Sunflower Home Buyers sparar timmar på rapportering

Introduktion

Kyle Eisenbarger, CTO och ägare på Sunflower Home Buyers, har spenderat år på att bygga fastighetsföretagets databas i Kansas City inne i Podio, strukturerat från början som en relationsdatabas (en databas som organiserar data i rader och kolumner som bildar en tabell bestående av datapunkter som relaterar till varandra) så att den en dag skulle kunna stödja verklig rapportering. I flera år satt den strukturen oanvänd, eftersom teamet inte hade något sätt att se vad den innehöll.

Att para ihop Podio med Plectos realtids dashboards förändrade det: Kyle och hans team spårar nu varje förvärvsrepresentant, innesäljaragent och marknadsföringskanal individuellt, och använder den datan för att baklänges konstruera vad det faktiskt krävs för en representant att nå ett specifikt inkomstmål. Daglig aktivitet, som en gång var osynlig, är nu tillräckligt synlig för att gamifiera, coacha och betala människor emot.

Utmaningen

Sunflower Home Buyers började som de flesta små fastighetsteam gör: en person, Joseph Ientile, medägare, som drev försäljning från sitt huvud, utan strukturerat sätt att spåra leads eller uppföljningar. Kyle minns de tidiga dagarna tydligt.

"Joe har alltid haft en bakgrund inom försäljning, men det var alltid väldigt mycket bara han på egen hand, lite som att flyga på känsla," säger Kyle. "Under det första året och ett halvt fanns det verkligen inte mycket process eller arbetsflöde."

Podio gav teamet sitt första gemensamma hem för den informationen, och det växte med dem när de anställde sina första medarbetare. Men Podios flexibilitet kommer med en inlärningskurva. Kyle, som kom från en mjukvaruingenjörsbakgrund, fann plattformens logik bekant men dess specifika egenheter krävande.

"Som alla som är djupt inne i Podio vet, är det väldigt speciellt, och det finns lösningar och saker du måste veta för att få det att fungera bra, eftersom det är ett ganska gammalt system. Om du inte kände till de små egenheterna och fällorna var det väldigt överväldigande."

För att stänga den klyftan arbetade Kyle direkt med en Podio-partner i nästan två år, lärde sig plattformen praktiskt under delade onlinesessioner tills han kunde bygga och underhålla den själv.

"Vi programmerade i par, där han körde och delade sin skärm och lärde mig allt han gjorde. Jag absorberade allt och lärde mig systemet under två år, tills jag så småningom var säker på att göra 80 procent av allt själv," minns han.

Vid den tidpunkt då Kyle hade den kommandot över Podio, hade Sunflower en välstrukturerad databas, byggd som en relationsdatabas, med poster kopplade på ett sätt som så småningom kunde rapporteras om. Vad företaget ännu inte hade var ett sätt att se något av det.

"Vi visste inte att vi behövde (denna data). Vi hade aldrig gjort detta förut," säger Kyle. Det är lite galet att tänka på nu, för vi lever i dashboards."

Kyle märkte andra företag i sin bransch som körde Plecto dashboards på skärmar i bakgrunden av sina YouTube- och Facebook-videor, och blev genast hooked. Han kom ihåg det exakta ögonblicket som hände: "Ja, jag kan tydligt minnas en kille från Las Vegas som postade (på Youtube eller Facebook), och jag kunde se hans dashboards, och jag tänkte, Vi behöver det. Det är så coolt."

Att ha tillgång till kraftkombinationen av Plecto och den data Kyle hade spenderat år på att strukturera i Podio betydde att han äntligen kunde sätta siffrorna på en skärm och att de kunde användas, inte bara lagras.

Lösningen

Plectos inbyggda integration med Podio gjorde adoptionen enkel från dag ett. Den första dashboarden Sunflower byggde var enkel: en månatlig vy av leads, schemalagda möten, genomförda möten, kontrakt och avslut, med konverteringsprocent i botten av skärmen. Det gav Joe, som försäljningsledare, det första verkliga verktyget för att hålla ett trepersoners team ansvarigt.

När företaget växte, utvecklades det till en interna försäljningsaktivitets tracker dashboard som övervakade följande mätvärden:

• uppringningar gjorda,
• ringlösa röstmeddelanden släppta,
• prattid,
• anpassad "kvalitetskonversationer" mätning
• beräknat fält som mäter samtalsdjup och varaktighet
• schemalagda möten.

Teamet öppnar nu varje dag med en 20-minuters huddle som byggs direkt kring dessa siffror: "De går igenom gårdagens siffror, och de pratar om dagens plan, antingen för att komma tillbaka på rätt spår eller hålla momentum," säger Kyle.

Sunflower spårar individuella KPI dashboards per månad och år, vilket ger teamet exakta genomsnitt över hela gruppen. Därifrån kan de säga till varje representant exakt hur många samtal och möten det tar för att nå ett specifikt inkomstmål: "Nu har vi datan och historiken för alla personer i det teamet för att säga, om du vill tjäna det, måste du schemalägga så här många möten. Och om du vill schemalägga så här många möten, måste du göra så här många samtal," säger han.

För att hålla teamet engagerat dag för dag, kör Sunflowers innesäljarplan i Olathe en roterande Plecto dashboard-karusell på en delad TV. För närvarande visar den en månatlig tävling mellan två team, och representanter utlöser en personlig walkout-låt när de bokar ett möte: "Det spelar 20 sekunder av deras video av val från YouTube, vilket alltid är bra eftersom du kan gnugga det i dina kollegors ansikten."

Resultaten

Sedan implementeringen av Plecto har Sunflower Home Buyers utvidgat spårningen till varje del av verksamheten, inte bara försäljning. Varje marknadsföringskanal mäts nu individuellt, inklusive avkastning på annonsutgifter per kanal, och teamet följer ett lead genom hela tratten: leads, schemalagda möten, genomförda möten, kontrakt, och avslut, uppdelat efter både marknadsföringskanal och individuell representant.

"Varje område som vi exponerar för spårning har förbättrats. Vi spårar varje enskild kanal individuellt, och det är något vi aldrig brukade göra," säger Kyle.

"Nu har vi hela tratten från förvärv hela vägen till avslut. Vi kan se var problemet är i processen, titta på det per anställd eller per marknadsföringskanal, och antingen ge mer träning åt det hållet eller vidta åtgärder."

Den synligheten har också omformat hur ledarskapet driver sina veckovisa möten. Sunflowers ledningsteam granskar en röd-gul-grön trafikljusrapport varje vecka, en process som tidigare innebar att manuellt dra ut fyra till tolv mätvärden per person från Podio och andra system för hand. Varje teammedlem har nu en förbyggd Plecto dashboard, redan konfigurerad för mötet, så teamet drar upp exakta siffror istället för att jaga dem.

"Varje enskild sak som vi använder Plecto för sparar oss, om inte timmar, definitivt många minuter. Det är nästan omöjligt att sätta ett verkligt nummer på det, men det är mycket tid som sparas," säger Kyle.

Kyle är lika direkt om Plectos bestående kraft. Sunflower har utvärderat andra system i takt med att företaget har vuxit men har inte funnit något som matchar Plectos djup och prisnivå för ett företag av deras storlek.

"Jag har inte hittat något jämförbart som gör det på den nivån och till det priset för ett litet till medelstort företag. Alla företag behöver ett verktyg som detta, särskilt inom fastigheter. Det kan vara väldigt ostrukturerat i små företag, och det kan bli intressant. Att kunna skapa dessa KPI:er och processen och strukturen, för att ha mer förutsägbara resultat, är ovärderligt."

Gör din data till ett system som betalar för sig själv

Ser fram emot, vill Kyle ta Sunflowers spårning per kanal ett steg längre, para ihop leads med de representanter som är bäst lämpade att stänga dem: "Jag skulle älska att kunna säga, Steve är verkligen bra på Google Ads-leads, han konverterar så mycket bättre än så och så, så vi borde ge honom fler av dessa leads. Att para ihop leads med människors naturliga förmågor, tror jag, är nästa nivå för oss."

Det är den typen av precision som endast är möjlig när varje representant, varje kanal och varje affär redan är synlig på ett ställe, precis vad Sunflower byggde med Podio och Plecto tillsammans.

Kör ditt fastighetsföretag fortfarande på instinkt istället för data? Se vad som händer när ditt teams aktivitet och prestationer alla lever på samma dashboard. Anmäl dig för en gratis Plecto-demo eller två veckors provperiod nedan.

*Ansvarsfriskrivning: Vi är engagerade i dataskydd. Alla dashboardbilder i denna kundberättelse har tillhandahållits av vår kund, Sunflower Home Buyers. Namn, identifikationsbilder och viss data har ändrats för säkerhet. Plecto får inte åtkomst till kunddashboards utan skriftligt samtycke.