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¿Qué es un ciclo de ventas? Etapas, duración y cómo acortarlo
Un ciclo de ventas es el tiempo y los pasos necesarios para convertir un prospecto en cliente. Aprende las etapas y cómo medir su duración.
Tu ciclo de ventas es el reloj que está detrás de cada pronóstico. Decide qué tan pronto un nuevo lead se convierte en ingresos, cuántos tratos puede manejar un representante a la vez y cuánto tiempo toma una decisión de contratación para retribuirse. Esta guía explica qué es un ciclo de ventas, describe las siete etapas con un criterio de salida y métrica para cada una, muestra cómo calcular la duración del ciclo de ventas y enumera nueve formas de acortarlo. Para ver la vista de pipeline de los mismos tratos, consulta nuestra guía sobre el pipeline de ventas.
¿Qué es un ciclo de ventas?
Un ciclo de ventas es la serie de pasos repetibles, y el tiempo que toman, que una empresa sigue para convertir un prospecto en un cliente que paga. Comienza cuando identificas o te involucras por primera vez con un comprador potencial y termina cuando el trato se cierra, se gana o se pierde. El tiempo transcurrido entre esos dos puntos es la duración del ciclo de ventas.
Dos cosas están incluidas en el término. Una es la secuencia: prospección, calificación, presentación, cierre, etc. La otra es la duración: un ciclo de ventas puede ser una sola llamada telefónica o dieciocho meses de reuniones, dependiendo de lo que vendas y quién lo compre.
Dónde comienza el equipo a contar el tiempo es importante. Algunos cuentan desde el primer contacto, otros desde que se crea una oportunidad en el CRM. Ambos son válidos. Escoge una definición, escríbela y aplícala a cada trato, o tus números no serán comparables entre representantes y trimestres.
Ciclo de ventas vs proceso de ventas vs pipeline de ventas
Estos tres términos a menudo se utilizan como si fueran una sola cosa. Describen diferentes vistas del mismo trabajo:
| Término | Qué describe | Pregunta que responde |
|---|---|---|
| Ciclo de ventas | Las etapas que atraviesa un trato y cuánto tiempo toma desde el primer contacto hasta el cierre | ¿Cuánto tiempo se tarda en ganar un cliente? |
| Proceso de ventas | El manual: lo que los representantes deben hacer, decir y enviar en cada etapa | ¿Qué debe hacer un representante a continuación? |
| Pipeline de ventas | La lista en vivo de tratos abiertos, por etapa y valor | ¿Cuántos tratos tenemos y cuánto valen? |
En resumen, el ciclo es la dimensión temporal, el proceso es el manual de instrucciones y el pipeline es el inventario. Si quieres ver la vista del inventario, lee nuestra guía del pipeline de ventas. Para ver cómo la duración del ciclo se combina con el número de tratos, el tamaño de los tratos y la tasa de ganancia, lee sobre la velocidad de ventas.
Las 7 etapas del ciclo de ventas
La mayoría de los equipos utilizan alguna versión de siete etapas. Los nombres varían, y las ventas transaccionales cortas omiten o fusionan pasos, pero este es un buen punto de partida. Cada etapa debe tener un criterio de salida, el evento específico que permite que un trato avance, para que los representantes no avancen tratos basándose en una corazonada.
| Etapa | Qué sucede | Criterio de salida | Métrica a observar |
|---|---|---|---|
| 1. Prospección | Los representantes o el marketing identifican personas y empresas que podrían comprar. | Un prospecto se ajusta a tu perfil de cliente ideal y es contactado. | Nuevos leads calificados por semana |
| 2. Conexión | Primer contacto por correo electrónico, teléfono o redes sociales, o la consulta del prospecto. | El prospecto responde o agenda una llamada. | Tasa de respuesta, tiempo de respuesta del lead |
| 3. Calificación | El representante verifica la necesidad, presupuesto, cronograma y quién decide. | El prospecto cumple con tus criterios de calificación. | Tasa de conversión de lead a oportunidad |
| 4. Descubrimiento y presentación | El representante profundiza en el problema y luego presenta la solución. | El prospecto confirma el problema y solicita una propuesta. | Tasa de demostración a propuesta |
| 5. Propuesta y objeciones | Se envía una oferta personalizada y se manejan preocupaciones sobre precio, riesgo o tiempo. | Se resuelven las objeciones y el comprador está revisando los términos. | Días en la etapa, tasa de ganancia de propuestas |
| 6. Cierre | Se acuerdan los términos, se firma el contrato o se pierde el trato. | Contrato firmado, o una razón acordada de cierre perdido. | Tasa de ganancia, tamaño promedio del trato |
| 7. Seguimiento | Incorporación, chequeos, ventas adicionales y solicitudes de referencias. | El cliente está activo y se le ha pedido una referencia. | Tiempo hasta el primer valor, referencias por cliente |
Las tres primeras etapas se centran en encontrar al comprador adecuado. Las etapas 4 y 5 son donde se pasa más tiempo en una venta compleja. La etapa 7 es fácil de olvidar, pero las referencias y los tratos de expansión suelen tener los ciclos más cortos de todos los que manejarás.
Cómo calcular la duración del ciclo de ventas
La duración del ciclo de ventas es el número promedio de días que toma cerrar un trato. La fórmula es simple:
Duración del ciclo de ventas = total de días en tratos cerrados ÷ número de tratos cerrados
Para cada trato, resta la fecha de inicio de la fecha de cierre, suma los resultados y divide por el número de tratos. Usa el mismo punto de inicio para cada trato y mide durante un período fijo, como un trimestre.
Ejemplo de duración del ciclo de ventas
Toma cinco tratos cerrados el último trimestre (números ficticios):
| Trato | Días desde que se creó la oportunidad hasta el cierre |
|---|---|
| A | 22 |
| B | 35 |
| C | 41 |
| D | 48 |
| E | 214 |
El ciclo de ventas promedio es (22 + 35 + 41 + 48 + 214) ÷ 5 = 72 días. Pero cuatro de los cinco tratos se cerraron en 48 días o menos. La mediana, el valor medio, es 41 días.
Promedio vs mediana del ciclo de ventas
Un trato lento arrastra el promedio muy por encima de lo que parece un trato típico. Por eso debes rastrear la mediana junto con el promedio y observar los valores atípicos intencionalmente: ¿por qué el trato E tomó siete meses? Si la respuesta es una revisión legal única, el promedio exagera tu ciclo normal. Si es un patrón, has encontrado un problema en el proceso.
También decide cómo tratar los tratos perdidos. La duración del ciclo solo para tratos ganados te dice cuánto tiempo toma ganar. Incluir tratos perdidos te dice cuánto tiempo pasas en tratos que no van a ninguna parte, que a menudo es el número más útil para la capacitación. Para la definición de KPI y su lugar junto a otras métricas de ventas, consulta la duración promedio del ciclo de ventas.
Qué hace que un ciclo de ventas sea más largo o más corto
La duración del ciclo rara vez es solo un problema del representante. Estos factores establecen la línea base:
- Tamaño del trato: compromisos más grandes reciben más escrutinio, más aprobaciones y más pasos de adquisición.
- Número de tomadores de decisiones: cada parte interesada adicional añade reuniones, objeciones y retrasos en el calendario.
- B2B vs B2C: los consumidores deciden solos y rápidamente, mientras que las empresas deciden en comités.
- Entrante vs saliente: los leads entrantes ya han mostrado interés, por lo que suelen avanzar más rápido que los prospectos fríos.
- Complejidad del producto: si el comprador necesita una prueba, planificación de integración o revisión de seguridad, el ciclo se alarga.
- Costo de cambio: reemplazar una herramienta existente significa migración, capacitación y riesgo, por lo que los compradores tardan más.
- Estacionalidad y ciclos de presupuesto: los tratos pueden estancarse hasta el próximo período presupuestario o año fiscal.
Los rangos típicos siguen a partir de estos factores. Un producto de bajo costo y autoservicio puede cerrarse en días. Una venta B2B de mercado medio comúnmente toma semanas a unos meses. Los grandes tratos empresariales con revisión de adquisiciones y legales pueden extenderse más de un año. Los promedios publicados varían ampliamente según la industria y la fuente, así que úsalos como contexto y compáralos primero con tu propia historia, segmentados.
El ciclo de ventas B2B
Un ciclo de ventas B2B es más largo y más complejo que uno B2C porque la compra es una decisión empresarial. Varias personas están involucradas, cada una con una preocupación diferente: el usuario se preocupa por el flujo de trabajo, el gerente por los resultados, finanzas por el costo y TI por la seguridad.
Eso cambia cómo deben trabajar los representantes:
- Mapea el grupo de compra temprano. Identifica al campeón, al comprador económico y a cualquier bloqueador en las dos primeras etapas, no en las últimas dos.
- Espera un paso de seguridad, legal o de adquisiciones y pregúntalo durante la calificación para que no te sorprenda en la etapa de propuesta.
- Mantén múltiples hilos activos. Un trato que depende de un solo contacto se detiene cuando esa persona se va de licencia.
- Acuerda un plan mutuo. Una línea de tiempo compartida con pasos siguientes fechados mantiene a ambas partes honestas sobre cuándo se tomará una decisión.
Un ciclo de ventas B2B también tiene más lugares donde perder tiempo, por lo que rastrear los días por etapa es más importante que el total solo.
9 formas de acortar tu ciclo de ventas
- Ajusta la calificación. Dedica tiempo del representante solo a prospectos con una necesidad real, presupuesto y cronograma. Leads débiles alargan el promedio sin cerrar nunca.
- Responde rápidamente a los leads entrantes. La rapidez en el primer contacto es una de las mejoras más económicas disponibles. Rastrea el tiempo de respuesta del lead y hazlo visible.
- Involucra a los tomadores de decisiones temprano. Pregunta en la primera llamada quién más necesita ser convencido y haz que se unan a la conversación antes de la propuesta.
- Usa el canal preferido del comprador. Algunos prospectos viven en el correo electrónico, otros solo responden al teléfono. Sigue su ejemplo.
- Arma a los representantes con contenido listo. Estudios de caso, un explicador de precios, un resumen de seguridad y una plantilla de ROI responden a objeciones sin esperar aprobaciones internas.
- Establece un siguiente paso en cada conversación. Cada trato abierto debe tener una acción siguiente fechada. Los tratos sin uno son los que se desvían.
- Simplifica la oferta y la documentación. Paquetes estándar, firma electrónica y términos de contrato preaprobados eliminan días del cierre.
- Encuentra la etapa más lenta y corrígela. Si los tratos se quedan semanas entre la propuesta y la decisión, capacita sobre el manejo de objeciones o añade una razón impulsada por plazos para decidir.
- Capacita sobre los números. Revisa la duración del ciclo por representante en reuniones uno a uno. Los representantes con ciclos más rápidos a menudo hacen algo específico que puedes enseñar.
Acortar el ciclo no debe significar presionar a los compradores. Si la tasa de ganancia cae mientras la duración del ciclo disminuye, has apresurado tratos que habrías ganado de todos modos. Siempre lee las dos métricas juntas.
Cómo rastrear la duración del ciclo de ventas en un dashboard
No puedes mejorar lo que solo ves al final del trimestre. Tu CRM ya tiene las fechas que necesitas, así que el trabajo es hacerlas visibles mientras los tratos aún están abiertos. Un buen dashboard de ciclo de ventas muestra:
- Duración promedio y mediana del ciclo para el período, con el período anterior al lado.
- Días en cada etapa, para encontrar dónde se estancan los tratos.
- Duración del ciclo por representante, para que la capacitación se dirija a la persona correcta.
- Duración del ciclo por segmento y tamaño del trato, para que unos pocos tratos grandes no oculten el patrón.
- Tratos abiertos envejecidos, es decir, tratos que han estado abiertos más tiempo que tu ciclo típico.
Plecto se conecta a tu CRM, incluyendo Salesforce, HubSpot y Pipedrive, y extrae tratos en dashboards en tiempo real. Los campos calculados pueden usar DateDiff en dos campos de fecha, por ejemplo, fecha de creación y fecha de cierre, para convertirlos en una duración que puedes promediar, dividir por representante o segmento y poner en una pantalla de equipo. Plecto también añade concursos para que los representantes tengan una razón para mantener actualizadas las fechas de sus tratos.
La duración del ciclo es uno de los muchos números que un líder de ventas revisa. Para un conjunto más amplio, consulta nuestras listas de KPI para gerentes de ventas y 21 KPI de ventas.
Conclusión: mide tu ciclo de ventas y luego trabaja en él
Un ciclo de ventas solo es útil si lo mides de manera consistente. Define dónde comienza y termina, rastrea la mediana así como el promedio, y desglósalo por etapa, representante y segmento. Luego corrige primero la etapa más lenta. Para poner esos números en una pantalla en vivo para tu equipo, explora los dashboards de ventas de Plecto.
Preguntas
Preguntas frecuentes sobre el ciclo de ventas
Un ciclo de ventas es la serie de pasos que sigue una empresa, y el tiempo que toma, para convertir un prospecto en un cliente. Va desde el primer contacto o lead identificado hasta un trato cerrado, ganado o perdido. El tiempo transcurrido entre esos dos puntos se llama duración del ciclo de ventas.
El ciclo de ventas comúnmente se divide en siete etapas: prospección, conexión, calificación, descubrimiento y presentación, propuesta y manejo de objeciones, cierre y seguimiento. Los nombres varían según la empresa, y las ventas cortas pueden fusionar pasos. Cada etapa funciona mejor con un criterio de salida claro que le indique a un representante cuándo un trato puede avanzar.
Suma el número de días que tomó cada trato cerrado, desde un punto de inicio fijo como la creación de la oportunidad hasta la fecha de cierre, luego divide por el número de tratos cerrados. También informa la mediana, porque un trato inusualmente lento puede elevar el promedio muy por encima de lo que parece un trato típico.
No hay un número universalmente bueno. Depende del tamaño del trato, número de compradores, industria y si el lead es entrante. Un producto de autoservicio puede cerrarse en días, una venta B2B en semanas o meses. Compara tu propio ciclo a lo largo del tiempo y por segmento, y léelo junto con la tasa de ganancia.
El proceso de ventas es el manual que le dice a los representantes qué hacer en cada paso, como qué preguntas hacer y qué materiales enviar. El ciclo de ventas describe el recorrido que toma un trato a través de esos pasos y cuánto tiempo toma. Tú diseñas el proceso y mides el ciclo.
Las compras B2B suelen involucrar a varios tomadores de decisiones, presupuestos más grandes y revisiones de seguridad, legales o de adquisiciones. Cada uno añade reuniones y tiempo de aprobación. Los compradores B2C generalmente deciden solos, con menos riesgo y menor costo, por lo que pueden pasar de interés a compra en una sola visita o llamada.
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