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Por qué los datos de llamadas de ventas nunca terminan en el Dashboard (y cómo solucionarlo)
La mayoría de las llamadas de ventas generan información que no captura ningún campo del CRM, lo que hace que el dashboard muestre una imagen incompleta.
Un representante cierra un trato el viernes, y el CRM actualiza su estado a "ganado" en el dashboard y en el historial del trato. La objeción para cerrar temprano, el comentario sobre el presupuesto en el camino, y el competidor que el cliente casi eligió no se registran en ningún lado.
Casi todas las llamadas de ventas generan información que no se captura en un campo del CRM, lo que convierte al dashboard en un registro parcial de lo sucedido.
La desconexión entre lo que se dice y lo que se registra
Las conversaciones de ventas generan información que nunca llega a un campo del CRM. Un prospecto menciona una restricción presupuestaria de pasada, un representante promete enviar un seguimiento sobre los niveles de precios, y alguien menciona un competidor. Esta información permanece en la conversación y solo se registra si alguien se toma el tiempo de recordarla, lo cual no es un sistema.
La mayoría de los representantes se enfocan en dos cosas mientras escuchan una llamada: qué decir a continuación y qué harán después de que termine la conversación. Tomar notas es una distracción, y se nota. Los equipos que dependen de la toma de notas manual terminan con campos del CRM que dicen "buena llamada, hacer seguimiento la próxima semana" en lugar de algo que un gerente quiera actuar.
Por qué este es un problema de informes
Un dashboard solo tiene valor en la medida en que refleja los datos que se ingresan. Si las etapas del trato se actualizan, pero la razón del cambio permanece en una hoja de cálculo interna de "aprendizajes de llamadas", un gerente que revisa ganancias y pérdidas tiene que entender la conversación, no solo los pasos tomados.
Un gerente quiere saber qué dicen los representantes en las llamadas donde las cosas salieron bien o mal. Sin un registro de la conversación, esa revisión se basa en el recuerdo de un representante de una llamada que tuvo lugar hace dos semanas.
La misma brecha se abre con tratos estancados que están atrapados en negociaciones durante semanas. Nadie en la parte superior sabe si eso es típico o una señal temprana de deterioro del trato, porque no hay conversación en un registro que se pueda buscar para entender el contexto. Si un gerente pudiera ver que tres tratos han estado estancados en el mismo punto con la misma objeción, podría intervenir antes de que se pierdan los tres, no después del cierre del trimestre.
Capturando la conversación sin complicar la venta
Algunos equipos están llenando esta brecha con un tomador de notas de IA que escucha las llamadas, captura lo que se dijo y extrae un resumen automáticamente. En lugar de que un representante intente capturar notas mientras está involucrado en una conversación, la llamada tiene lugar y el resumen se captura en el CRM después del hecho.
Las transcripciones no solucionan el problema de informes, en parte porque son más difíciles de lo que parecen
Una transcripción no soluciona el problema de informes. Capturar la llamada es la parte fácil; averiguar qué de esa llamada poner en el CRM es la parte difícil. Y no se trata solo de tener los campos correctos, sino de ejecutar el mismo proceso de manera consistente en cada llamada.
Una transcripción llena de comentarios generales no permitirá que un gerente detecte patrones, pero un conjunto consistente de campos registrados cada vez que un representante realiza una llamada sí lo hará. Tener un registro en la conversación de objeciones, otras personas involucradas en la venta, riesgos para el trato y la próxima conversación que tendrá lugar, permitirá a un gerente detectar tendencias. Supongamos que un gerente está revisando cinco llamadas de la misma semana y ve que tres prospectos mencionaron precios dentro de los primeros diez minutos. Por sí solas, esas tres llamadas parecen conversaciones aleatorias. Registradas de manera consistente y vistas juntas, identifican un defecto en cómo los representantes están presentando que necesita corrección antes de su próxima ronda de llamadas.
Conectando los datos de llamadas con el panorama general
Una vez que los resúmenes y resultados de llamadas se registran de manera consistente en el CRM, esa información necesita un lugar en el ecosistema más amplio de dashboards que un gerente revisa. Aquí es donde entra Plecto. Plecto integra los resultados de llamadas en dashboards junto a los valores de pipeline, actividad y ingresos, para que un gerente no tenga que elegir entre ver el panorama general y los detalles de las conversaciones de ventas individuales.
Los equipos que conectan ambos—captura de llamadas en la parte frontal e informes unificados en la parte posterior—pasan menos tiempo en reuniones de estado preguntando "¿qué sucedió realmente en esa llamada?" La respuesta está registrada, es buscable y se refleja en las métricas en pantalla.
El punto más importante
Un dashboard de ventas es tan bueno como los datos que se ingresan, y si la información que impulsa los ingresos no se captura de manera consistente, el dashboard presenta una imagen parcial de lo que está sucediendo. Solucionar esto requiere cerrar la única brecha entre las llamadas que hacen los equipos y la información que se captura. Los equipos no necesitan repensar todo su proceso de ventas para actualizar sus métricas de dashboard; necesitan cerrar una brecha, entre lo que se dice en una llamada y lo que se registra, para asegurar que la información en su CRM refleje las conversaciones que están teniendo lugar.
Vea cómo Plecto convierte los datos de llamadas de su equipo en una vista unificada del rendimiento.
Preguntas
Preguntas frecuentes sobre datos de llamadas de ventas
No. Alimenta información en el CRM más rápido, pero el CRM sigue siendo el sistema de registro.
No. El mismo enfoque se aplica a los chequeos de éxito del cliente, revisiones de cuentas y cualquier conversación recurrente con clientes que valga la pena rastrear con el tiempo.
Las herramientas de captura de llamadas suelen ser una adición ligera a una configuración de video o teléfono existente. Conectar esos datos a un dashboard depende de cómo esté estructurado el CRM.
No. Le da a los gerentes algo de qué entrenar, en lugar de reemplazar la conversación de coaching en sí.
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