12 Zeitmanagement-Tipps für erfolgreiche CEOs

Verwalten Sie Ihre wertvolle Zeit effektiv

Zeit ist eine kostbare Ressource für jeden, besonders für vielbeschäftigte Mitarbeiter, Manager und CEOs. Zeitmanagement kann schwierig sein und es ist oft schwer, das perfekte Gleichgewicht zwischen Aufgaben zu finden und zu wissen, was man priorisieren sollte.

Wir haben beschlossen, die Dinge ein wenig zu erleichtern, indem wir zwölf Zeitmanagement-Tipps zusammenfassen, die von erfolgreichen CEOs verwendet werden und die Sie sofort umsetzen können. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, was diese sind!

Lerne, nein zu sagen

Apple-Mitbegründer Steve Jobs glaubte, dass "Innovation das Nein-Sagen zu 1000 Dingen ist."

Als Manager oder CEO erhalten Sie Dutzende von E-Mails, Telefonanrufen und Menschen, die sich an Sie wenden, um Hilfe, Gespräche oder Ratschläge zu erhalten. Dies ist besonders der Fall, wenn Sie ein Unternehmer sind, dessen neues Unternehmen gut läuft.

Sie haben vollkommen das Recht, Angebote abzulehnen, denen Sie keinen Nutzen sehen. Erklären Sie einfach höflich, dass Sie beschäftigt sind und dass Sie ihnen derzeit nicht helfen oder unterstützen können.

2. Seien Sie clever mit Ihren E-Mails

Manager und CEOs verbringen einen großen Teil ihrer Zeit damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten, was manchmal zu einer überwältigenden Zeitverschwendung wird.

Um die Kontrolle über Ihre E-Mails zurückzugewinnen, müssen Sie organisiert sein.

Eine Möglichkeit besteht darin, Ordner basierend auf Priorität oder Projekt zu erstellen und E-Mails zu kennzeichnen, die Aufmerksamkeit benötigen. Microsoft-Gründer Bill Gates verwendet diese genaue Taktik zur Verwaltung seiner E-Mails.

Sie könnten Ihre E-Mails auch in Batches bearbeiten, z.B. alle zwei Stunden, da dies sie überschaubarer macht.

Tony Hsieh, CEO von Zappos, schwört darauf, die E-Mails von gestern heute zu bearbeiten. Auf diese Weise haben Sie bis zum Ende des Tages eine festgelegte Anzahl von E-Mails zu beantworten, anstatt dass alle fünf Minuten neue E-Mails auftauchen und Ihr Sichtfeld überlasten. Er nennt diese Strategie 'Yesterbox.'

Es gibt viele Programme, die Ihnen dabei helfen können, den Posteingang zu leeren.

Eines davon ist Boomerang, das E-Mails zu einem bestimmten Zeitpunkt als neue E-Mails in Ihren Posteingang zurückbringt, damit sie die nötige Aufmerksamkeit erhalten.

SaneBox hilft, Ihren Posteingang zu optimieren, indem es alle E-Mails, die keine Aufmerksamkeit erfordern, wie Massen-E-Mails an alle Mitarbeiter zu verschiedenen Themen, in einen dedizierten Ordner verschiebt.

“Kümmere dich um die Minuten und die Stunden werden auf sich selbst aufpassen.”

3. Halten Sie sich an die Zwei-Minuten-Regel

Ein einfacher Zeitmanagement-Tipp, der sowohl in Ihrem persönlichen als auch beruflichen Leben angewendet werden kann, ist die Zwei-Minuten-Regel.

Diese Regel besagt, dass wenn etwas in zwei Minuten erledigt werden kann, dann erledigen Sie es einfach sofort.

4. Erstellen Sie ein Playbook

Uber nutzt diese Strategie, um einfache und zeiteffiziente Einführungen in neuen Städten zu ermöglichen, in denen Uber verfügbar ist. Dies ist einer der Gründe, warum sie so schnell und effektiv skaliert haben.

Sie haben ein Playbook aller Dinge erstellt, die für einen erfolgreichen Marktstart notwendig sind, sodass es weltweit befolgt werden kann.

Sie können diese Taktik als Manager anwenden, indem Sie Playbooks für zeitaufwändige Aufgaben erstellen, mit denen Sie regelmäßig umgehen, damit Sie diese delegieren können, ohne sich Sorgen zu machen, dass sie nicht auf dem gleichen Standard erledigt werden.

5. Üben Sie die 80/20-Regel

Die 80/20-Regel, auch Pareto-Prinzip genannt, besagt, dass zum Erreichen maximaler Effizienz Ihre Aufgaben und Verwaltung in einem Verhältnis von 80:20 durchgeführt werden sollten.

Es gibt zwei Möglichkeiten, diese auf Ihre Arbeit anzuwenden.

Die erste besteht darin, 80% Ihrer Zeit für Dinge zu widmen, die bei der Arbeit wirklich wichtig sind, wie Geschäftsentwicklung oder Produktinnovation, und die restlichen 20% Ihrer Zeit können Sie für kleinere Dinge aufwenden.

Die zweite besteht darin, Ihre Aufmerksamkeit auf die wichtigsten 20% der Aufgaben zu konzentrieren, von denen Sie wissen, dass sie wichtig sind, und die restlichen 80% der Aufgaben zu delegieren.

“Diejenigen, die die schlechteste Nutzung ihrer Zeit machen, sind die ersten, die sich über deren Kürze beschweren.”

6. Fordern Sie Antwortzeitangaben für alle E-Mails an

Katia Beauchamp, Mitgründerin von Birchbox, lässt alle ihre Mitarbeiter eine Antwortzeitangabe am Ende jeder E-Mail einfügen, die sie ihr sendet, egal wie kurz die Anfrage oder Nachricht sein mag.

Dies ermöglicht es ihr, ihre Aufgaben effektiv zu priorisieren und auf einen Blick zu verstehen, wofür sie ihren Fokus und ihre Aufmerksamkeit braucht.

7. Verwenden Sie eine Smartwatch

Wenn Sie ein Manager sind, der gerne die Kontrolle über alles haben möchte, dann ist es ein Muss, Ihre Benachrichtigungen und E-Mails unterwegs verfügbar zu haben.

Unser CEO Kristian trägt immer seine Apple Watch, damit er auch wenn er weg von seinem Telefon oder Computer ist, über eingehende Anrufe, E-Mails und Slack-Nachrichten informiert ist. Dies hilft ihm, auf dem Laufenden zu bleiben und verfügbar zu sein.

Sie können auch Ihre Smartwatch verwenden, um Sie an bestimmte Aufgaben zu erinnern, damit Sie nie in Verzug geraten.

8. Nehmen Sie sich Zeit zum Nachdenken

Jeff Weiner, CEO von LinkedIn, ist stark davon überzeugt, dass Zeit zum Nachdenken wichtig ist. Er sagt, dass "Teil des Schlüssels zum Zeitmanagement darin besteht, sich Zeit zum Nachdenken zu nehmen, im Gegensatz zu ständiger Reaktion."

Wenn Sie vermeiden, zu schnell zu reagieren, können Sie auch bessere Managemententscheidungen treffen und haben Zeit, andere Möglichkeiten und Lösungen zu prüfen.

“Meine Lieblingsdinge im Leben kosten kein Geld. Es ist wirklich klar, dass die wertvollste Ressource, die wir alle haben, die Zeit ist.”

9. Erstellen Sie ein Zeitbudget

Steve Ballmer, ehemaliger CEO von Microsoft, erstellt ein 'Budget', um seine Zeit zu verwalten.

Er hat eine Tabelle, auf die seine Assistenten Zugriff haben, in der die Zeit in seinem Budget denjenigen zugewiesen wird, die mit ihm treffen oder sprechen müssen.

Dies hilft ihm, seine Zeit zu verwalten und sicherzustellen, dass er nicht zu viel Zeit auf unnötige Dinge verschwendet.

10. Verwenden Sie die Eisenhower-Matrix

Der ehemalige US-Präsident und US-Armeegeneral Dwight Eisenhower war ein Experte im Zeitmanagement. Er ist Namenspate der Eisenhower-Matrix, einer Zeitmanagement-Lösung.

Die Matrix basiert auf seinem Glauben, dass "die meisten dringenden Dinge nicht wichtig sind, und die meisten wichtigen Dinge nicht dringend sind".

Um die Matrix auszufüllen, müssen Sie Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit einordnen. Anschließend priorisieren Sie die Aufgaben, die als hochdringend und wichtig eingestuft wurden. Sie verschieben Aufgaben, die in beiden niedrig sind.

11. Kategorisieren Sie Ihre Tage

Die Kategorisierung Ihrer Tage ist eine hilfreiche Methode, um konzentriert zu bleiben und sicherzustellen, dass Ihre Zeit gut genutzt wird.

Jack Dorsey, Mitbegründer und CEO von Twitter und Square, gibt jedem Tag ein Thema. Er tut dies, damit er beide seiner Unternehmen verwalten kann, ohne dass sich Aufgaben von einem ins andere überlagern.

Eine andere Möglichkeit, Ihre Tage aufzuteilen, besteht darin, 'Fokustage' und 'Puffertage' zu haben. An Ihren Fokustagen können Sie sich von Ihren E-Mails und sozialen Medien fernhalten und sich stattdessen auf die Erledigung hochpriorisierter Aufgaben konzentrieren, und an Ihren Puffertagen können Sie Zeit für offene Sprechstunden oder die Bearbeitung von niedrigpriorisierten Aufgaben und E-Mails widmen.

12. Seien Sie streng bei Meetings

Meetings können oft die erste Quelle für Zeitverschwendung bei Managern und CEOs sein. Ich bin sicher, dass jeder Manager das Gefühl kennt, in einem Meeting zu sitzen und sich selbst zu denken, "Das hätte per E-Mail geklärt werden können."

Adora Cheung, CEO von Homejoy, geht dem entgegen, indem sie strenge Besprechungsagenden erstellt. Sie sendet vor der Besprechung ein Google Doc herum, in das die Teilnehmer die Themen eintragen, die sie diskutieren möchten. Adora priorisiert dann diese Themen, und wenn es nicht auf der Liste steht, wird es nicht diskutiert.

13. Ein Bonus-Tipp...Weniger Zeit für die Berichterstattung aufwenden

Das Schreiben eines Berichts ist eine der schlimmsten Aufgaben, die jeder Manager oder CEO tun muss. Das Schreiben eines Berichts ist zeitaufwändig und eintönig und wird wiederholend und langweilig, wenn man es jeden Monat oder jedes Quartal tun muss.

Hier kommt Plecto ins Spiel und spart Ihnen viel Zeit und Energie.

Indem Sie ein Dashboard zur Visualisierung Ihrer KPIs und Ergebnisse verwenden, können Sie sich die Mühe sparen, jeden Monat einen schriftlichen Bericht schreiben zu müssen. Anstatt Ihre Zahlen schriftlich zu melden, zeigen Sie den Betroffenen ein Dashboard. Einfach!

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