El jefe de Förebygg ahorra 8 horas/día en informes de datos

El Desafío

Al principio, Förebygg utilizó Dashboards creados manualmente para rastrear ingresos por ventas por representante de ventas. Sin embargo, a medida que la empresa creció, esto resultó ser muy consumidor de tiempo e ineficaz porque el sistema no podía agrupar y/o separar cifras de ventas de revendedores que trabajan en diferentes oficinas. Förebygg necesitaba una forma de automatizar esta recopilación de datos y mostrar datos en tiempo real en ubicaciones.

Förebygg tuvo dificultades para proporcionar a su equipo de ventas una visualización en tiempo real de su desempeño. Limitado a la recopilación manual de datos y creación de Dashboards simples – por ejemplo, mostrar ingresos por ventas por representante de ventas – la empresa se dio cuenta de que esto era increíblemente consumidor de tiempo e inefectivo. El equipo de ventas carecía de datos procesables importantes porque actualizar sus Dashboards fue difícil, tomó demasiado tiempo y resultó en datos obsoletos.

Con aproximadamente 150 empleados dispersos en regiones, Förebygg necesitaba un concentrador central de datos – una plataforma de desempeño comercial en tiempo real donde pudiera rastrear actividades de ventas internas y externas, experiencias de clientes y trabajo administrativo. Lo más importante es que la empresa estaba ansiosa por encontrar una forma de mantener sus equipos dispersos unidos y motivados.

La Solución

Förebygg se dirigió a Plecto para centralizar datos en un lugar, supervisar el desempeño del equipo de ventas y servicio al cliente, automatizar tareas repetitivas y reducir el tiempo de configuración de Dashboards para visualizar el desempeño de todo el negocio, y unir y motivar a empleados en diferentes ubicaciones en Suecia, Chipre e Islas Canarias.

Dashboards estáticos versus en tiempo real

Con Plecto, Förebygg ha construido más de 40 Dashboards midiendo más de 300 KPI diferentes personalizados para cada producto y servicio – y se actualizan automáticamente con información en tiempo real. Plecto también permite que Förebygg recopile datos de diferentes sistemas, los fusione en uno, cree nuevos KPI y realice nuevos cálculos basados en datos agregados de diferentes sistemas.

"¡La posibilidad de fusionar realmente fuentes de datos en un KPI o varios KPI es tan simple! Además, con el nuevo constructor de KPI, es aún más fácil para personas que no saben mucho sobre Excel y fórmulas," dice Johan Hilding, CEO y cofundador de Förebygg.

Con la ambición de motivar a sus empleados en diferentes oficinas – y mejorar la visión de los clientes de sus productos y servicios – Förebygg fusionó datos en su estrategia e implementó un enfoque impulsado por datos con Plecto. La empresa comenzó incorporando características como visualizar datos en tiempo real de su sistema de telemarketing de ventas.

Hoy, los requisitos de la empresa han aumentado, para visualizar datos de marketing, satisfacción del cliente, y planea integrar datos en tiempo real de sus sistemas CRM para mejorar la experiencia del cliente.

Los equipos que actualmente utilizan Dashboards de Plecto son Ventas, Servicio al cliente y Administración (para salarios de agentes y producción de trabajo).

Los Resultados

Uniendo equipos entre ubicaciones

Después de implementar Plecto, Förebygg se dio cuenta rápidamente de que podía automatizar el proceso de recopilación y organización de datos, actualizando instantáneamente a sus equipos sin importar dónde estuvieran. "Si le pidieras a uno de nuestros representantes de ventas que ha estado con nosotros durante un par de años, '¿Qué piensas sobre el sistema de puntuación hace tres años versus hoy?' la respuesta sería que ni siquiera es comparable. Teníamos un Dashboard estático, y no podríamos cambiarlo sin contactar a un desarrollador," dice Johan.

Förebygg ha comenzado a ejecutar concursos mensuales entre representantes de ventas, manteniendo la motivación alta e impulsando el desempeño. La empresa configuró uno de sus últimos concursos en solo 15 minutos usando los Dashboards de Plecto, y lo implementó a sus equipos basados en Suecia en Varberg, Malmö, Kista y Sundsvall.

"Como tenemos muchos revendedores en diferentes oficinas que trabajan con nuestros productos, somos capaces de instalar estas presentaciones de diapositivas de concursos en cada oficina en solo 10-15 minutos. Y cuando queremos mostrar información importante a todos – una competencia, una actualización o cambio de notificaciones, o cambiar KPI – simplemente realizamos los cambios en la plataforma y actualizamos las presentaciones," dice Johan.

"Todos nuestros empleados inmediatamente tienen la misma información en sus televisores o podemos enviar un mensaje o notificación a sus teléfonos móviles en segundos, lo cual es increíble."