12 Tidsförvaltningstips för Framgångsrika VD:ar

Hantera Din Värdefulla Tid Effektivt

Tid är en värdefull resurs för alla, särskilt för upptagna anställda, chefer och VD:ar. Tidsförvaltning kan vara knepigt och det är ofta svårt att hitta den perfekta balansen mellan uppgifter och veta vad som ska prioriteras.

Vi har beslutat att försöka göra saker lite enklare genom att samla tolv tidsförvaltningstips som används av framgångsrika VD:ar som du kan sätta i verket omedelbart. Fortsätt läsa för att ta reda på vad de är!

Lär dig att säga nej

Apples medgrundare Steve Jobs trodde att “innovation är att säga nej till 1000 saker."

Som chef eller VD kommer du att få dussintals e-postmeddelanden, telefonsamtal och människor som närmar sig dig för hjälp, samtal eller råd. Detta är särskilt sant om du är en entreprenör vars nya företag går bra.

Du har full rätt att säga nej till erbjudanden som du inte ser någon fördel med att acceptera. Förklara helt enkelt artigt att du är upptagen och att du för tillfället inte kan hjälpa eller assistera dem.

2. Bli Smart Med Dina E-postmeddelanden

Chefer och VD:ar spenderar en stor del av sin tid på att läsa och svara på e-postmeddelanden, vilket ibland blir en överväldigande tidsförlust.

För att återfå kontrollen över dina e-postmeddelanden behöver du bli organiserad.

Ett sätt att göra det är att skapa mappar baserat på prioritet eller projekt och flagga e-postmeddelanden som behöver uppmärksamhet. Microsofts grundare Bill Gates använder exakt denna taktik för att hantera sina e-postmeddelanden.

Du kan också hantera dina e-postmeddelanden i batchar, till exempel en gång varannan timme, eftersom detta hjälper till att göra dem mer hanterbara.

Tony Hsieh, VD för Zappos, svär vid att hantera gårdagens e-postmeddelanden idag. På så sätt har du ett fast antal e-postmeddelanden att svara på innan dagen är över, istället för att nya e-postmeddelanden dyker upp var femte minut och stör din syn. Han kallar denna strategi ‘Yesterbox.'

Det finns gott om program där ute som kan hjälpa dig att uppnå inkorg noll.

Ett av dessa är Boomerang som gör att e-postmeddelanden återkommer till din inkorg som nya e-postmeddelanden vid en bestämd tid så att de får den uppmärksamhet som behövs.

SaneBox hjälper till att strömlinjeforma din inkorg genom att flytta alla e-postmeddelanden som inte behöver din uppmärksamhet, som massutskick till alla anställda om olika ämnen, till en dedikerad mapp.

“Ta hand om minuterna så tar timmarna hand om sig själva.”

3. Följ Tvåminutersregeln

En enkel tidsförvaltningstaktik som kan tillämpas både i ditt personliga och professionella liv är tvåminutersregeln.

Denna regel säger att om det kan göras på två minuter, så gör det nu.

4. Skapa en Handbok

Uber använder denna strategi för att möjliggöra enkla och tids effektiva utrullningar i nya städer där de gör Uber tillgängligt. Detta är en anledning till att de har skalat så snabbt och effektivt.

De skapade en handbok för allt som behöver göras för en framgångsrik lansering på en ny marknad så att den kan följas över hela världen.

Du kan tillämpa denna taktik som chef genom att skapa handböcker för tidskrävande uppgifter som du hanterar regelbundet, så att du kan delegera dem utan att oroa dig för att de inte kommer att göras till samma standard.

5. Praktisera 80/20-regeln

80/20-regeln, även känd som Pareto-principen, säger att för att uppnå maximal effektivitet bör dina uppgifter och ledning göras i ett förhållande på 80:20.

Det finns två sätt du kan tillämpa detta på ditt arbete.

Det första är att ägna 80% av din tid åt saker som verkligen betyder något på jobbet, som affärsutveckling eller produktinnovation, och 20% av din tid kan spenderas på mindre saker.

Det andra är att fokusera din uppmärksamhet på de 20% av uppgifterna som du vet är viktiga och att delegera de andra 80% av uppgifterna.

“De som gör sämst användning av sin tid är de första att klaga på dess korthet.”

6. Begär Svarstider På Alla E-postmeddelanden

Katia Beauchamp, medgrundare av Birchbox, får alla sina anställda att sätta en svarstid i slutet av varje e-postmeddelande de skickar till henne, oavsett hur kort frågan eller meddelandet kan vara.

Detta gör att hon kan prioritera sina uppgifter effektivt och förstå vad som behöver hennes fokus och uppmärksamhet vid en blick.

7. Använd en Smartwatch

Om du är den typen av chef som gillar att ha koll på allt, så är det ett måste att ha dina meddelanden och e-postmeddelanden tillgängliga på språng.

Vår VD Kristian bär alltid sin Apple Watch så även när han är borta från sin telefon eller dator är han medveten om inkommande samtal, e-postmeddelanden och Slack-meddelanden. Detta hjälper honom att hålla sig informerad och tillgänglig.

Du kan också använda din smartwatch för att skicka påminnelser om vissa uppgifter så att du aldrig ligger efter.

8. Ta Tid Att Tänka

Jeff Weiner, VD för LinkedIn, tror starkt på att ha tid att tänka är viktigt. Han säger att "En del av nyckeln till tidsförvaltning är att avsätta tid för att tänka, istället för att ständigt reagera."

Att undvika att reagera för snabbt möjliggör också bättre ledningsbeslut och ger dig värdefull tid att överväga andra möjligheter och lösningar.

“Mina favorit saker i livet kostar inga pengar. Det är verkligen tydligt att den mest värdefulla resurs vi alla har är tid.”

9. Skapa en Tidsbudget

Steve Ballmer, tidigare VD för Microsoft, skapar en ‘budget’ för att hantera sin tid.

Han har ett kalkylblad som hans assistenter har tillgång till, där tid tilldelas i hans budget till dem som behöver träffa eller prata med honom.

Detta hjälper honom att hantera sin tid och se till att han inte spenderar för mycket tid på onödiga saker.

10. Använd Eisenhower-matrisen

Tidigare amerikanske presidenten och amerikanska arméns general Dwight Eisenhower var en expert på tidsförvaltning. Han är namngiven efter Eisenhower-matrisen, en tidsförvaltningslösning.

Matrisen baseras på hans tro att “de flesta saker som är brådskande inte är viktiga, och de flesta saker som är viktiga inte är brådskande”.

För att fylla i matrisen behöver du fördela uppgifter baserat på deras brådska och viktighet. Du prioriterar sedan de uppgifter som har karakteriserats som att ha hög brådska och viktighet. Du skjuter upp uppgifter som har låga poäng på båda.

11. Kategorisera Dina Dagar

Att kategorisera dina dagar är ett hjälpsamt sätt att hålla fokus på uppgifter och se till att din tid används väl.

Jack Dorsey, medgrundare och VD för Twitter och Square, ger varje dag ett tema. Han gör detta så att han kan hantera båda sina företag, utan att uppgifter från varje överflödar in i varandra.

Ett annat sätt att dela upp dina dagar är att ha ‘fokusdagar’ och ‘bufferdagar.' På dina fokusdagar kan du hålla dig borta från dina e-postmeddelanden och sociala medier och istället fokusera på att få högprioriterade uppgifter gjorda, och på dina bufferdagar kan du avsätta tid för att ha öppna kontorstimmar eller svara på lågt prioriterade uppgifter och e-postmeddelanden.

12. Var Strikt Med Möten

Möten kan ofta vara den största källan till slöseri med tid för chefer och VD:ar. Jag är säker på att varje chef känner känslan av att sitta i ett möte och tänka för sig själv, “Detta hade kunnat lösas via e-post."

Adora Cheung, VD för Homejoy, hanterar detta genom att skapa strikta mötesagendor. Hon skickar runt ett Google-dokument före mötet där deltagarna skriver ner ämnen som de vill diskutera. Adora prioriterar sedan dessa ämnen, och om det inte står på listan så diskuteras det inte.

13. Ett Bonus Tips...Tillbringa Mindre Tid På Rapportering

Att skriva en rapport är en av de värsta uppgifterna som varje chef eller VD måste göra. Att skriva en rapport är tidskrävande och monotont och det blir repetitivt och tråkigt när du måste göra det varje månad eller kvartal.

Detta är där Plecto kommer in och sparar dig en massa tid och energi.

Genom att använda en dashboard för att visualisera dina KPI:er och resultat kan du spara dig besväret att behöva skriva en skriftlig rapport varje månad. Istället för att rapportera dina siffror i skrift, visa de berörda en dashboard. Enkelt!

Våra dashboards kan också visa historiska data så att alla med tillgång kan se utvecklingen över tid och enkelt övervaka affärsframsteg. Du kan skapa en dashboard för varje avdelning och också en som är dedikerad till din VD/styrelse med alla siffror de vill och behöver se. Registrera dig nedan för en gratis Plecto-demo idag.