Sunflower Home Buyers sparer timer på rapportering

Introduksjon

Kyle Eisenbarger, CTO og eier av Sunflower Home Buyers, har brukt år på å bygge datagrunnlaget til eiendomsselskapet i Kansas City inne i Podio, og strukturert det fra starten av som en relasjonsdatabase (en database som organiserer data i rader og kolonner som danner en tabell bestående av datapunkter som relaterer til hverandre) slik at det en dag kunne støtte ekte rapportering. I flere år satt den strukturen ubrukt, fordi teamet ikke hadde noen måte å se hva den inneholdt.

Å kombinere Podio med Plectos sanntids dashboards endret det: Kyle og teamet hans sporer nå hver anskaffelsesrepresentant, innvendig salgsagent og markedsføringskanal individuelt, og bruker de dataene til å reverse-engineere hva som faktisk kreves for en representant å nå et spesifikt inntektsmål. Daglig aktivitet, som en gang var usynlig, er nå synlig nok til å gamifisere, coache og betale folk mot.

Utfordringen

Sunflower Home Buyers startet slik de fleste små eiendomsteam gjør: én person, Joseph Ientile, medeier, som drev salg ut av hodet sitt, uten en strukturert måte å spore leads eller oppfølginger. Kyle husker de tidlige dagene klart.

"Joe har alltid hatt en bakgrunn i salg, men det var alltid veldig mye bare ham alene, på en måte som fløy for å sitte i buksene sine," sier Kyle. "I det første året og et halvt var det egentlig ikke mye prosess eller arbeidsflyt."

Podio ga teamet sitt første delte hjem for den informasjonen, og det vokste med dem da de ansatte sine første medarbeidere. Men Podios fleksibilitet kommer med en læringskurve. Kyle, som kom fra en programvareutviklingsbakgrunn, fant plattformens logikk kjent, men dens spesifikke quirks krevde mye.

"Som alle som er dypt inne i Podio vet, er det veldig spesielt, og det er omveier, og ting du må vite for å få det til å fungere bra, fordi det er et ganske gammelt system. Hvis du ikke visste de små quirks og feller, var det veldig overveldende."

For å lukke det gapet jobbet Kyle direkte med en Podio-partner i nesten to år, og lærte plattformen praktisk over delte nettøkter til han kunne bygge og vedlikeholde det selv.

"Vi programmerte i praksis sammen, hvor han kjørte og delte skjermen sin og lærte meg alt han gjorde. Jeg absorberte alt og lærte systemet over to år, til jeg til slutt var trygg nok til å gjøre 80 prosent av alt selv," husker han.

Da Kyle hadde den kommandoen over Podio, hadde Sunflower et godt strukturert datagrunnlag, bygget som en relasjonsdatabase, med poster koblet på en måte som til slutt kunne rapporteres på. Det selskapet ikke hadde ennå, var en måte å se noe av det.

"Vi visste ikke at vi trengte (disse dataene). Vi hadde aldri gjort dette før," sier Kyle. Det er litt sprøtt å tenke på nå, fordi vi lever i dashboards."

Kyle la merke til andre selskaper i bransjen hans som kjørte Plecto dashboards på skjermer i bakgrunnen av YouTube- og Facebook-videoene sine, og ble umiddelbart hekta. Han husket det nøyaktige øyeblikket det skjedde: "Ja, jeg kan huske tydelig en fyr fra Las Vegas som postet (på Youtube eller Facebook), og jeg kunne se dashboardene hans, og jeg tenkte, Vi trenger det. Det er så kult."

Å ha tilgang til kraftkombinasjonen av Plecto og dataene Kyle hadde brukt år på å strukturere i Podio betydde at han endelig kunne sette tallene på en skjerm og at de kunne brukes, ikke bare lagres.

Løsningen

Plectos innebygde integrasjon med Podio gjorde adopsjonen enkel fra dag én. Det første dashboardet Sunflower bygde var enkelt: én månedlig visning av leads, planlagte avtaler, fullførte avtaler, kontrakter og avslutninger, med konverteringsprosentene nederst på skjermen. Det ga Joe, som salgsleder, det første virkelige verktøyet for å holde et tre-personers team ansvarlig.

Etter hvert som selskapet vokste, utviklet det seg til et innvendig salgsaktivitetssporingsdashboard som overvåket følgende metrikker:

• oppringninger gjort,
• ringeløse talemeldinger,
• snakketid,
• tilpasset "kvalitetsamtaler"-metrikker
• beregnet felt som måler samtaledybde og varighet
• planlagte avtaler.

Teamet åpner nå hver dag med en 20-minutters huddle bygget direkte rundt disse tallene: "De går gjennom gårsdagens tall, og de snakker om dagens plan, enten for å komme tilbake på sporet eller holde momentumet gående," sier Kyle.

Sunflower sporer individuelle KPI-dashboards etter måned og år, og gir teamet nøyaktige gjennomsnitt over hele gruppen. Derfra kan de fortelle enhver representant nøyaktig hvor mange samtaler og avtaler som kreves for å nå et spesifikt inntektsmål: "Nå har vi dataene og historien til alle på det teamet for å si, hvis du vil tjene det, må du planlegge så mange avtaler. Og hvis du vil planlegge så mange avtaler, må du gjøre så mange samtaler," sier han.

For å holde teamet engasjert dag for dag, kjører Sunflowers innvendige salgsavdeling i Olathe en roterende Plecto dashboard-karusell på en delt TV. For øyeblikket viser den en månedlig konkurranse mellom to team, og representanter utløser en personlig walkout-sang når de booker en avtale: "Det spiller 20 sekunder av videoen deres valg fra YouTube, som alltid er flott fordi du kan gni det inn i ansiktet på kollegene dine."

Resultatene

Siden implementeringen av Plecto har Sunflower Home Buyers utvidet sporing til alle deler av virksomheten, ikke bare salg. Hver markedsføringskanal måles nå individuelt, inkludert avkastning på annonsekostnader etter kanal, og teamet følger et lead gjennom hele trakten: leads, planlagte avtaler, fullførte avtaler, kontrakter, og avslutninger, brutt ned etter både markedsføringskanal og individuell representant.

"Hver eneste område vi eksponerer for sporing har forbedret seg. Vi sporer hver enkelt kanal individuelt, og det er noe vi aldri pleide å gjøre," sier Kyle.

"Nå har vi hele trakten fra anskaffelse helt til avslutning. Vi kan se hvor problemet er i prosessen, se på det etter ansatt eller etter markedsføringskanal, og enten gi mer opplæring den veien eller ta noen tiltak."

Den synligheten har også omformet hvordan ledelsen gjennomfører sine ukentlige møter. Sunflowers lederteam gjennomgår en rød-gul-grønn trafikklysrapport hver uke, en prosess som tidligere betydde å manuelt hente fire til tolv metrikker per person fra Podio og andre systemer for hånd. Hvert teammedlem har nå et forhåndsbygget Plecto-dashboard, allerede konfigurert for møtet, slik at teamet henter opp nøyaktige tall i stedet for å lete etter dem.

"Hver eneste ting vi bruker Plecto til sparer oss, om ikke timer, så definitivt mange minutter. Det er nesten umulig å sette et reelt tall på det, men det er mye tid spart," sier Kyle.

Kyle er like direkte om Plectos varighet. Sunflower har evaluert andre systemer etter hvert som selskapet har vokst, men har ikke funnet noe som matcher Plectos dybde og prisnivå for en virksomhet av deres størrelse.

"Jeg har ikke funnet noe sammenlignbart som gjør det på det nivået og til den prisen for en liten til mellomstor bedrift. Enhver virksomhet trenger et verktøy som dette, spesielt innen eiendom. Det kan være veldig ustrukturert i små bedrifter, og det kan bli interessant. Å kunne lage disse KPI-ene og prosessen og strukturen, for å ha mer forutsigbare resultater, er uvurderlig."

Gjør dataene dine til et system som betaler for seg selv

Ser fremover ønsker Kyle å ta Sunflowers sporing per kanal et skritt videre, ved å pare leads med de representantene som er best egnet til å lukke dem: "Jeg vil gjerne kunne si, Steve er virkelig god på Google Ads-leads, han konverterer så mye bedre enn så-og-så, så vi bør gi ham flere av disse leads. Å pare leads med folks naturlige evner, tror jeg, er neste nivå for oss."

Det er den typen presisjon som bare er mulig når hver representant, hver kanal og hver avtale allerede er synlig på ett sted, akkurat det Sunflower bygde med Podio og Plecto sammen.

Kjører eiendomsselskapet ditt fortsatt på instinkt i stedet for data? Se hva som skjer når teamets aktivitet og ytelse lever på det samme dashboardet. Registrer deg for en gratis Plecto-demo eller to ukers prøveperiode nedenfor.

*Ansvarsfraskrivelse: Vi er forpliktet til dataprivacy. Alle dashboardbilder i denne kundehistorien har blitt levert av vår kunde, Sunflower Home Buyers. Navn, identifikasjonsbilder og noen data har blitt endret for sikkerhet. Plecto får ikke tilgang til kundedashboards uten skriftlig samtykke.