6 razones por las que necesitas una alternativa a Excel

¿Por qué usar una alternativa a Excel?

En muchas oficinas de todo el mundo, Excel es una herramienta esencial que se utiliza todos los días. Ya sea registrando datos de clientes, realizando cálculos financieros, creando gráficos o compilando datos grandes, Excel es el programa más utilizado y gratuito (al menos para la versión básica) en el que las empresas confían para completar el trabajo.

Si bien Excel tiene un uso inmense y capacidades, tiene defectos. Se ha convertido en la herramienta preferida para las empresas, pero ¿por qué razón? Sí, es innegablemente bueno en lo que hace, pero sin duda hay mejores opciones disponibles.

Como resulta, puedes prescindir de Excel. Para ayudarte a ver la luz, hemos pensado en seis razones por las que necesitas una alternativa de Microsoft Excel, y también te hemos proporcionado algunas opciones diferentes para facilitar el cambio.

1. Existen alternativas específicas para cada propósito

Excel ya no es la única opción disponible para las empresas cuando se trata de registrar información financiera, registrar hojas de horas o gestionar tareas.

Hoy en día hay toda una variedad de programas que recopilarán tus datos de una manera mucho más fácil y también lo reportarán o visualizarán de una manera más atractiva. No importa para qué uses Excel, hay garantía de que existe un software construido para hacer exactamente lo que Excel hace, pero mejor.

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2. Difícil de analizar y compartir

A menos que cargues tu hoja de cálculo en Dropbox u otro software de compartición en la nube y la gestiones desde allí, no puedes editar en vivo hojas de cálculo de Excel.

Tener que enviar tu hoja de cálculo a diferentes personas y luego esperar a que te la devuelvan antes de poder enviarla es un proceso arcaico e increíblemente que consume tiempo.

3. Es fácil cometer errores

Un estudio de la Universidad de Hawái encontró que el 88% de las hojas de cálculo tienen un error. Este hallazgo es aún más preocupante dado el hecho de que incluso un pequeño error como un punto decimal mal colocado puede tener grandes implicaciones en las finanzas y el futuro de una empresa.

La entrada manual de datos es probablemente una de las principales razones por las que hay tantos errores en las hojas de cálculo de Excel. Las personas frecuentemente copian y pegan datos entre hojas de cálculo y el proceso de enviarlas a múltiples personas deja mucho espacio para errores humanos.

Los datos también pueden ser eliminados accidentalmente y la información valiosa como los prospectos pueden perderse para siempre.

4. Falta de seguridad de datos

Los datos en hojas de cálculo de Excel son vulnerables a virus y posibles manipulaciones de empleados.

Esto se debe a que no puedes rastrear ediciones en documentos y solo puedes proteger con contraseña un documento completo o nada, lo que significa que los datos sensibles pueden mostrarse a las personas equivocadas.

Las contraseñas de hojas de cálculo también son muy fáciles de eludir. Hay muchas pruebas de fortaleza de contraseña que ayudan a garantizar que las contraseñas sean fuertes y resistentes a varios tipos de ataques.

Tener datos sensibles como tu información financiera almacenada en un servidor seguro externo es mucho más seguro que mantenerlos en tu sistema interno, que es vulnerable a ojos curiosos e interferencia de empleados.

5. No es amigable para el usuario o intuitivo

Muchas personas huyen cuando se les pide que realicen cálculos en Excel. Excel es notoriamente desalentador y hay programas mucho más amigables que podrías usar en su lugar que son más fáciles de navegar.

6. Debes actualizar los datos manualmente

A nadie le gusta hacer trabajo repetitivo que no añade ningún valor a tu propio trabajo o a la empresa para la que trabajas. Con Excel, debes actualizar continuamente las hojas de cálculo con información actualizada de tus sistemas fuentes como CRMs, ERPs, etc., que es extremadamente que consume tiempo.

¿Cuál es una buena alternativa a Excel?

Muchos de ustedes que leen esto podrían estar de acuerdo con todas las razones anteriores, pero están renuentes a cortar lazos con Excel dada la riqueza de datos de la empresa que tiene almacenados en tus hojas de cálculo. Bueno, ¿y si encontraras una nueva forma de mostrar estos datos en su lugar?

Aquí es donde entra Plecto. Usar un dashboard de Plecto para mostrar datos de hojas de cálculo de Excel de una manera visualmente atractiva te proporciona una vista completa de tus datos de Excel y mejores posibilidades de análisis y transparencia de la empresa.

Si estás buscando alejarte de Excel de una vez por todas, nos encantaría recomendarte algunas de las grandes empresas con las que nos integramos y también algunas otras opciones. Usar uno de nuestros programas integrados significa que aún tienes la posibilidad de visualización atractiva en un dashboard de Plecto, pero con una fuente de entrada diferente a Excel.

Ventas

Salesforce y Pipedrive son solo un par de ejemplos de varios sistemas CRM excelentes que permiten fácil entrada y almacenamiento de datos. De hecho, si solo estás buscando ingresar tus objetivos de ventas y ver lo que has vendido – puedes hacer esto sin cargo adicional con Plecto.

Marketing

Pardot y HubSpot te permiten estructurar y ejecutar campañas de marketing y al mismo tiempo gestionar tu contenido y automatización.

Gestión de proyectos

Algunos excelentes herramientas de gestión de proyectos son Podio, JIRA y Monday. Todos son excelentes piezas de software para organizar flujos de trabajo y garantizar que todos los empleados estén en el camino correcto.

En términos de chat de equipo, en Plecto personalmente amamos Slack ya que es muy fácil de usar y ayuda a la comunicación entre nuestros diferentes departamentos.

Financiero

Un excelente software de informes financieros es e-conomic. La oportunidad de mostrar datos económicos en un dashboard atractivo también es un gran positivo ya que la información es clara y fácil de entender de un vistazo. Todos los empleados podrán entender los datos (que a menudo no es el caso con hojas de cálculo de Excel) y como resultado, tu empresa estará unida.

Algunas otras opciones contables son Xero, Fresh Books y Zoho Books.

Elige la alternativa correcta a Excel para tus necesidades

Sea cual sea la opción que selecciones, hay mucho que ganar al cambiar tu herramienta de análisis de datos de Excel a otra plataforma.

Si has decidido que Plecto es adecuado para ti, regístrate para una demostración gratuita a continuación y ¡mira cómo tus datos se revolucionan en tiempo real!