategin på konkreta och effektiva sätt i hela företaget – sätt som varje individ kan relatera direkt till.

Naturligtvis måste du förklara för medarbetarna hur du spårar deras prestation och vad du spårar. Hur relaterar individuell prestation till den övergripande strategin? Sikta på konsekvens över hela företaget. Till exempel kan alla ha ett mål kopplat till en viss strategisk aspekt, och du kan anta konsekventa spårningsmetoder.

Låt oss titta på ett exempel. Kanske finns det en tvärgående drivkraft relaterad till ett visst element av kostnadskontroll. Som ett resultat kan du rulla ut individuella mål, som adresserar detta på grundnivå. Detta kan inkludera att kräva att individer skapar veckobudgetar eller att du tilldelar utgiftsgränser med hjälp av programvara för utgiftshantering.

Att få alla att fokusera på ett särskilt problem konsekvent driver din strategi. Dessutom, med rätt verktyg, kan dessa mål göras synliga och ges daglig, realtidsbetydelse.

Hur man implementerar effektiv prestandaövervakning

Att spåra nyckeltal (KPI:er) kan vara ett smart drag. Men mycket beror på hur det görs.

1. Definiera och utveckla tydliga mått och mål

Först måste prestationsmått och mål definieras för varje team och individ och anpassas till den bredare organisatoriska missionen. Dessa bör skräddarsys för individen och ge en utmaning (baserat på nuvarande prestation).

Olika ramverk kan stödja målsättning. Till exempel bygger SMART-målmetoden specifika (S), mätbara (M), uppnåeliga (A), realistiska (R) och tidsrelaterade (T) mål. Vilken du än väljer, anta en metod och implementera den konsekvent.

2. Välj rätt verktyg för prestandaövervakning

Nästa steg är att du behöver kapacitet att snabbt övervaka mått. Till exempel är förmågan att enkelt visualisera uppdaterad medarbetarprestation snabbt mycket kraftfull.

Görs det manuellt, är sammanställningen som detta innebär ett stort jobb. Lyckligtvis finns det olika verktyg som kan automatisera detta. Till exempel integreras Plecto sömlöst med dina favorit-CRM, försäljnings- och kundtjänstplattformar (såsom HubSpot, Salesforce, Pipedrive och Zendesk).

Här kan du bygga realtidsdashboards och rapporter som centraliserar de viktigaste KPI:erna från dina olika system för att skapa en enda källa till sanning. Verktyg för prestandaövervakning gör dina data användbara, transparenta och omedelbart förståeliga.

3. Involvera medarbetarna i spårningsprocessen

Det är viktigt att anta en transparent och holistisk metod för prestandaövervakning av medarbetare. När det hanteras väl kan det bli en positiv del av din övergripande etik, skapa en datadriven kultur som delar mål och firar framgång.

De flesta medarbetare vill förstå hur deras arbete bidrar till den större bilden. För att främja detta, ge tillgång till dashboards, helst visade på TV-apparater runt om på kontoret.

Se också till att ge gott om möjligheter för medarbetarna att diskutera sin prestation. De bör förstå de mål som visas och, utöver detta, säkerställa att de är involverade i att sätta dessa mål.

4. Ge feedback och erkännande

När dina dashboards för prestandaövervakning är tillgängliga och synliga, sätt dem i arbete.

Främja ett klimat där framgångar firas varje dag. Återigen kan spårningsverktyg som Plecto hjälpa till att göra framgångar synliga för alla. Många företag följer upp detta med incitament och belöningar för att öka teamets hunger att uppnå.

Genom att dra uppmärksamhet till högpresterande individer vårdar du en förbättringsanda. Vad gör de som andra kan lära sig av? Vad fungerar för dem?

Positivitet är vanligtvis bäst. Främja en känsla av nyfikenhet och optimism för att förbättra. En grad av konstruktiv konkurrens är hälsosam. Men se till att detta utvecklas inom en kultur som värderar samarbete och samverkan över allt annat. På så sätt kan framgång bli smittsam.

5. Identifiera och åtgärda prestationsproblem snabbt

Prestandaövervakning kommer ibland att avslöja problem. Men det är en del av dess syfte.

Löpande övervakning gör att problem kan bli uppenbara nästan omedelbart. Och det bör vara en positiv sak. Trots allt, om de lämnas oadresserade kan de bli mer inrotade.

Spårningsverktyg kan också vara särskilt användbara för att lyfta fram problem som annars kan gå obemärkta. Till exempel, med en ökning av distansarbete, är det svårare att upptäcka tecken på överarbete och utbrändhet. Men genom att använda programvara för kostnads- och tidsförvaltning kan du identifiera medarbetare som kämpar och arbeta mot en lösning.

Dessa verktyg kan kombineras med kontinuerlig kommunikation och feedback, så oavsett situation kommer du att kunna skapa snabba och konstruktiva positiva förbättringar.

6. Främja kontinuerligt lärande och utveckling

Data från prestandaövervakning hjälper till att avslöja rika insikter om vad som fungerar (och vad som inte gör det). Du kan till och med prova olika metoder och övervaka resultaten. Med en kultur av prestandaövervakning kan du fokusera på att göra mer av den effektiva analysen.

Involvera medarbetarna i aktiva samtal om datan. Vad visar den? Vad kan läras? Nästa steg kommer att verka mer naturliga och förståeliga när de föregås av diskussion.

Och naturligtvis, om problem uppstår, måste företaget uppfattas som att det åtgärdar dem. Till exempel, om en medarbetare ständigt missar deadlines, kan du ge dem utbildning i tidshantering eller bedöma deras arbetsbelastning. Om en teamledare behöver stöd i att hantera kommunikation med distansarbetande team, överväg att implementera ett samarbetsverktyg eller plattform.

7. Säkerställ juridisk och etisk efterlevnad

Slutligen måste organisationer se till att deras metod för spårning är laglig och etisk, följa regler och skydda konfidentialiteten för medarbetardata.

Maximera din teams produktivitet med Plecto!

Prestandaövervakning kan hjälpa dig att vårda en kultur som fokuserar på framgång och förbättring. En sådan etik hjälper till att öka medarbetarnas produktivitet.

Men för att njuta av fördelarna måste det göras på rätt sätt.

En del av det är att ha rätt verktyg för att stödja prestationshantering. Till exempel, ta en titt på fördelarna med att använda ett system som Plecto. Det erbjuder funktioner som Dynamiska Dashboards, vilket ger medarbetarna en personlig vy av sina KPI:er.