De Top 8 Essentiële KPI's voor Projectmanagement

De Beste KPI's voor het Beheren van Projecten

Projectmanagement is de implementatie van specifieke methodologieën, processen en kennis om je te helpen bepaalde resultaten te behalen tijdens een project. In wezen is het de planning en organisatie van een project om ervoor te zorgen dat het goed verloopt, en het is cruciaal in bedrijven.

Wanneer je een project beheert, hoe meer gegevens je hebt over hoe het gaat, hoe beter je bent uitgerust om een succesvol resultaat te behalen. Deze gegevens staan ook bekend als KPI's (key performance indicators), en er zijn veel verschillende opties die je kunt volgen.

Maar voordat we erin duiken, laten we snel verkennen waarom KPI's belangrijk zijn bij het beheren van je projecten.

Wat Maakt een Goede KPI voor Projectmanagement?

Niet alle KPI's voor projectmanagement zijn gelijk. Wanneer je een project beheert, moet je metrics volgen die effectief zijn en waarde bieden. Het is ook belangrijk om nuttige metrics voor jouw behoeften en doelen te volgen.

Om ervoor te zorgen dat je je richt op de beste KPI's die je helpen een goed inzicht in je projecten te ontwikkelen, moeten ze meetbaar, actiegericht en visueel begrijpelijk zijn. Als een KPI voor projectmanagement zelfs maar één van deze kenmerken mist, zal deze niet effectief zijn.

Maak het Meetbaar

Een KPI is alleen nuttig als je deze kunt meten en de informatie kunt kwantificeren in een dataset. Het hele punt van het volgen van KPI's is om je prestaties in het heden te meten ten opzichte van wat het in het verleden was of afgesproken doelen. Dit zal moeilijk zijn als je projectmanagementmetrics moeilijk te meten zijn.

De beste manier om KPI's voor projectmanagement te meten, is door percentagecijfers en andere tastbare getallen te vinden.

Lichten, Camera, Actie!

KPI's zijn alleen nuttig als ze actiegericht zijn. Om een actiegerichte KPI te hebben, moet je een specifiek doel voor ogen hebben dat je probeert te bereiken met de KPI. Dit betekent dat zodra je het doel bereikt of tekortschiet, je je aanpak kunt veranderen en iets anders in je project kunt doen om een nieuw resultaat te krijgen.

Jack Underwood, CEO van Circuit, zegt: "Er is weinig voordeel in het volgen van KPI's voor prestatiemanagement om het zomaar te doen. Je moet een doel hebben dat je wilt dat elke KPI bereikt, zodat je kunt bepalen of je project een succes is of niet. Deze context op je KPI's maakt ze veel nuttiger."

Zorg ervoor dat ze Visueel Begrijpelijk zijn

Je volgt waarschijnlijk veel verschillende metrics wanneer je je project monitort. Dit betekent dat de meest effectieve KPI's voor projectmanagement diegene zullen zijn die je gemakkelijk kunt begrijpen via een momentopname.

Het volgen van metrics die gemakkelijk op een dashboard worden weergegeven, maakt ze veel nuttiger, omdat je de gegevens daaruit effectief en snel kunt gebruiken.

8 Belangrijkste Metrics voor Projectmanagement

Er zijn veel metrics voor projectmanagement die je kunt volgen en die je een indicatie geven van hoe goed je projecten verlopen. Dat gezegd hebbende, sommige zijn super-specifiek en zijn mogelijk niet geschikt voor jouw project, dus het is essentieel om de KPI's voor projectmanagement te identificeren en te volgen die relevant voor je zijn.

Hier is een overzicht van enkele van de belangrijkste KPI's die je waarschijnlijk wilt opnemen in je dashboard voor projectmanagement. Als je iets meer op maat nodig hebt, kun je altijd aangepaste KPI's maken die aan jouw behoeften voldoen.

1. Geplande Waarde (PV)

De geplande waarde is een geschatte kostprijs van alle activiteiten binnen je project die zijn gepland vanaf de datum waarop je wilt beginnen met rapporteren. De geplande waarde is een geweldige KPI om te vergelijken met andere, omdat het je kan helpen zien hoeveel je daadwerkelijk uitgeeft in vergelijking met je initiële schattingen.

Bovendien is de geplande waarde een geweldige manier om onnodige uitgaven te beperken. Jesse Galanis, Content Manager van Tech Lockdown, denkt: "Het volgen van de geplande waarde is een geweldige manier om zorgvuldig uitgeven tijdens je project te bevorderen. Het hebben van een zichtbare geschatte kostprijs geeft je team iets om onder te mikken, waardoor je economischer met je uitgaven kunt zijn."

De geplande waarde kan worden berekend door het percentage van de taken die nog moeten worden voltooid te vermenigvuldigen met het totale projectbudget.

2. Werkelijke Kosten (AC)

De werkelijke kosten zijn een van de beste KPI's voor budgettracking. Deze KPI geeft aan hoeveel geld je tot nu toe aan een project hebt uitgegeven, en het is een van de gemakkelijkste KPI's om te berekenen. Om je werkelijke kosten te krijgen, hoef je alleen maar al je uitgaven aan het project tot nu toe op te tellen.

Houd dingen bij zoals salarissen, middelen en meer bij het berekenen van de werkelijke kosten. Weten hoeveel je tot nu toe hebt uitgegeven, kan je helpen zien of je op schema ligt om je budget te overschrijden, waardoor het een nuttige KPI is om op je dashboard te hebben.

3. Rendement op Investering (ROI)

De ROI KPI is een geweldige om aan het einde van een project te volgen, omdat het je helpt te identificeren of een project winstgevend is geweest en hoeveel het heeft opgeleverd in vergelijking met de kosten van het project.

Deze metric voor projectmanagement is afgeleid van andere KPI's zoals Werkelijke Kosten en Verdiende Waarde, waarbij deze cijfers worden gebruikt om te zien hoeveel winst het project heeft gemaakt. Vergeet niet dat niet alle projecten zijn ontworpen om winstgevend te zijn. Soms zijn de effecten van een project alleen op de lange termijn zichtbaar.

4. Kostenvariantie (CV)

Kostenvariantie is een geweldige manier om te zien of je project aan de verwachtingen voldoet wat betreft kosten of dat je hebt onderschat hoe duur het zal zijn. Het laat je weten of je boven of onder de geplande basislijn bent gegaan, wat nuttig kan zijn om te weten bij het plannen van toekomstige projecten.

Je kunt de kostenvariantie berekenen door de geplande en werkelijke budgetten te vergelijken. Het verschil is de kostenvariantie.

Wat betreft kostenvariantie zegt Linda Shaffer, Chief People Operations Officer bij Checkr, "Het is moeilijk om correct in te schatten hoeveel een project zal kosten. Door kostenvariantie te volgen, zie je hoe ver je initiële schattingen afweken, wat je helpt om je schattingen voor toekomstige projecten te verbeteren."

5. Kostenprestatie-index (CPI)

Deze KPI is zeer effectief in het meten van de prestaties van degenen die aan je project werken en laat je kwantificeren hoeveel je achterloopt of voorloopt op je geplande tijdschema. Deze KPI wordt vaak gepresenteerd als een ratio en wordt berekend door naar je geplande budget te kijken in vergelijking met wat je hebt uitgegeven om de taken van je project te voltooien.

Aangezien het naar deze metrics kijkt, is het een geweldige manier om te zien hoe kosteneffectief je tot nu toe bent geweest in het project.

6. Hulpbron Capaciteitsbenutting (RCU)

Het is onwaarschijnlijk dat een enkel teamlid al zijn tijd aan één project besteedt, aangezien werknemers meerdere projecten tegelijkertijd hebben. Daarom is het de moeite waard om bij te houden hoeveel tijd elke werknemer aan een bepaalde taak besteedt.

Deze KPI laat je weten hoeveel van hun beschikbare werkuren een medewerker aan een enkel project besteedt, wat je ook kan helpen bepalen hoe effectief ze zijn met hun output.

Het wordt berekend door de werkuren van een teamlid aan een project te delen door hun totale werkuren en vervolgens te vermenigvuldigen met 100 om een percentage te vinden. Dus een werknemer met 40 uur per week beschikbaar, die tien uur aan een enkel project heeft besteed, zal een RCU van 25% hebben.

Jonathan Elster, CEO van EcomHalo, zegt: "Hulpbron capaciteitsbenutting is zeer belangrijk in projectmanagement. Hiermee kunnen we zien wie de meeste tijd aan een project besteedt en ons helpen beter te plannen welke werknemers aan een project moeten worden toegewezen."

7. Project Snelheid

Project snelheid is een uitstekende metric voor teams die in sprints werken. Het meet de hoeveelheid werk die tijdens de tijdsperiode is voltooid en kan je helpen plannen hoeveel werk je in de volgende sprint kunt doen.

Bij het meten van project snelheid zegt Volodymyr Shchegel, VP Engineering bij Clario, "In de loop van de tijd wil je zien dat de project snelheid omhoog gaat. Dit betekent dat je team efficiënter wordt en beter in hun taken."

8. Op Tijd Voltooiingspercentage

Het zien van het aantal taken dat je in je project hebt voltooid, kan je helpen potentiële problemen op te lossen voordat ze een probleem worden. Door te zien hoeveel werk je binnen je deadlines hebt voltooid, kun je de kans bepalen dat je het hele project voor je geplande tijdsframe afrondt. Als je kunt zien dat je achterloopt, kun je wijzigingen aanbrengen en meer middelen inzetten om ervoor te zorgen dat het project succesvol is.

Alex Milligan, de mede-oprichter van NuggMD, zegt: "Het op tijd voltooiingspercentage is een van de belangrijkste metrics voor projectmanagement die we volgen. Het helpt je een getal te geven voor de productiviteit van je team en geeft je inzicht in welke taken meer tijd in beslag nemen dan andere."

Als je merkt dat je team vaak te laat is met het voltooien van taken en projecten, kun je betere prestaties aanmoedigen door middel van gamificatie. Door dingen zoals prestaties en punten toe te voegen, verhoog je de productiviteit.

Conclusie

Hoe je je projecten monitort en volgt, kan het verschil maken tussen succes en falen. Door KPI's te gebruiken, krijg je een beter inzicht in hoe goed je projecten verlopen, waardoor je wijzigingen kunt aanbrengen om hun effectiviteit te vergroten.

Er zijn veel verschillende metrics voor projectmanagement die je kunt gebruiken, en het is cruciaal om de juiste te vinden die het beste werkt voor jouw doelen. Deze acht zijn enkele van de meest vitale en veelgebruikte om je op weg te helpen, maar om het meest effectief te zijn, is het het beste om je eigen metrics te creëren die aan jouw specifieke behoeften voldoen.