Los 8 KPI de gestión de proyectos esenciales

Los mejores KPI para la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es la implementación de metodologías específicas, procesos y conocimientos para ayudarte a lograr resultados particulares durante un proyecto. Esencialmente, es la planificación y organización de un proyecto para ayudar a asegurar que vaya bien, y es crucial en los negocios.

Cuando estás administrando un proyecto, cuantos más datos tengas sobre cómo va, mejor equipado estarás para tener un resultado exitoso. Estos datos también se conocen como KPI (indicadores clave de desempeño), y hay muchas opciones diferentes que puedes rastrear.

Pero antes de profundizar, exploremos rápidamente por qué los KPI son importantes en la gestión de tus proyectos.

¿Qué hace un buen KPI de gestión de proyectos?

No todos los KPI de gestión de proyectos se crean de manera igual. Al administrar un proyecto, debes estar rastreando métricas que sean efectivas y que proporcionen valor. También es importante rastrear métricas útiles para tus necesidades y objetivos.

Para asegurar que te enfocas en los mejores KPI para ayudarte a desarrollar una buena comprensión de tus proyectos, deben ser medibles, procesables y visualmente comprensibles. Si a una métrica de gestión de proyectos le falta incluso una de estas características, no será efectiva.

Hazlo medible

Un KPI solo será útil si puedes medirlo y cuantificar la información en un conjunto de datos. Todo el propósito de rastrear KPI es medir tu desempeño actual contra lo que fue en el pasado u objetivos acordados. Esto será difícil de hacer si tus métricas de gestión de proyectos son difíciles de medir.

La mejor manera de medir los KPI de gestión de proyectos es encontrando tasas de porcentaje y otros números concretos.

¡Luces, cámara, acción!

Los KPI solo son útiles si son procesables. Para tener un KPI procesable, necesitas tener un objetivo específico en mente que estés tratando de lograr con el KPI. Esto significa que una vez que alcances el objetivo o no lo logres, puedes cambiar tu enfoque y hacer algo diferente en tu proyecto para obtener un nuevo resultado.

Jack Underwood, CEO de Circuit, dice: "Hay poco beneficio en rastrear KPI de gestión del desempeño por el simple hecho de hacerlo. Necesitas tener un objetivo que quieras que cada KPI logre para que puedas determinar si tu proyecto es un éxito o no. Tener este contexto en tus KPI los hace mucho más útiles."

Asegúrate de que sean visualmente comprensibles

Es probable que estés rastreando muchas métricas diferentes al monitorear tu proyecto. Esto significa que los KPI de gestión de proyectos más efectivos serán aquellos que puedas entender fácilmente de un vistazo.

El seguimiento de métricas que se muestran fácilmente en un panel las hace mucho más útiles, ya que puedes utilizar los datos de ellas de manera efectiva y rápida.

8 métricas más importantes de gestión de proyectos

Hay muchas métricas de gestión de proyectos que puedes rastrear que te dan una indicación de qué tan bien están funcionando tus proyectos. Dicho esto, algunos de ellos son super específicos y pueden no ser apropiados para tu proyecto, por lo que es esencial identificar y rastrear los KPI de gestión de proyectos que sean relevantes para ti.

Aquí hay un resumen de algunos de los KPI más importantes que probablemente querrás incluir en tu panel de gestión de proyectos. Si necesitas algo más personalizado, siempre puedes crear KPI personalizados para adaptarte a tus necesidades.

1. Valor Planeado (PV)

El valor planeado es un costo estimado de todas las actividades dentro de tu proyecto que han sido programadas y planeadas desde la fecha en que deseas comenzar a informar. El valor planeado es un excelente KPI para comparar con otros, ya que puede ayudarte a ver cuánto estás gastando realmente en comparación con tus estimaciones iniciales.

Además, el valor planeado es una excelente manera de limitar gastos innecesarios. Jesse Galanis, Gerente de contenido de Tech Lockdown, piensa: "El seguimiento del valor planeado es una excelente manera de promover gastos cuidadosos durante tu proyecto. Tener un costo estimado visible le da a tu equipo algo hacia lo que esforzarse, ayudándote a ser más económico con tu gasto."

El valor planeado se puede calcular multiplicando el porcentaje de tareas que quedan por completar por el presupuesto total del proyecto.

2. Costo real (AC)

El costo real es uno de los mejores KPI para el seguimiento del presupuesto. Este KPI indica cuánto dinero has gastado en un proyecto hasta la fecha, y es uno de los KPI más fáciles de calcular. Para obtener tu costo real, solo necesitas sumar todos tus gastos en el proyecto hasta la fecha.

Registra cosas como salarios, recursos y más cuando calcules el costo real. Saber cuánto has gastado hasta ahora puede ayudarte a ver si estás en camino de gastar más allá de tu presupuesto, lo que lo convierte en un KPI útil para tener en tu panel.

3. Retorno sobre la inversión (ROI)

El KPI de ROI es excelente para rastrear al final de un proyecto, ya que te ayuda a identificar si un proyecto ha sido rentable y ver cuánto ha ganado en comparación con los costos del proyecto.

Esta métrica de gestión de proyectos se deriva de otros KPI como costo real y valor ganado, utilizando estos números para ver cuánta ganancia ha generado el proyecto. Solo recuerda al medir ROI que no todos los proyectos están diseñados para ser rentables. A veces, los efectos de un proyecto solo se ven a largo plazo.

4. Variación del costo (CV)

La variación del costo es una excelente manera de ver si tu proyecto ha cumplido con las expectativas con respecto al costo o si has subestimado cuán caro será. Te permite saber si has ido más allá o por debajo de la línea de base planeada, lo que puede ser útil saber al planificar proyectos futuros.

Puedes calcular la variación del costo comparando los presupuestos planeados y reales. La diferencia es la variación del costo.

Con respecto a la variación del costo, Linda Shaffer, Oficial de operaciones de personas principal en Checkr, dice: "Es difícil estimar correctamente cuánto costará un proyecto. Al rastrear la variación del costo, verás qué tan lejos estaban tus estimaciones iniciales, ayudándote a ajustar tus estimaciones para proyectos futuros."

5. Índice de desempeño del costo (CPI)

Este KPI es muy efectivo para medir el desempeño de aquellos que trabajan en tu proyecto y te permite cuantificar cuánto estás atrás o adelante de tu cronograma planeado. Este KPI a menudo se presenta como una proporción y se calcula observando tu presupuesto planeado contra lo que gastaste para cumplir las tareas de tu proyecto.

Al considerar estas métricas, es una excelente manera de ver qué tan rentable has sido en el proyecto hasta ahora.

6. Utilización de la capacidad de recursos (RCU)

Es poco probable que un solo miembro del equipo dedique todo su tiempo a un solo proyecto, ya que los trabajadores tendrán múltiples en curso simultáneamente. Como resultado, vale la pena rastrear cuánto tiempo dedica cada trabajador a una tarea en particular.

Este KPI te permite saber cuántas de sus horas de trabajo disponibles dedica un miembro del personal a un solo proyecto, lo que también puede ayudarte a determinar qué tan efectivos son con su desempeño.