Sunflower Home Buyers Ahorra Horas en Reportes

Introducción

Kyle Eisenbarger, CTO y Propietario de Sunflower Home Buyers, ha pasado años construyendo la base de datos de la empresa inmobiliaria de Kansas City dentro de Podio, estructurándola desde el principio como una base de datos relacional (una base de datos que organiza datos en filas y columnas que forman una tabla compuesta de puntos de datos que se relacionan entre sí) para que algún día pudiera soportar informes reales. Durante años, esa estructura permaneció sin uso, porque el equipo no tenía forma de ver lo que contenía.

La combinación de Podio con los paneles en tiempo real de Plecto cambió eso: Kyle y su equipo ahora rastrean cada representante de adquisiciones, agente de ventas internas y canal de marketing de forma individual, y utilizan esos datos para desglosar lo que realmente se necesita para que un representante alcance un objetivo de ingresos específico. La actividad diaria, antes invisible, ahora es lo suficientemente visible como para gamificar, entrenar y pagar a las personas en función de ello.

El Desafío

Sunflower Home Buyers comenzó como la mayoría de los pequeños equipos inmobiliarios: una persona, Joseph Ientile, Co-propietario, dirigiendo las ventas desde su cabeza, sin una forma estructurada de rastrear leads o seguimientos. Kyle recuerda claramente esos primeros días.

"Joe siempre ha tenido un trasfondo en ventas, pero siempre era muy él solo, volando a la aventura," dice Kyle. "Durante el primer año y medio, realmente no había mucho proceso o flujo de trabajo."

Podio le dio al equipo su primer hogar compartido para esa información, y creció con ellos a medida que contrataron a sus primeros empleados. Pero la flexibilidad de Podio viene con una curva de aprendizaje. Kyle, que venía de un trasfondo en ingeniería de software, encontró la lógica de la plataforma familiar, pero sus peculiaridades específicas exigentes.

"Como cualquiera que esté profundamente en Podio sabe, es muy particular, y hay soluciones alternativas, y cosas que tienes que saber para que funcione bien, porque es un sistema bastante antiguo. Si no conocías las pequeñas peculiaridades y trampas, era muy abrumador."

Para cerrar esa brecha, Kyle trabajó directamente con un socio de Podio durante casi dos años, aprendiendo la plataforma de manera práctica a través de sesiones en línea compartidas hasta que pudo construirla y mantenerla él mismo.

"Esencialmente programamos en pareja, donde él conducía y compartía su pantalla y me enseñaba todo lo que estaba haciendo. Simplemente absorbí todo y aprendí el sistema durante dos años, hasta que eventualmente me sentí seguro de hacer el 80 por ciento de todo yo mismo," recuerda.

Para cuando Kyle tuvo ese dominio de Podio, Sunflower tenía una base de datos bien estructurada, construida como una base de datos relacional, con registros conectados de una manera que eventualmente podría ser reportada. Lo que la empresa aún no tenía era una forma de ver nada de eso.

"No sabíamos que necesitábamos (estos datos). Nunca habíamos hecho esto antes," dice Kyle. Es un poco loco pensarlo ahora, porque vivimos en paneles."

Kyle notó otras empresas en su industria utilizando paneles de Plecto en pantallas en el fondo de sus videos de YouTube y Facebook, y quedó inmediatamente enganchado. Recordó el momento exacto en que ocurrió: "Sí, recuerdo claramente a un tipo de Las Vegas que estaba publicando (en YouTube o Facebook), y podía ver sus paneles, y pensé, Necesitamos eso. Es tan genial."

Tener acceso a la poderosa combinación de Plecto y los datos que Kyle había pasado años estructurando en Podio significaba que finalmente podía poner los números en una pantalla y que pudieran ser utilizados, no solo almacenados.

La Solución

La integración nativa de Plecto con Podio hizo que la adopción fuera simple desde el primer día. El primer panel que construyó Sunflower fue simple: una vista mensual de leads, citas programadas, citas completadas, contratos y cierres, con porcentajes de conversión en la parte inferior de la pantalla. Le dio a Joe, como líder de ventas, la primera herramienta real para hacer que un equipo de tres personas fuera responsable.

A medida que la empresa creció, eso evolucionó a un panel de seguimiento de actividad de ventas internas que monitoreaba las siguientes métricas:

• marcaciones realizadas,
• mensajes de voz sin timbre dejados,
• tiempo de conversación,
• métrica personalizada de "conversaciones de calidad"
• campo calculado que mide la profundidad y duración de la llamada
• citas programadas.

El equipo ahora comienza cada día con una reunión de 20 minutos construida directamente alrededor de estos números: "Revisan los números de ayer y hablan sobre el plan de hoy, ya sea para volver a encarrilarse o mantener el impulso," dice Kyle.

Sunflower rastrea paneles de KPI individuales por mes y año, dando al equipo promedios precisos en todo el grupo. A partir de ahí, pueden decirle a cualquier representante exactamente cuántas llamadas y citas se necesitan para alcanzar un objetivo de ingresos específico: "Ahora tenemos los datos y la historia de todas las personas en ese equipo para decir, si quieres hacer eso, tienes que programar esta cantidad de citas. Y si quieres programar esta cantidad de citas, tienes que hacer esta cantidad de llamadas," dice.

Para mantener al equipo comprometido día a día, el piso de ventas internas de Sunflower en Olathe ejecuta un carrusel de paneles de Plecto en rotación en un televisor compartido. Actualmente muestra un concurso mensual cara a cara entre dos equipos, y los representantes activan una canción personal de salida cuando reservan una cita: "Suena 20 segundos de su video favorito de YouTube, lo cual es genial porque puedes presumirlo frente a tus colegas."

Los Resultados

Desde que implementó Plecto, Sunflower Home Buyers ha extendido el seguimiento a cada parte del negocio, no solo a las ventas. Cada canal de marketing ahora se mide de forma individual, incluyendo retorno de la inversión publicitaria por canal, y el equipo sigue un lead a través de todo el embudo: leads, citas programadas, citas completadas, contratos y cierres, desglosados tanto por canal de marketing como por representante individual.

"Cada área que exponemos al seguimiento ha mejorado. Rastreamos cada canal individualmente, y eso es algo que nunca solíamos hacer," dice Kyle.

"Ahora tenemos todo el embudo desde la adquisición hasta el cierre. Podemos ver dónde está el problema en el proceso, mirarlo por empleado o por canal de marketing, y ya sea ofrecer más capacitación en esa área o tomar alguna acción."

Esa visibilidad también ha remodelado cómo el liderazgo lleva a cabo sus reuniones semanales. El equipo de liderazgo de Sunflower revisa un informe de semáforo rojo-amarillo-verde cada semana, un proceso que solía significar extraer manualmente de cuatro a doce métricas por persona de Podio y otros sistemas a mano. Cada miembro del equipo ahora tiene un panel de Plecto preconstruido, ya configurado para la reunión, por lo que el equipo obtiene números precisos en lugar de buscarlos.

"Cada cosa que usamos Plecto para ahorrarnos, si no son horas, definitivamente son muchos minutos. Es casi imposible poner un número real en ello, pero es mucho tiempo ahorrado," dice Kyle.

Kyle es igualmente directo sobre la permanencia de Plecto. Sunflower ha evaluado otros sistemas a medida que la empresa ha crecido, pero no ha encontrado nada que iguale la profundidad y el precio de Plecto para un negocio de su tamaño.

"No he encontrado nada comparable que lo haga a ese nivel y a ese precio para una pequeña o mediana empresa. Cualquier negocio necesita una herramienta como esta, especialmente en el sector inmobiliario. Puede ser muy desestructurado en pequeñas empresas, y eso puede volverse interesante. Poder crear esos KPIs y el proceso y la estructura, para tener resultados más predecibles, es invaluable."

Convierte tus datos en un sistema que se paga solo

Mirando hacia adelante, Kyle quiere llevar el seguimiento por canal de Sunflower un paso más allá, emparejando leads con los representantes mejor capacitados para cerrarlos: "Me encantaría poder decir, Steve es realmente bueno con los leads de Google Ads, convierte mucho mejor que tal o cual, así que deberíamos darle más de estos leads. Emparejar leads con las habilidades naturales de las personas, creo que es el siguiente nivel para nosotros."

Ese tipo de precisión solo es posible una vez que cada representante, cada canal y cada trato ya son visibles en un solo lugar, exactamente lo que Sunflower construyó con Podio y Plecto juntos.

¿Tu negocio inmobiliario sigue funcionando por instinto en lugar de datos? Ve lo que sucede cuando la actividad y el rendimiento de tu equipo viven en el mismo panel. Regístrate para una demostración gratuita de Plecto o una prueba de dos semanas a continuación.

*Descargo de responsabilidad: Estamos comprometidos con la privacidad de los datos. Todas las imágenes de paneles en esta historia de cliente han sido proporcionadas por nuestro cliente, Sunflower Home Buyers. Nombres, fotos de identificación y algunos datos han sido alterados por seguridad. Plecto no accede a los paneles de los clientes sin consentimiento por escrito.