Förebygg sparar 8 timmar/dag på datarapportering

Utmaningen

I början använde Förebygg enkla, manuellt skapade dashboards för att spåra försäljningsintäkter per säljare. Men när företaget växte visade sig detta vara tidskrävande och ineffektivt eftersom systemet inte kunde gruppera och/eller separera försäljningssiffror från återförsäljare som arbetade på olika kontor. Förebygg behövde ett sätt att automatisera denna datainsamling och visa realtidsdata över platser.

Förebygg kämpade med att ge sitt säljteam en realtidsvisualisering av deras prestation. Begränsade till att manuellt samla in data och skapa enkla dashboards—till exempel för att visa försäljningsintäkter per säljare—insåg företaget att detta var otroligt tidskrävande och ineffektivt. Säljteamet saknade viktig handlingsbar data eftersom det var svårt att uppdatera sina dashboards, tog för lång tid och resulterade i föråldrad data.

Med cirka 150 anställda spridda över regioner behövde Förebygg ett centralt datahub—en realtidsplattform för affärsprestanda där det kunde spåra inkommande och utgående försäljning, kundupplevelser och administrativt arbete. Viktigast av allt, företaget var angeläget om att hitta ett sätt att hålla sina spridda team enade och motiverade.

Lösningen

Förebygg vände sig till Plecto för att centralisera data på ett ställe, övervaka försäljnings- och kundsupportteamets prestation, automatisera repetitiva uppgifter och minska tiden för att ställa in dashboards för att visualisera hela företagets prestation, samt att förena och motivera anställda över olika platser i Sverige, Cypern och Kanarieöarna.

Statisk vs. Realtids-Dashboards

Med Plecto har Förebygg byggt mer än 40 dashboards som mäter över 300 olika KPI:er anpassade för varje produkt och tjänst—och de uppdateras automatiskt med realtidsinformation. Plecto möjliggör också för Förebygg att samla data från olika system, slå samman dem till en, skapa nya KPI:er och utföra nya beräkningar baserat på aggregerad data från olika system.

“Möjligheten att verkligen slå samman datakällor till en KPI eller flera KPI:er är så enkel! Även med den nya KPI-byggaren är det ännu enklare för personer som inte vet mycket om Excel och formler,” säger Johan Hilding, Förebyggs VD och medgrundare.

Med ambitionen att motivera sina anställda över kontoren—och förbättra kundernas syn på sina produkter och tjänster—förenade Förebygg data i sin strategi och implementerade ett datadrivet tillvägagångssätt med Plecto. Företaget började med att inkludera funktioner som att visualisera realtidsdata från sitt försäljnings telemarketing-system.

Idag har företagets krav ökat, för att visualisera marknadsföringsdata, kundnöjdhet och de planerar att integrera realtidsdata från sina CRM-system för att förbättra kundupplevelsen.

Team som för närvarande använder Plecto dashboards är Försäljning, Kundservice och Administration (för agenters löner och arbetsproduktion).

Resultaten

Förenar Team Över Platser

Efter att ha implementerat Plecto insåg Förebygg snabbt att det kunde automatisera processen för att samla in och organisera data, och omedelbart uppdatera sina team oavsett var de sitter. “Om du frågar en av våra säljrepresentanter (SR) som har varit med oss i några år, ‘Vad tycker du om poängtavlesystemet för tre år sedan jämfört med idag?’ skulle svaret vara att det inte ens går att jämföra. Vi hade en statisk dashboard, och vi kunde inte ändra den utan att kontakta en utvecklare,” säger Johan.

Förebygg har börjat köra månatliga tävlingar bland SR:er, vilket håller motivationen hög och ökar prestationen. Företaget satte upp en av sina senaste tävlingar på bara 15 minuter med hjälp av Plectos dashboards, och rullade ut den till sina team i Sverige i Varberg, Malmö, Kista och Sundsvall.

"Eftersom vi har många återförsäljare på olika kontor som arbetar med våra produkter, kan vi installera dessa tävlingars bildspel i varje kontor på bara 10-15 minuter. Och när vi vill visa viktig information för alla—en tävling, en uppgradering eller ändring av meddelanden, eller ändra KPI:er—gör vi helt enkelt ändringarna i plattformen och uppdaterar bildspelen," säger Johan.

"Alla våra anställda har omedelbart samma information på sina TV-apparater eller så kan vi skicka ett meddelande eller notifikation till deras mobiltelefoner på sekunder, vilket är fantastiskt."

Skapar ett Centralt Datahub

Sedan implementeringen av Plecto sparar Förebygg minst åtta timmar varje dag bara genom att teamledare inte behöver manuellt organisera och samla in data. För att maximera intäktsresultatet, öka medarbetarengagemanget och behålla kunder, förväntar sig Förebygg att använda Plecto för att påskynda sin digitala transformation och realtidsdatamätning inom olika områden av verksamheten, såsom kundservice och administrationsorganisation.

Centraliseringen och automatiseringen av datainsamling på en plattform är avgörande för Förebyggs framtid när företaget ser fram emot att minska den tid som spenderas på repetitiva uppgifter, som manuell datainsamling, rapportbyggande och uppdatering av dashboards—förbättra effektiviteten och ge teamen den realtidsdata de behöver för att nå sina mål.

"Plecto blir det centrala navet för vår data," säger Johan. “Våra behov och mål idag är att mäta allt i Plecto, från vår försäljning, digital marknadsföring och kundservice, till vår administration. Faktum är att vi för närvarande arbetar med att migrera vår kundservice till en plattform som kan samla och skicka data till Plecto i realtid.

"Det är målet—att ha allt kopplat."

Hjälper Teamet på Många Sätt

“Om jag skulle beskriva Plecto med ett ord skulle det vara—allt-i-ett,” säger Johan.

Förebygg har utökat sin användning av Plecto till administrationsavdelningen, vilket gör det enklare och mer tillgängligt för säljare att se sina intäkter. Detta minskar också den tid som spenderas på rapportering genom att automatiskt beräkna varje agents lön, som normalt är provisionsbaserad eller minimi-garanti, baserat på en formel.

Istället för att manuellt behöva underhålla flera Excel-kalkylblad som innehåller löneinformation, använder Förebygg denna formel som en KPI för att visualisera den realtidsvinst per agent. Den inkluderar också dynamiska siffror, såsom uppringnings- och ledarskostnad per agent, samt tävlingskostnader.

Företaget har för närvarande två till tre dashboards som refererar till dessa dynamiska siffror. Det planerar också att skapa kontorsöversikter som spårar lönsamheten för alla sina kontor och partners i Sverige, Kanarieöarna och Cypern.

“Plecto hjälper definitivt organisationen på många sätt!" säger Johan.

"Det är helt enkelt upp till användaren att bestämma hur långt man vill gå, allt kan integreras och visualiseras."

Justera Dina Team Över Alla Platser med Plecto

Vill du ta Plectos "allt-i-ett" anpassningsbarhet till dina egna kontor?

Boka en personlig demo, och börja optimera effektiviteten i ditt hemsäkerhetsföretag idag.

Här är dina snabblänkar till resurserna för Förebyggs vinnande formel:

• Plecto för Försäljningsteam
• Exempel på Hemsäkerhets-Dashboards

*Ansvarsfriskrivning: Vi är engagerade i dataskydd. Alla dashboardbilder i detta blogginlägg har tillhandahållits av vår kund, Förebygg. Namn, identifieringsbilder och viss data har ändrats för säkerhet. Plecto har inte tillgång till kunddashboards utan skriftligt samtycke.