Hur man får styrelsen att älska din presentation (även om du hatar att tala offentligt)

Ge en effektiv företagspresentation

Presentationer kan vara nervkittlande evenemang. Att stå och prata medan man bläddrar igenom en bildspel verkar enkelt nog, men presentationer är sällan så enkla, och många människor gillar dem inte. Tänk bara på dina skolår—och du kan få en ganska exakt uppfattning om hur det är att presentera i en företagsmiljö.

Men oroa dig inte! I den här artikeln kommer vi att gå igenom några av tipsen och tricken för att ge en solid, 10/10 presentation till förmån för ditt företags styrelse. Från psykologiska lyft till datadriven visualisering, kommer vi att utforska sju av de mest effektiva sätten att göra dig själv till stjärnan i din presentation.

1. Känn din publik och deras prioriteringar

Först och främst, du behöver veta vem du presenterar för. På samma sätt som ditt företag har en ICP (ideal customer profile) som gör att de kan rikta sin försäljning, kan du också tänka på styrelsen som en målgrupp och finjustera din presentation därefter.

Se till att forska om styrelsemedlemmarnas bakgrunder—till exempel inom finans, kultur, entreprenörskap eller innovation—och anpassa din presentation för att passa deras intressen. Med det i åtanke kan du utforma din presentation för att "tala deras språk", använda begrepp, metaforer och mått som har särskild resonans för dem.

2. Presentera svar, inte problem

Det är viktigt att komma ihåg att du blir kallad för att presentera som expert: du förväntas ge rekommendationer om hur man hanterar de problem som företaget för närvarande står inför. Om något, bör du betrakta din expertstatus som en stor självförtroendehöjare! Styrelsen konsulterar dig som en jämlik, och du bör inte tveka att vara rak i dina överväganden och förfrågningar.

Se till att din presentation har en tydlig riktning och rationale. Ange problemen (och eventuella förfrågningar du har) i förväg, för att fokusera styrelsens uppmärksamhet och ge en ram för presentationen.

3. Respektera styrelsens tid

Håll det enkelt är namnet på spelet. Din presentation bör förmedla en tillräcklig mängd information—men inte för mycket. Påverkan, snarare än längd, är nyckeln. Undvik onödig bakgrund eller uppenbar information när du presenterar.

Och ett stort proffstips som många inte känner till: varje diagram eller bild bör lyfta fram endast en nyckelinsikt för att undvika kognitiv överbelastning! Ditt budskap kommer att vara mycket tydligare—och även om de inte säger det högt, kommer din publik att tacka dig.

4. Hook, kontext, avslut

När du ger en presentation berättar du en historia. Varje historia har en början, en mitt och ett slut, så använd samma ramverk när du presenterar.

Du kan använda det som kallas en berättelsebåge för att vägleda din presentation:

• Hook med kontext (och din förfrågan till styrelsen, om det behövs);
• Detaljera och beskriv åtgärdstepp och/eller rekommendationer;
• Avsluta med en tydlig uppmaning till handling, eller ett beslut.

Din presentation blir mer effektiv när den berättas som en historia, men gör den ännu mer kraftfull genom att inkludera anekdoter och mindre historier av din egen. Att dela vittnesmål förbättrar den övergripande berättelsebågen av din presentation och låter dina data komma till liv (mer om det i nästa avsnitt).

Till skillnad från att berätta en historia, är dock en presentation inte bara prat utan också respons. Överväg vilket format som är bättre för att få fram ditt budskap och få feedback från din publik—antingen intermittenta pauser för diskussion, eller att ge din presentation först, följt av Q&A.

5. Använd visuella hjälpmedel och berättelser

När du beskriver tillståndet för ditt företag, är det viktigt att du backar upp dina diagnoser med data. Data stöder dina påståenden med siffror: det är det ultimata medlet för att garantera trovärdighet. Och vad är bättre sätt att visa din data än på en dashboard-gränssnitt eller rapporter?

Plattformar som Plecto är det perfekta sättet att visualisera och presentera din data i lättsmälta informationsbitar. Widgets och andra visualiseringar—såsom hastighetsmätare, tabeller och stapeldiagram—låter din data ses, analyseras och förstås på en ögonblicks blick. Bäst av allt, plattformar som Plecto visar data i ett live-format, så att du kan få tillgång till de senaste versionerna av din data utan svårighet.

För att säkerställa att din dashboard eller rapport har maximal påverkan, håll den ren. Även om det kan vara frestande att göra på annat sätt, använd endast så många visuella hjälpmedel och widgets som nödvändigt. Som med PowerPoint-bilder, är målet här att förmedla information samtidigt som man förhindrar publikens kognitiva överbelastning.

6. Förbered ditt material

Det finns ett par steg du kan ta i förberedelse för din presentation som kommer att ge dig en professionell ethos, vilket verkligen låter dig sticka ut för styrelsen. Ett av dessa är att förbereda ditt material i förväg och distribuera dem i förväg (se bara till att dessa faktiskt är kompletterande material, och inte bara upprepningar av dina bilder).

Övervinna din scenskräck med Plecto!

Att ge en presentation kanske inte är allas kopp te, men det är det idealiska sättet att kommunicera viktig information till din publik medan du ger liv åt data. Använd dessa tips som en språngbräda för att utveckla ännu fler tips och tricks för att göra dina framtida presentationer ännu mer effektiva.

Och om du verkligen är intresserad av att ge fantastiska presentationer stödda av kraften i datavisualisering, varför inte anmäla dig för en gratis Plecto-demo idag?