De 8 viktigaste KPI:erna för projektledning

De bästa KPI:erna för att hantera projekt

Projektledning är implementeringen av specifika metoder, processer och kunskap för att hjälpa dig att uppnå specifika resultat under ett projekt. I grunden handlar det om planering och organisering av ett projekt för att säkerställa att det går bra, och det är avgörande i företag.

När du hanterar ett projekt, ju mer data du har om hur det går, desto bättre rustad kommer du att vara för att få ett framgångsrikt resultat. Dessa data kallas också KPI:er (nyckeltal), och det finns många olika alternativ som du kan spåra.

Men innan vi dyker in, låt oss snabbt utforska varför KPI:er är viktiga för att hantera dina projekt.

Vad gör en bra KPI för projektledning?

Inte alla KPI:er för projektledning är skapade lika. När du hanterar ett projekt måste du spåra mätetal som är effektiva och som ger värde. Det är också viktigt att spåra användbara mätetal för dina behov och mål.

För att säkerställa att du fokuserar på de bästa KPI:erna för att få en bra insikt i dina projekt, måste de vara mätbara, handlingsbara och visuellt förståeliga. Om en KPI för projektledning saknar ens en av dessa egenskaper, kommer den inte att vara effektiv.

Gör den mätbar

En KPI kommer bara att vara hjälpsam om du kan mäta den och kvantifiera informationen i en datamängd. Hela poängen med att spåra KPI:er är att mäta din prestation i nuet mot vad den var i det förflutna eller mot överenskomna mål. Detta kommer att vara svårt att göra om dina mätetal för projektledning är svåra att mäta.

Det bästa sättet att mäta KPI:er för projektledning är att hitta procentandelar och andra konkreta siffror.

Ljus, kamera, handlingsbar!

KPI:er är bara användbara om de är handlingsbara. För att ha en handlingsbar KPI behöver du ha ett specifikt mål i åtanke som du försöker uppnå med KPI:n. Det betyder att när du når målet eller misslyckas, kan du ändra din strategi och göra något annorlunda i ditt projekt för att få ett nytt resultat.

Jack Underwood, VD för Circuit, säger: "Det finns liten nytta i att spåra KPI:er för prestationshantering bara för sakens skull. Du behöver ha ett mål som du vill att varje KPI ska uppnå så att du kan avgöra om ditt projekt är en framgång eller inte. Att ha denna kontext kring dina KPI:er gör dem mycket mer användbara."

Säkerställ att de är visuellt förståeliga

Du spårar sannolikt många olika mätetal när du övervakar ditt projekt. Detta innebär att de mest effektiva KPI:erna för projektledning kommer att vara de som du enkelt kan förstå genom en översikt.

Att spåra mätetal som enkelt visas på en dashboard gör dem mycket mer användbara, eftersom du effektivt och snabbt kan utnyttja data från dem.

8 viktigaste mätetalen för projektledning

Det finns många mätetal för projektledning som du kan spåra som ger dig en indikation på hur väl dina projekt fungerar. Det sagt, några av dem är super-specifika och kanske inte är lämpliga för ditt projekt, så det är viktigt att identifiera och spåra de KPI:er för projektledning som är relevanta för dig.

Här är en sammanställning av några av de viktigaste KPI:erna som du sannolikt vill inkludera i din projektledningsdashboard. Om du behöver något mer skräddarsytt kan du alltid skapa anpassade KPI:er för att passa dina behov.

1. Planerat värde (PV)

Det planerade värdet är en uppskattad kostnad för alla aktiviteter inom ditt projekt som har schemalagts och planerats från det datum du vill börja rapportera. Det planerade värdet är en bra KPI att jämföra med andra, eftersom det kan hjälpa dig att se hur mycket du faktiskt spenderar jämfört med dina initiala uppskattningar.

Dessutom är det planerade värdet ett bra sätt att begränsa onödiga utgifter. Jesse Galanis, innehållschef för Tech Lockdown, tycker, "Att spåra planerat värde är ett bra sätt att främja försiktig utgifter under ditt projekt. Att ha en uppskattad kostnad synlig ger ditt team något att sikta under, vilket hjälper dig att vara mer ekonomisk med dina utgifter."

Det planerade värdet kan beräknas genom att multiplicera procentandelen av uppgifter som återstår att slutföra med den totala projektbudgeten.

2. Faktisk kostnad (AC)

Faktisk kostnad är en av de bästa KPI:erna för budgetspårning. Denna KPI indikerar hur mycket pengar du har spenderat på ett projekt hittills, och det är en av de enklaste KPI:erna att beräkna. För att få din faktiska kostnad behöver du bara summera alla dina utgifter på projektet hittills.

Logga saker som löner, resurser och mer när du beräknar den faktiska kostnaden. Att veta hur mycket du har spenderat hittills kan hjälpa dig att se om du ligger på rätt spår för att överskrida din budget, vilket gör det till en användbar KPI att ha på din dashboard.

3. Avkastning på investering (ROI)

ROI-KPI:n är en bra att spåra i slutet av ett projekt, eftersom den hjälper dig att identifiera om ett projekt har varit lönsamt och se hur mycket det har tjänat jämfört med projektets kostnader.

Denna mätetal för projektledning härstammar från andra KPI:er som Faktisk kostnad och Intjänat värde, där dessa siffror används för att se hur mycket vinst projektet har genererat. Kom bara ihåg att när du mäter ROI att inte alla projekt är utformade för att vara lönsamma. Ibland syns effekterna av ett projekt först på lång sikt.

4. Kostnadsavvikelse (CV)

Kostnadsavvikelse är ett bra sätt att se om ditt projekt har matchat förväntningarna när det gäller kostnad eller om du har underskattat hur dyrt det kommer att bli. Det låter dig veta om du har gått över eller under den planerade baslinjen, vilket kan vara bra att veta när du planerar framtida projekt.

Du kan beräkna kostnadsavvikelsen genom att jämföra de planerade och faktiska budgetarna. Skillnaden är kostnadsavvikelsen.

När det gäller kostnadsavvikelse säger Linda Shaffer, Chief People Operations Officer på Checkr, "Det är svårt att korrekt uppskatta hur mycket ett projekt kommer att kosta. Genom att spåra kostnadsavvikelse kommer du att se hur långt ifrån dina initiala uppskattningar du var, vilket hjälper dig att skärpa dina uppskattningar för framtida projekt."

5. Kostnadsprestandaindex (CPI)

Denna KPI är mycket effektiv för att mäta prestationen hos dem som arbetar på ditt projekt och låter dig kvantifiera hur mycket du ligger efter eller före din planerade tidsram. Denna KPI presenteras ofta som ett förhållande och beräknas genom att titta på din planerade budget i förhållande till vad du har spenderat för att utföra dina projektuppgifter.

Eftersom den tittar på dessa mätetal är det ett bra sätt att se hur kostnadseffektiv du har varit i projektet hittills.

6. Resurskapacitetsutnyttjande (RCU)

Det är osannolikt att en enda teammedlem kommer att spendera all sin tid på ett enda projekt, eftersom arbetare har flera projekt på gång samtidigt. Som ett resultat är det värt att spåra hur mycket tid varje arbetare spenderar på en viss uppgift.

Denna KPI låter dig veta hur mycket av sina tillgängliga arbetstimmar en medarbetare spenderar på ett enda projekt, vilket också kan hjälpa dig att avgöra hur effektiva de är med sin produktion.

Det beräknas genom att dela en teammedlems arbetstimmar på ett projekt med deras totala arbetstimmar och sedan multiplicera med 100 för att få en procentandel. Så en arbetare med 40 timmar i veckan tillgängliga, som har spenderat tio på ett enda projekt, kommer att ha en RCU på 25%.

Jonathan Elster, VD på EcomHalo, säger, "Resurskapacitetsutnyttjande är mycket viktigt inom projektledning. Med det kan vi se vem som spenderar mest tid på ett projekt och hjälpa oss att bättre planera vilka arbetare som ska tilldelas ett projekt."

7. Projektets hastighet

Projektets hastighet är en utmärkt mätetal för team som arbetar i sprintar. Den mäter mängden arbete som har slutförts under tidsramen och kan hjälpa dig att planera hur mycket arbete du kan göra i nästa sprint.

När du mäter projektets hastighet säger Volodymyr Shchegel, VP för Engineering på Clario, "Över tid vill du se att projektets hastighet trendar uppåt. Detta betyder att ditt team blir mer effektivt och bättre på sina uppgifter."

8. Andel i tidig fullföljd

Att se antalet uppgifter du har slutfört i ditt projekt kan hjälpa dig att sortera ut potentiella problem innan de blir ett problem. Genom att se hur mycket arbete du har slutfört inom dina deadlines, kommer du att kunna avgöra sannolikheten för att du slutför hela projektet innan din planerade tidsram. Om du kan se att du ligger efter, kan du göra ändringar och dra in fler resurser för att säkerställa att projektet blir framgångsrikt.

Alex Milligan, medgrundare av NuggMD, säger, "Andelen i tidig fullföljd är en av de viktigaste mätetalen för projektledning som vi spårar. Det hjälper dig att sätta en siffra på ditt teams produktivitet och ger dig insikt om vad som tar mer tid än andra."

Om du upptäcker att ditt team ofta är sena med att slutföra uppgifter och projekt, kan du uppmuntra bättre prestation genom gamification. Genom att lägga till saker som prestationer och poäng, kommer du att öka produktiviteten.

Slutsats

Hur du övervakar och spårar dina projekt kan vara skillnaden mellan att de blir framgångsrika. Genom att använda KPI:er får du en bättre förståelse för hur väl dina projekt går, vilket gör att du kan göra förändringar för att öka deras effektivitet.

Det finns många olika mätetal för projektledning som du kan använda, och det är avgörande att hitta de som fungerar bäst för dina mål. Dessa åtta är några av de mest viktiga och använda för att få dig igång, men för att vara mest effektiva är det bäst att skapa dina egna mätetal för att passa dina specifika behov.