Jysk Fynske Medier Motiveert Telemarketingteams met Plecto Dashboards

De Uitdaging

Jysk Fynske Medier had een manier nodig om prestatiegegevens beschikbaar en toegankelijk te maken voor al zijn werknemers, uiteindelijk om tijd en de bedrijfsresultaten te optimaliseren.

Joachim Ankerstjerne, Data-analist bij Jysk Fynske Medier (JFM), beschrijft hoe zijn vorige rol als Sales Manager voor B2C telemarketing bij het bedrijf betekende dat hij de inzichten—en de kans—had om significante veranderingen aan te brengen in de zichtbaarheid en toegankelijkheid van gegevens voor alle werknemers van het bedrijf. "We wilden live visualisatie van prestaties in telemarketing, gebaseerd op de persoon, gebaseerd op het team, gebaseerd op het segment, en op de campagnes," zegt hij.

De Oplossing

De oplossing was om te investeren in een datavisualisatietool—Plecto. Het was een investering die zijn vruchten heeft afgeworpen, zegt Joachim, die beschrijft hoe Plecto de dagelijkse tool van JFM is geworden die voornamelijk voor datavisualisatie wordt gebruikt, zodat werknemers “hun prestaties kunnen zien, en kunnen zien waar ze misschien wat hulp nodig hebben.”

Jysk Fynske Medier gebruikt zijn 191 real-time datavisualisatie dashboards en 27 diavoorstellingen om individuele, team- en bedrijfsresultaten toegankelijk, zichtbaar en actiegericht te maken in real time. Met dit in gedachten, is er een bijzondere focus op het volgen en visualiseren van de KPI's die belangrijk zijn voor het bereiken van JFM’s bedrijfsdoelen en het motiveren van zijn verkoop en klantenservice agenten om uit te blinken in hun dagelijkse werkactiviteiten.

"We hebben zelfs gepersonaliseerde Plecto dashboards gemaakt voor elke agent, zodat ze zelf kunnen kijken," zegt Joachim. "Ze kijken alleen naar Plecto. Dat is hun hele wereld."

“We hebben gepersonaliseerde Plecto dashboards gemaakt voor elke agent, zodat ze zelf kunnen kijken. Ze kijken alleen naar Plecto. Dat is hun hele wereld.”

Bij JFM heeft elke getrackte werknemer zijn eigen persoonlijke dashboard. Er zijn ook individuele dashboards voor teamleiders, en teamdashboards: voor verkoopteams op verschillende locaties, supervisorteams, en coachteams.

Deze dashboards worden goed benut. “Ze worden niet alleen gemaakt, en dan gebruiken we ze niet," zegt Joachim. Elk dashboard wordt actief gebruikt op alle managementniveaus om coaching te begeleiden, efficiëntie te volgen, en de bedrijfsresultaten te optimaliseren.

Notificaties en Prestaties voor Motivatie

JFM vond ook een oplossing om afnemende motivatie tegen te gaan terwijl de afstemming van verkoop- en klantenserviceteams behouden bleef: gamificationtools, zoals directe notificaties en prestatie badges.

Het vieren van kleine overwinningen, met notificaties die in real time naar het hele team worden gestuurd, is vaak precies wat verkoopmedewerkers en klantenserviceagenten nodig hebben om gemotiveerd en betrokken te blijven bij hun werk. Evenzo gebruikt JFM prestatiebadges om de prestaties van werknemers op een leuke manier te visualiseren en deze op teamdashboards voor iedereen zichtbaar te maken.

Aangepaste Formules voor Verhoogde Omzet

Het optimaliseren van prestaties hangt af van het pinpointen van de juiste informatie, om bij “de echt belangrijke dingen” te komen, zoals Joachim het verwoordt. Verkoop is geen one-size-fits-all onderneming, en dat geldt ook voor KPI's.

Dus wat was belangrijk voor JFM? Het optimaliseren van de efficiëntie van beltijd, en uiteindelijk het verbeteren van de prestaties van agenten om de omzet te verhogen.

Joachim zelf was in staat om aangepaste formules te bouwen die aan deze doelen voldeden. Twee van de meest significante zijn een tijdindex KPI en een prestatie-index, beide geconstrueerd door metrics uit een reeks datasystemen en bronnen te extraheren en te combineren. Hier zijn slechts enkele van de andere KPI's die JFM met Plecto heeft gevolgd:

• Hit Rate
• Omzet
• Kortingen
• Toestemmingen
• Datafoutoproepen
• Verkoop of Mailbestellingen
• Tijdindex
• Prestatie-index

De Resultaten

Jysk Fynske Medier had als doel om betere zichtbaarheid van prestatiegegevens te bieden, vooral voor zijn verkooptelemarketing en outbound klantenserviceteams. En ze zijn erin geslaagd, zelfs meer dan ze hadden verwacht, met de hulp van Plecto.

Afgestemde Teams en Bedrijfsdoelen

Met de hulp van Plecto’s databeheer- en visualisatiecapaciteiten is JFM in staat geweest om “teams te verbinden, benchmarken en vergelijken” ongeacht afdeling, managementniveau, locatie, werktijden, variabele valuta's, kosten of doelstellingen. Dit betekende dat het gemakkelijker was om prestaties te vergelijken en de ochtend- en middagshifts van telemarketingteams op elkaar af te stemmen.

“Met deze datavisualisatie krijg je een bewustzijn door de hele organisatie dat we eigenlijk naar dezelfde doelen toe werken, wat onmogelijk zou zijn zonder Plecto.”

Met verkoopteams in Malaga (Spanje) en Odense (Denemarken), was het belangrijk om rekening te houden met andere factoren zoals verwachte verkopen, het aantal leads dat nodig was om een verkoop te maken, het aantal gemaakte oproepen, en tijdsefficiëntie bij het bepalen van prestatie-uitkomsten, in plaats van alleen te focussen op het aantal verkopen dat door elk team werd gemaakt. Op deze manier kon JFM een nauwkeurige weergave van prestatiegegevens over zijn kantoorlocaties tonen.

Meer Gemotiveerde Agenten

Het management van JFM houdt zijn frontlinie werknemers gemotiveerd door gegevens te visualiseren die de resultaten van hun dagelijkse inspanningen tonen. "Het is veel gemakkelijker om hun salaris en andere motiverende metrics, zoals het bereiken van 100 op de prestatie-index op hun persoonlijke dashboards, te zien," zegt Joachim. Deze zichtbaarheid is bijzonder motiverend voor intrinsiek gedreven mensen.

Notificaties en prestaties waren de ideale oplossing voor meer extrinsiek gedreven JFM werknemers, gemotiveerd door competitie, lof, en erkenning. Het erkennen van mijlpalen en het vieren van het succes van collega's helpt iedereen afgestemd en gemotiveerd te blijven om dezelfde doelen te bereiken.

Verbeterde Teamperformance

Voor Plecto had iedereen in de verkoopafdeling een hitrate in gedachten die ze dachten te moeten behalen. In plaats van op deze "onderbuikgevoelens" te vertrouwen, boden JFM’s individuele en teamdashboards concrete doelen die prestaties konden vergelijken en benchmarken.

Joachim merkt op dat real-time datafeedback cruciaal is geweest voor vloer managers, die in staat zijn om directe en geïnformeerde beslissingen of koerscorrecties te maken waar uitdagingen zich voordoen, waardoor elke verkoopdaling niet ernstiger wordt. “Als vloer managers een verkoopagent op de vloer zien die niet presteert, moeten ze nu een verandering aanbrengen—niet morgen, niet over drie dagen, maar nu. En dat is waarom live data zo belangrijk is,” vooral waar verkopen worden geïnitieerd, zegt Joachim.

“Plecto is een tool die kan helpen bij betere prestaties—niet alleen hoeveel verkopen, maar hoe efficiënt we een verkoop maken. Het is gemakkelijk te begrijpen, het is gemakkelijk toegankelijk, en je krijgt het live.”

Met meer dan 591 aangepaste formules en 10 databronnen in gebruik, past JFM zijn datatracking en visualisatie aan om de prestaties op de KPI's die het belangrijkst zijn te verbeteren.

"De mogelijkheid om je eigen formules te coderen is echt belangrijk voor ons," zegt Joachim. "Er zijn zoveel dingen die ik niet zou hebben bedacht als ik Plecto niet had, omdat je een tool nodig hebt om deze visualisatie te krijgen. Soms heb je de data nodig om te zien wat je ermee kunt doen. Hoe meer je erin stopt, hoe meer je je realiseert dat je kunt doen. We hebben enkele formules gemaakt waarvan ik vandaag niet zou kunnen zien dat onze teams zonder zouden kunnen leven."

Meer Betrokken Coaching

Met Plecto was JFM in staat om nauwkeurige en actiegerichte inzichten te krijgen die 1:1's en coachingsessies informeerden. Tijdindex, hitrate, prestatie-index, toestemmingen, kortingen, en verkoopomzetgegevens zijn alleen nuttig als ze opnieuw worden bekeken en geanalyseerd.

Dit is precies wat JFM doet. Individuele werknemers dashboards worden gebruikt om de prestaties van de voorgaande periodes te vergelijken en de ontwikkeling gedurende de huidige periode te volgen. "Het gepersonaliseerde Plecto dashboard is de kern van onze 1:1 sessies met onze agenten," zegt Joachim.

Een dergelijk dashboard geeft aan dat 40% van de bezwaren onder de categorie "Geen reden" (Afvist uden årsag) aangeeft dat er prestatieaanpassingen moeten worden gemaakt om beter te communiceren met en klanten te begrijpen. Aangezien 24% van de klanten niet kocht omdat het product “te duur" (for dyrt) was, kon JFM ook oplossingen bieden zoals het aanbieden van verschillende betalingssysteem, of het product aanpassen om meer waarde te bieden.

Nog belangrijker is dat de verkoopcoaching voor deze specifieke werknemer zich vervolgens richtte op het omgaan met bepaalde terugkerende bezwaren—iets dat de gemarkeerde cirkeldiagram rechtstreeks volgt en weerspiegelt.

Overtreffen met Plecto, Vandaag.

Wil je je teams afstemmen, je personeel in staat stellen om zelfverantwoordelijkheid te oefenen, en je coaching te personaliseren zoals Jysk Fynske Medier?

Boek een gepersonaliseerde demo, en begin vandaag nog de efficiëntie van je verkoop- en klantenserviceteams te verhogen.

Hier zijn je snelle links naar de bronnen van Jysk Fynske Medier's winnende formule:

• Plecto voor Verkoopteams
• Dashboards voor Abonnementsbedrijven

*Disclaimer: We zijn toegewijd aan gegevensprivacy. Alle dashboardafbeeldingen in deze blogpost zijn verstrekt door onze klant Jysk Fynske Medier. Namen en identificatiefoto's zijn om veiligheidsredenen vervaagd. Plecto heeft geen toegang tot klantdashboards zonder schriftelijke toestemming.