De 8 viktigste KPI-ene for prosjektledelse

De beste KPI-ene for å håndtere prosjekter

Prosjektledelse er implementeringen av spesifikke metodologier, prosesser og kunnskap for å hjelpe deg med å oppnå bestemte resultater under et prosjekt. I hovedsak handler det om planlegging og organisering av et prosjekt for å sikre at det går bra, og det er avgjørende i næringslivet.

Når du håndterer et prosjekt, jo mer data du har om hvordan det går, jo bedre rustet vil du være til å oppnå et vellykket resultat. Disse dataene er også kjent som KPI-er (nøkkelindikatorer for ytelse), og det finnes mange forskjellige alternativer som du kan spore.

Men før vi dykker inn, la oss raskt utforske hvorfor KPI-er er viktige i håndteringen av prosjektene dine.

Hva gjør en god KPI for prosjektledelse?

Ikke alle KPI-er for prosjektledelse er laget likt. Når du håndterer et prosjekt, må du spore måledata som er effektive og som gir verdi. Det er også viktig å spore nyttige måledata for dine behov og mål.

For å sikre at du fokuserer på de beste KPI-ene for å utvikle en god innsikt i prosjektene dine, må de være målbare, handlingsbare og visuelt forståelige. Hvis en KPI for prosjektledelse mangler selv én av disse egenskapene, vil den ikke være effektiv.

Gjør det målbart

En KPI vil bare være nyttig hvis du kan måle den og kvantifisere informasjonen i et datasett. Hele poenget med å spore KPI-er er å måle ytelsen din i nåtiden mot hva den var i fortiden eller mot avtalte mål. Dette vil være vanskelig å gjøre hvis måledataene dine for prosjektledelse er vanskelige å måle.

Den beste måten å måle KPI-er for prosjektledelse på er ved å finne prosentandeler og andre håndfaste tall.

Lys, Kamera, Handlingsbar!

KPI-er er bare nyttige hvis de er handlingsbare. For å ha en handlingsbar KPI, må du ha et spesifikt mål i tankene som du prøver å oppnå med KPI-en. Dette betyr at når du når målet eller faller kort, kan du endre tilnærmingen din og gjøre noe annerledes i prosjektet ditt for å få et nytt resultat.

Jack Underwood, administrerende direktør i Circuit, sier: "Det er liten nytte i å spore ytelsesadministrasjons-KPI-er for sakens skyld. Du må ha et mål som du ønsker at hver KPI skal oppnå, slik at du kan avgjøre om prosjektet ditt er en suksess eller ikke. Å ha denne konteksten på KPI-ene dine gjør dem langt mer nyttige."

Sørg for at de er visuelt forståelige

Du sporer sannsynligvis mange forskjellige måledata når du overvåker prosjektet ditt. Dette betyr at de mest effektive KPI-ene for prosjektledelse vil være de du enkelt kan forstå gjennom et øyeblikksbilde.

Å spore måledata som enkelt kan vises på et dashboard gjør dem langt mer nyttige, da du kan utnytte dataene fra dem effektivt og raskt.

8 viktigste måledata for prosjektledelse

Det finnes mange måledata for prosjektledelse som du kan spore som gir deg en indikasjon på hvor godt prosjektene dine går. Når det er sagt, er noen av dem super-spesifikke og kanskje ikke egnet for prosjektet ditt, så det er viktig å identifisere og spore KPI-ene for prosjektledelse som er relevante for deg.

Her er en oversikt over noen av de viktigste KPI-ene du sannsynligvis vil inkludere i prosjektledelsesdashboardet ditt. Hvis du trenger noe mer skreddersydd, kan du alltid lage tilpassede KPI-er for å passe dine behov.

1. Planlagt verdi (PV)

Den planlagte verdien er en estimert kostnad for alle aktivitetene innen prosjektet ditt som har blitt planlagt fra datoen du ønsker å begynne å rapportere. Den planlagte verdien er en flott KPI å sammenligne med andre, da den kan hjelpe deg med å se hvor mye du faktisk bruker sammenlignet med dine opprinnelige estimater.

I tillegg er den planlagte verdien en flott måte å begrense unødvendig forbruk. Jesse Galanis, innholdsansvarlig i Tech Lockdown, mener: "Å spore planlagt verdi er en flott måte å fremme forsiktig forbruk under prosjektet ditt. Å ha en estimert kostnad synlig gir teamet ditt noe å sikte under, og hjelper deg med å være mer økonomisk med forbruket ditt."

Planlagt verdi kan beregnes ved å multiplisere prosentandelen av oppgaver som gjenstår med det totale prosjektbudsjettet.

2. Faktisk kostnad (AC)

Faktisk kostnad er en av de beste KPI-ene for budsjettsporing. Denne KPI-en indikerer hvor mye penger du har brukt på et prosjekt til dags dato, og det er en av de enkleste KPI-ene å beregne. For å få din faktiske kostnad, må du bare legge sammen alle utgiftene dine på prosjektet til dags dato.

Logg ting som lønninger, ressurser og mer når du beregner den faktiske kostnaden. Å vite hvor mye du har brukt så langt kan hjelpe deg med å se om du er på vei til å bruke mer enn budsjettet ditt, noe som gjør det til en nyttig KPI å ha på dashboardet ditt.

3. Avkastning på investering (ROI)

ROI-KPI-en er en flott å spore på slutten av et prosjekt, da den hjelper deg med å identifisere om et prosjekt har vært lønnsomt og se hvor mye det har tjent sammenlignet med prosjektkostnadene.

Denne måledataen for prosjektledelse er avledet fra andre KPI-er som Faktisk kostnad og Tjent verdi, ved å bruke disse tallene for å se hvor mye fortjeneste prosjektet har generert. Husk bare at ikke alle prosjekter er designet for å være lønnsomme. Noen ganger sees effektene av et prosjekt først på lang sikt.

4. Kostnadsavvik (CV)

Kostnadsavvik er en flott måte å se om prosjektet ditt har matchet forventningene når det gjelder kostnad eller om du har undervurdert hvor dyrt det vil bli. Det lar deg vite om du har gått over eller under den planlagte baselinjen, noe som kan være nyttig å vite når du planlegger fremtidige prosjekter.

Du kan beregne kostnadsavvik ved å sammenligne de planlagte og faktiske budsjettene. Differansen er kostnadsavviket.

Når det gjelder kostnadsavvik, sier Linda Shaffer, Chief People Operations Officer i Checkr: "Det er vanskelig å estimere hvor mye et prosjekt vil koste. Ved å spore kostnadsavvik, vil du se hvor langt unna de opprinnelige estimatene dine var, noe som hjelper deg med å stramme opp estimatene dine for fremtidige prosjekter."

5. Kostnadseffektivitetsindeks (CPI)

Denne KPI-en er veldig effektiv til å måle ytelsen til de som jobber med prosjektet ditt og lar deg kvantifisere hvor mye du ligger bak eller foran den planlagte tidsrammen. Denne KPI-en presenteres ofte som et forhold og beregnes ved å se på budsjettet ditt i forhold til hva du har brukt for å oppnå prosjektoppgavene dine.

Siden den ser på disse måledataene, er det en flott måte å se hvor kostnadseffektiv du har vært i prosjektet så langt.

6. Ressurskapasitetsutnyttelse (RCU)

Det er usannsynlig at et enkelt teammedlem vil bruke all sin tid på et enkelt prosjekt, ettersom arbeidere vil ha flere prosjekter gående samtidig. Som et resultat er det verdt å spore hvor mye tid hver arbeider bruker på en bestemt oppgave.

Denne KPI-en lar deg vite hvor mye av arbeidstimene sine en ansatt bruker på et enkelt prosjekt, noe som også kan hjelpe deg med å bestemme hvor effektive de er med produksjonen sin.

Den beregnes ved å dele en teammedlems arbeidstimer på et prosjekt med deres totale arbeidstimer og deretter multiplisere med 100 for å finne en prosentandel. Så en arbeider med 40 timer tilgjengelig per uke, som har brukt ti på et enkelt prosjekt, vil ha en RCU på 25%.

Jonathan Elster, administrerende direktør i EcomHalo, sier: "Ressurskapasitetsutnyttelse er veldig viktig i prosjektledelse. Med det kan vi se hvem som bruker mest tid på et prosjekt og hjelpe oss med å planlegge bedre hvilke arbeidere som skal tildeles et prosjekt."

7. Prosjektfart

Prosjektfart er et utmerket måledata for team som jobber i sprinter. Det måler mengden arbeid som er fullført i løpet av tidsrammen og kan hjelpe deg med å planlegge hvor mye arbeid du kan gjøre i neste sprint.

Når du måler prosjektfart, sier Volodymyr Shchegel, VP for Engineering i Clario: "Over tid vil du se at prosjektfarten trender oppover. Dette betyr at teamet ditt blir mer effektivt og bedre i oppgavene sine."

8. Andel fullført i tide

Å se antall oppgaver du har fullført i prosjektet ditt kan hjelpe deg med å sortere ut potensielle problemer før de blir et problem. Ved å se hvor mye arbeid du har fullført innen fristene dine, vil du kunne avgjøre sannsynligheten for at du fullfører hele prosjektet før den planlagte tidsrammen. Hvis du ser at du ligger bak, kan du gjøre endringer og trekke inn flere ressurser for å sikre at prosjektet blir vellykket.

Alex Milligan, medgründer av NuggMD, sier: "Andel fullført i tide er en av de viktigste måledataene for prosjektledelse vi sporer. Det hjelper deg med å sette et tall på teamets produktivitet og gir deg innsikt i hva som tar mer tid enn andre."

Hvis du oppdager at teamet ditt ofte er sene med å fullføre oppgaver og prosjekter, kan du oppmuntre til bedre ytelse gjennom gamification. Ved å legge til ting som prestasjoner og poeng, vil du øke produktiviteten.

Konklusjon

Hvordan du overvåker og sporer prosjektene dine kan være forskjellen mellom suksess og fiasko. Ved å bruke KPI-er får du en bedre forståelse av hvor godt prosjektene dine fungerer, noe som gjør at du kan gjøre endringer for å øke effektiviteten.

Det finnes mange forskjellige måledata for prosjektledelse som du kan bruke, og det er avgjørende å finne de som fungerer best for dine mål. Disse åtte er noen av de mest viktige og mye brukte for å komme i gang, men for å være mest effektiv, er det best å lage dine egne måledata for å passe dine spesifikke behov.