Dashboard Best Practices

Maakt dashboardontwerp uit?

Hoe goed prestatie-dashboards de bedrijfsresultaten verbeteren, is direct gerelateerd aan hun opzet. Overweeg de voorbeelden hier – welk dashboard is minder overweldigend?

Wij zouden beweren dat het dashboard aan de linkerkant effectiever is dan dat aan de rechterkant. Alle KPI's op het linkerdashboard zijn goed georganiseerd en gemakkelijk in één oogopslag te begrijpen. Daarentegen is het dashboard aan de rechterkant overbelast met widgets en KPI's die gegevens tonen maar niet nuttig zijn.

Als een platform voor bedrijfsperformance is onze missie niet alleen om je het product te verkopen, maar om je te leren hoe je het op de best mogelijke manier kunt gebruiken. We hebben enkele tips verzameld voor het ontwerpen van prestatie-dashboards die echt werken.

Op zoek naar inspiratie? Bekijk onze Sales en Customer Service dashboardvoorbeelden!

De 3 soorten prestatie-dashboards

Het optimale dashboardontwerp hangt af van wie ernaar gaat kijken. Is het een callcenteragent, een manager of de CEO? Als je je doelgroep kent, heb je een beter begrip van wat er op een prestatie-dashboard moet komen.

Prestatie-dashboards kunnen over het algemeen in drie niveaus worden verdeeld – operationele, analytische en strategische dashboards.

• Operationele dashboards houden de dagelijkse activiteiten bij door kleinere eenheden weer te geven die dichter bij de ruwe gegevens staan. Het kan het aantal oproepen zijn, het aantal verpakte bestellingen, het aantal en de waarde van verkochte artikelen, enzovoort.

• Analytische dashboards visualiseren activiteiten op afdelingsniveau. Ze meten en identificeren trends zodat bedrijven betere toekomstige beslissingen kunnen nemen en hun strategie kunnen aanpassen.

• Strategische dashboards tonen hoge niveau-metrics die de algehele bedrijfsperformance weerspiegelen en zich richten op langetermijnbedrijfsdoelstellingen.

Waar informatie te vinden? We hebben wat gelezen, en als je ook dieper wilt duiken in prestatieonderzoek, hier is wat literatuur die we aanraden om mee te beginnen:

• Eckerson, W. W. (2010). Performance dashboards: measuring, monitoring, and managing your business. John Wiley & Sons.

• Allio, M. K. (2012). Strategic dashboards: designing and deploying them to improve implementation. Strategy & Leadership, 40(5), 24–31.

1) Toon 3–5 KPI's per persoon, maar niet meer dan 5

Dashboards moeten gemakkelijk te begrijpen zijn, en iedereen moet een duidelijk idee hebben van welke prestatiecriteria ze moeten vervullen. Help je teams zich te concentreren op de belangrijkste taken door alleen de metrics te visualiseren die cruciaal zijn voor je bedrijf.

2) Verschillende soorten KPI's

Dashboardontwerp correleert sterk met je prestatieverbeteringen. Het gaat niet alleen om het aantal widgets op je dashboard, maar ook om hun kwaliteit. Een goed ontworpen prestatie-dashboard moet de volgende KPI's bevatten:

1. Activiteit KPI (zoals aantal oproepen, aantal vergaderingen)

2. Kwaliteit KPI (zoals winpercentage, conversiepercentage, netto promotor score)

3. Resultaat KPI (zoals gewonnen deals vs. doel, geboekte vergaderingen vs. doel, aantal gewonnen deals deze maand vs. vorige maand)

Dashboards die zijn gebouwd met deze KPI's stellen je in staat om de leidende indicatoren (activiteitsgebaseerde KPI's) evenals de ontbrekende indicatoren (resultaat KPI's) te identificeren. Houd er rekening mee dat iedereen een werkelijke doelstelling heeft die is gedefinieerd op basis van je bedrijfsambitie.

3) Bij twijfel, laat het weg

Voeg geen KPI's toe aan een dashboard die je anders niet zou bespreken tijdens een team- of één-op-één vergadering. Vermijd verwarring en concentreer je alleen op de strategisch significante prestatie-indicatoren.

Het is waar dat onze widgets er geweldig uitzien, maar als je wat extra ruimte op het dashboard hebt, geef de bestaande widgets dan meer lucht en maak ze groter. Je kunt altijd meer dashboards maken en ze allemaal aan dezelfde diavoorstelling toevoegen.

4) Verzin geen KPI's

Bouw je KPI's rond je succescriteria en neem alleen KPI's op die cruciaal zijn voor je bedrijfsperformance. Alleen omdat er gegevens zijn, betekent niet dat je alles moet tonen. Overweeg of de KPI geldig is – als niemand het opvolgt, waarschijnlijk niet.

5) Gebruik dynamische doelen

Een dynamisch doel is een doel dat in de loop van de tijd (dagelijks, wekelijks) wordt bijgewerkt en dat is gebaseerd op een berekening – het kan gegevens zijn van een gegevensbron of een vergelijking gemaakt met statische cijfers. Een voorbeeld kan een maand-tot-nu-doel zijn.

Stel je voor dat je deze maand $50k aan verkopen wilt bereiken. Als je in de eerste week 10k maakt, en dan nog wat meer in de volgende week, zal de werkelijke waarde nog steeds klein lijken in vergelijking met het doel. De widget zal het grootste deel van de maand rood zijn, wat je teams kan demotiveren. Bovendien is het doel te groot om redelijk te schatten hoeveel je elke dag moet maken om op schema te blijven.

Met dynamische doelen kun je de doelwaarde delen door het totale aantal dagen en vermenigvuldigen met het aantal dagen tot nu toe. Om dit te doen, moet je leren hoe je de datumfunctie Days gebruikt.

6) Inclusief een voorspelling

Als je gegevens bijhoudt die meer dan een week beslaan, overweeg dan om een voorspelling op te nemen. Toon bijvoorbeeld een verkoopvoorspelling op basis van de hitrate van je team – laat zien hoe goed het team de maand zal afsluiten op basis van de huidige prestaties van iedereen. Op die manier heeft je team tijd om vroeg te reageren om ervoor te zorgen dat ze hun doelen aan het einde van de maand halen.

7) Eén tabelwidget is genoeg

Velen van ons hebben de neiging om de tabelwidget te overmatig te gebruiken bij het ontwerpen van prestatie-dashboards. We raden aan om slechts één tabelwidget per dashboard toe te voegen. De tabelwidget is krachtig, dus zorg ervoor dat je het voldoende ruimte geeft – het kan de helft van een dashboard of zelfs het hele scherm innemen.

Houd er rekening mee dat je niet probeert de gegevensbron op het dashboard te repliceren. Reflecteer in plaats daarvan op de kritische indicatoren voor je bedrijf en creëer een dashboard dat gemakkelijk te begrijpen is.

8) De kracht van kleuren

Gebruik kleuren en help iedereen hun voortgang te begrijpen met visuele aanwijzingen. Hier is een basisvoorbeeld: Stel je voor dat je naar een dashboard aan de andere kant van het kantoor kijkt en de nummers niet echt kunt zien. Maar je ziet dat een widget net groen is geworden – alleen op basis van de kleur kun je zeggen dat je je doel hebt bereikt.

Kies je eigen voorwaarden – of het nu cijfers zijn (waarde van gewonnen deals), tekst (status call agent "beschikbaar"), of iets anders. Plecto biedt drie kleuren – rood, geel en groen – die we voorwaardelijke kleuren noemen. Je kunt voorwaardelijke kleuren toevoegen wanneer je een formule bouwt of, in sommige gevallen, direct op een dashboardwidget.