Zonnebloem Huizenkopers Bespaart Uren op Rapportage

Inleiding

Kyle Eisenbarger, CTO en Eigenaar bij Zonnebloem Huizenkopers, heeft jaren besteed aan het bouwen van de databasisondergrond van het vastgoedbedrijf in Kansas City binnen Podio, het vanaf het begin te structureren als een relationele database (een database die gegevens organiseert in rijen en kolommen die een tabel vormen bestaande uit gegevenspunten die met elkaar in verband staan) zodat het op een dag echte rapportage zou kunnen ondersteunen. Jarenlang bleef die structuur ongebruikt, omdat het team geen manier had om te zien wat het bevatte.

Het combineren van Podio met de realtime dashboards van Plecto veranderde dat: Kyle en zijn team volgen nu elke acquisitiemedewerker, interne verkoopagent en marketingkanaal afzonderlijk, en gebruiken die gegevens om te achterhalen wat het daadwerkelijk kost voor een medewerker om een specifiek inkomendoel te bereiken. Dagelijkse activiteiten, die voorheen onzichtbaar waren, zijn nu zichtbaar genoeg om te gamificeren, coachen en mensen op te betalen.

De Uitdaging

Zonnebloem Huizenkopers begon zoals de meeste kleine vastgoedteams: één persoon, Joseph Ientile, Co-Eigenaar, die de verkoop vanuit zijn hoofd leidde, zonder gestructureerde manier om leads of follow-ups bij te houden. Kyle herinnert zich die vroege dagen duidelijk.

"Joe heeft altijd een achtergrond in verkoop gehad, maar het was altijd heel erg alleen hij, een beetje op zijn gevoel," zegt Kyle. "Voor het eerste jaar en een half was er echt niet veel proces of workflow."

Podio gaf het team zijn eerste gedeelde thuis voor die informatie, en het groeide met hen mee toen ze hun eerste medewerkers aannamen. Maar de flexibiliteit van Podio gaat gepaard met een leercurve. Kyle, die uit een software-engineering achtergrond kwam, vond de logica van het platform vertrouwd maar de specifieke eigenaardigheden veeleisend.

"Zoals iedereen die diep in Podio zit weet, is het heel specifiek, en er zijn omwegen, en dingen die je moet weten om het goed te maken, omdat het een vrij oud systeem is. Als je de kleine eigenaardigheden en valkuilen niet kende, was het erg overweldigend."

Om die kloof te dichten, werkte Kyle bijna twee jaar direct samen met een Podio-partner, leerde het platform hands-on tijdens gedeelde online sessies totdat hij het zelf kon bouwen en onderhouden.

"We hebben in wezen samen geprogrammeerd, waarbij hij de leiding had en zijn scherm deelde en me alles leerde wat hij deed. Ik nam alles in me op en leerde het systeem over twee jaar, totdat ik uiteindelijk zelf 80 procent van alles kon doen," herinnert hij zich.

Tegen de tijd dat Kyle dat commando over Podio had, had Zonnebloem een goed gestructureerde databasisondergrond, gebouwd als een relationele database, met records die op een manier waren verbonden die uiteindelijk gerapporteerd kon worden. Wat het bedrijf nog niet had, was een manier om het te zien.

"We wisten niet dat we (deze gegevens) nodig hadden. We hadden dit nog nooit eerder gedaan," zegt Kyle. Het is een beetje gek om nu over na te denken, omdat we in dashboards leven."

Kyle merkte andere bedrijven in zijn branche op die Plecto dashboards op schermen in de achtergrond van hun YouTube- en Facebook-video's draaiden, en was onmiddellijk hooked. Hij herinnerde zich het exacte moment dat dat gebeurde: "Ja, ik kan me duidelijk één man uit Las Vegas herinneren die (op YouTube of Facebook) postte, en ik kon zijn dashboards zien, en ik dacht, Dat hebben we nodig. Dat is zo cool."

Toegang hebben tot de krachtige combinatie van Plecto en de gegevens die Kyle jaren had gestructureerd in Podio betekende dat hij eindelijk de cijfers op een scherm kon zetten en dat ze gebruikt konden worden, niet alleen opgeslagen.

De Oplossing

De native integratie van Plecto met Podio maakte adoptie vanaf dag één eenvoudig. Het eerste dashboard dat Zonnebloem bouwde was eenvoudig: één maandelijkse weergave van leads, geplande afspraken, voltooide afspraken, contracten en closings, met conversiepercentages onderaan het scherm. Het gaf Joe, als verkoopleider, het eerste echte hulpmiddel om een team van drie personen verantwoordelijk te houden.

Naarmate het bedrijf groeide, evolueerde dat naar een interne verkoopactiviteit tracker dashboard dat de volgende metrics volgde:

• gedaane gesprekken,
• ringloze voicemails,
• praat tijd,
• aangepaste "kwaliteitsgesprekken" metric
• berekende veld dat de diepte en duur van gesprekken meet
• geplande afspraken.

Het team opent nu elke dag met een 20 minuten durende huddle die direct rond deze cijfers is gebouwd: "Ze gaan door de cijfers van gisteren, en ze praten over het plan voor vandaag, of om weer op schema te komen of om de momentum vast te houden," zegt Kyle.

Zonnebloem volgt individuele KPI dashboards per maand en jaar, waardoor het team nauwkeurige gemiddelden over de hele groep krijgt. Van daaruit kunnen ze elke medewerker precies vertellen hoeveel gesprekken en afspraken nodig zijn om een specifiek inkomendoel te bereiken: "Nu hebben we de gegevens en de geschiedenis van alle mensen in dat team om te zeggen, als je dat wilt maken, moet je dit aantal afspraken plannen. En als je dit aantal afspraken wilt plannen, moet je dit aantal gesprekken voeren," zegt hij.

Om het team dagelijks betrokken te houden, draait de interne verkoopvloer van Zonnebloem in Olathe een roterende Plecto dashboardcarrousel op een gedeelde tv. Momenteel toont het een maandelijkse wedstrijd tussen twee teams, en medewerkers activeren een persoonlijk walk-out nummer wanneer ze een afspraak boeken: "Het speelt 20 seconden van hun video naar keuze van YouTube, wat altijd geweldig is omdat je het in het gezicht van je collega's kunt wrijven."

De Resultaten

Sinds de implementatie van Plecto heeft Zonnebloem Huizenkopers het volgen uitgebreid naar elk onderdeel van het bedrijf, niet alleen verkoop. Elk marketingkanaal wordt nu afzonderlijk gemeten, inclusief rendement op advertentie-uitgaven per kanaal, en het team volgt een lead door de volledige funnel: leads, geplande afspraken, voltooide afspraken, contracten, en closings, uitgesplitst naar zowel marketingkanaal als individuele medewerker.

"Elk gebied dat we blootstellen aan tracking is verbeterd. We volgen elk kanaal afzonderlijk, en dat is iets dat we nooit eerder deden," zegt Kyle.

"Nu hebben we de hele funnel van acquisitie tot closing. We kunnen zien waar het probleem in het proces zit, het bekijken per werknemer of per marketingkanaal, en ofwel meer training geven of actie ondernemen."

Die zichtbaarheid heeft ook de manier waarop het leiderschap zijn wekelijkse vergaderingen leidt hervormd. Het leiderschapsteam van Zonnebloem beoordeelt elke week een rood-geel-groen stoplichtrapport, een proces dat vroeger betekende dat handmatig vier tot twaalf metrics per persoon uit Podio en andere systemen moesten worden gehaald. Elk teamlid heeft nu een vooraf gebouwd Plecto dashboard, al geconfigureerd voor de vergadering, zodat het team nauwkeurige cijfers kan ophalen in plaats van ze te moeten zoeken.

"Elk ding dat we voor Plecto gebruiken bespaart ons, zo niet uren, dan zeker veel minuten. Het is bijna onmogelijk om er een echt nummer op te plakken, maar het is veel tijd die we besparen," zegt Kyle.

Kyle is ook heel direct over de blijvende kracht van Plecto. Zonnebloem heeft andere systemen geëvalueerd naarmate het bedrijf groeide, maar heeft niets gevonden dat de diepgang en prijsstelling van Plecto voor een bedrijf van hun grootte evenaart.

"Ik heb niets vergelijkbaars gevonden dat het op dat niveau en tegen die prijs doet voor een klein tot middelgroot bedrijf. Elk bedrijf heeft een hulpmiddel als dit nodig, vooral in vastgoed. Het kan erg ongestructureerd zijn in kleine bedrijven, en dat kan interessant worden. Het kunnen creëren van die KPI's en het proces en de structuur, om meer voorspelbare uitkomsten te hebben, is van onschatbare waarde."

Zet uw gegevens om in een systeem dat zichzelf terugbetaalt

Vooruitkijkend wil Kyle de per-kanaal tracking van Zonnebloem een stap verder brengen, door leads te koppelen aan de medewerkers die het beste in staat zijn om ze te sluiten: "Ik zou graag willen kunnen zeggen, Steve is echt goed met Google Ads leads, hij converteert zoveel beter dan zo-en-zo, dus we zouden hem meer van deze leads moeten geven. Leads koppelen aan de natuurlijke vaardigheden van mensen, denk ik, is het volgende niveau voor ons."

Dat is het soort precisie dat alleen mogelijk is als elke medewerker, elk kanaal en elke deal al op één plek zichtbaar is, precies wat Zonnebloem met Podio en Plecto samen heeft gebouwd.

Loopt uw vastgoedbedrijf nog steeds op instinct in plaats van op gegevens? Bekijk wat er gebeurt wanneer de activiteit en prestaties van uw team allemaal op hetzelfde dashboard leven. Meld u aan voor een gratis Plecto-demo of twee weken proefperiode hieronder.

*Disclaimer: We zijn toegewijd aan gegevensprivacy. Alle dashboardafbeeldingen in dit klantverhaal zijn verstrekt door onze klant, Zonnebloem Huizenkopers. Namen, identificatiefoto's en sommige gegevens zijn gewijzigd voor de veiligheid. Plecto heeft geen toegang tot klantdashboards zonder schriftelijke toestemming.