Förebygg Bespaart 8 Uren/Dag op Data Rapportage

De Uitdaging

In het begin gebruikte Förebygg eenvoudige, handmatig gemaakte dashboards om de verkoopomzet per verkoper bij te houden. Echter, naarmate het bedrijf groeide, bleek dit tijdrovend en ineffectief omdat het systeem niet in staat was om de verkoopcijfers van wederverkopers die in verschillende kantoren werkten te groeperen en/of te scheiden. Förebygg had een manier nodig om deze dataverzameling te automatiseren en real-time data over locaties weer te geven.

Förebygg had moeite om zijn verkoopteam een real-time visualisatie van hun prestaties te bieden. Beperkt tot het handmatig verzamelen van de gegevens en het maken van eenvoudige dashboards—bijvoorbeeld om de verkoopomzet per verkoper te tonen—realiseerde het bedrijf zich dat dit ongelooflijk tijdrovend en ineffectief was. Het verkoopteam miste belangrijke actiegerichte gegevens omdat het bijwerken van hun dashboards moeilijk was, te lang duurde en resulteerde in verouderde gegevens.

Met ongeveer 150 medewerkers verspreid over verschillende regio's, had Förebygg een centraal datahub nodig—een real-time zakelijke prestatieplatform waar het de inkomende en uitgaande verkopen, klantervaringen en administratief werk kon volgen. Het belangrijkste was dat het bedrijf graag een manier wilde vinden om zijn verspreide teams verenigd en gemotiveerd te houden.

De Oplossing

Förebygg wendde zich tot Plecto om data op één plek te centraliseren, de prestaties van het verkoop- en klantenserviceteam te overzien, repetitieve taken te automatiseren en de tijd te verminderen die nodig was om dashboards in te stellen om de prestaties van het hele bedrijf te visualiseren, en om medewerkers in verschillende locaties in Zweden, Cyprus en de Canarische Eilanden te verenigen en te motiveren.

Statische vs. Real-Time Dashboards

Met Plecto heeft Förebygg meer dan 40 dashboards gebouwd die meer dan 300 verschillende KPI's meten, aangepast voor elk product en elke dienst—en ze worden allemaal automatisch bijgewerkt met real-time informatie. Plecto stelt Förebygg ook in staat om gegevens uit verschillende systemen te verzamelen, deze samen te voegen tot één, nieuwe KPI's te creëren en nieuwe berekeningen uit te voeren op basis van geaggregeerde gegevens uit verschillende systemen.

“De mogelijkheid om gegevensbronnen echt samen te voegen tot één KPI of meerdere KPI's is zo eenvoudig! Ook met de nieuwe KPI-builder is het nog gemakkelijker voor mensen die niet veel weten over Excel en formules,” zegt Johan Hilding, CEO en Medeoprichter van Förebygg.

Met de ambitie om zijn medewerkers over de kantoren heen te motiveren—en de kijk van klanten op zijn producten en diensten te verbeteren—heeft Förebygg data in zijn strategie geïntegreerd en een datagestuurde aanpak met Plecto geïmplementeerd. Het bedrijf begon met het opnemen van functies zoals het visualiseren van real-time data uit zijn verkooptelemarketing systeem.

Vandaag zijn de eisen van het bedrijf toegenomen, om marketingdata, klanttevredenheid te visualiseren en het is van plan om real-time data uit zijn CRM-systemen te integreren om de klantervaring te verbeteren.

Teams die momenteel Plecto-dashboards gebruiken zijn Verkoop, Klantenservice en Administratie (voor de salarissen en werkproductie van agents).

De Resultaten

Teams Verenigen Over Locaties

Na de implementatie van Plecto realiseerde Förebygg zich snel dat het het proces van het verzamelen en organiseren van gegevens kon automatiseren, waardoor zijn teams onmiddellijk werden bijgewerkt, ongeacht waar ze zich bevonden. “Als je een van onze verkoopvertegenwoordigers (SR) vraagt die al een paar jaar bij ons is, ‘Wat vind je van het scorebord systeem drie jaar geleden versus vandaag?’ zou het antwoord zijn dat het niet eens te vergelijken is. We hadden één statisch dashboard, en we konden het niet veranderen zonder een ontwikkelaar te contacteren,” zegt Johan.

Förebygg is begonnen met het organiseren van maandelijkse wedstrijden onder SR's, wat de motivatie hoog houdt en de prestaties verhoogt. Het bedrijf heeft een van zijn nieuwste wedstrijden in slechts 15 minuten opgezet met behulp van Plecto’s dashboards, en heeft het uitgerold naar zijn teams in Zweden in Varberg, Malmö, Kista en Sundsvall.

"Doordat we veel wederverkopers in verschillende kantoren hebben die met onze producten werken, kunnen we deze wedstrijdslideshows in elk kantoor in slechts 10-15 minuten installeren. En wanneer we belangrijke informatie aan iedereen willen tonen—een competitie, een upgrade of wijziging van meldingen, of veranderende KPI's—maken we eenvoudig de wijzigingen in het platform en werken we de slideshows bij," zegt Johan.

"Al onze medewerkers hebben onmiddellijk dezelfde informatie op hun tv's of we kunnen in enkele seconden een bericht of notificatie naar hun mobiele telefoons sturen, wat geweldig is."

Creëren van een Centraal Data Hub

Sinds de implementatie van Plecto bespaart Förebygg minimaal acht uur elke dag alleen al omdat teamleiders niet handmatig gegevens hoeven te organiseren en verzamelen. Om de omzetprestaties te maximaliseren, de betrokkenheid van medewerkers te verhogen en klanten te behouden, verwacht Förebygg Plecto te gebruiken om zijn digitale transformatie en real-time datameting in verschillende gebieden van het bedrijf, zoals klantenservice en administratieve organisatie, te versnellen.

De centralisatie en automatisering van dataverzameling op één platform is essentieel voor de toekomst van Förebygg, aangezien het bedrijf de tijd die aan repetitieve taken wordt besteed, zoals handmatige dataverzameling, het opbouwen van rapporten en het bijwerken van dashboards, wil verminderen—de efficiëntie verbeteren en teams de real-time gegevens geven die ze nodig hebben om hun doelen te bereiken.

"Plecto wordt de centrale hub voor onze data," zegt Johan. “Onze behoeften en doelen vandaag zijn om alles in Plecto te meten, van onze verkoop, digitale marketing en klantenservice, tot onze administratie. In feite zijn we momenteel bezig om onze klantenservice over te zetten naar een platform dat gegevens kan verzamelen en in real-time naar Plecto kan verzenden.

"Dat is het doel—om alles verbonden te hebben."

Het Team Op Vele Manieren Helpen

“Als ik Plecto in één woord zou moeten beschrijven, zou het zijn—alles-in-één,” zegt Johan.

Förebygg heeft het gebruik van Plecto uitgebreid naar de administratieafdeling, waardoor het gemakkelijker en toegankelijker is voor verkoopvertegenwoordigers om hun verdiensten te zien. Dit vermindert ook de tijd die aan rapportage wordt besteed door automatisch het salaris van elke agent te berekenen, dat normaal gesproken op commissie of minimumgarantie is gebaseerd, op basis van een formule.

In plaats van handmatig verschillende Excel-spreadsheets met salarisinformatie bij te houden, gebruikt Förebygg deze formule als een KPI om de real-time winstgevendheid per agent te visualiseren. Het omvat ook dynamische cijfers, zoals belkosten en leadkosten per agent, evenals wedstrijdkosten.

Het bedrijf heeft momenteel twee tot drie dashboards die naar deze dynamische cijfers verwijzen. Het is ook van plan om kantooroverzichten te creëren die de winstgevendheid van al zijn kantoren en partners in Zweden, de Canarische Eilanden en Cyprus volgen.

“Plecto helpt de organisatie zeker op veel manieren!" zegt Johan.

"Het is simpelweg aan de gebruiker om te beslissen hoe ver te gaan, alles kan worden geïntegreerd en gevisualiseerd."

Stem je Teams Af Over Alle Locaties met Plecto

Wil je de "alles-in-één" aanpasbaarheid van Plecto naar je eigen kantoren brengen?

Boek een gepersonaliseerde demo, en begin vandaag nog met het optimaliseren van de efficiëntie van je thuisbeveiligingsbedrijf.

Hier zijn je snelle links naar de bronnen van Förebygg's winnende formule:

• Plecto voor Verkoopteams
• Voorbeelden van Thuisbeveiligingsdashboards

*Disclaimer: We zijn toegewijd aan gegevensprivacy. Alle dashboardafbeeldingen in deze blogpost zijn verstrekt door onze klant, Förebrygg. Namen, identificatiefoto's en sommige gegevens zijn gewijzigd voor de veiligheid. Plecto heeft geen toegang tot klantdashboards zonder schriftelijke toestemming.