Sunflower Home Buyers sparer timer på rapportering

Introduktion

Kyle Eisenbarger, CTO og ejer af Sunflower Home Buyers, har brugt år på at opbygge den Kansas City-baserede ejendomsselskabs datagrundlag inde i Podio, struktureret fra starten som en relationsdatabase (en database, der organiserer data i rækker og kolonner, der danner en tabel bestående af datapunkter, der relaterer til hinanden), så det en dag kunne understøtte reel rapportering. I årevis har den struktur været ubenyttet, fordi teamet ikke havde nogen måde at se, hvad den indeholdt.

Sammenkoblingen af Podio med Plectos realtids dashboards ændrede det: Kyle og hans team sporer nu hver opkøbsrepræsentant, indvendig salgsagent og marketingkanal individuelt og bruger de data til at reverse-engineere, hvad der faktisk kræves for en repræsentant at nå et specifikt indkomstmål. Daglig aktivitet, som engang var usynlig, er nu synlig nok til at gamificere, coache og betale folk imod.

Udfordringen

Sunflower Home Buyers startede som de fleste små ejendomshold gør: én person, Joseph Ientile, medejer, der kørte salg ud fra sit hoved, uden nogen struktureret måde at spore leads eller opfølgninger. Kyle husker tydeligt de tidlige dage.

"Joe har altid haft en baggrund inden for salg, men det har altid været meget ham alene, lidt som at flyve ved at sidde på sine bukser," siger Kyle. "I det første år og et halvt var der virkelig ikke meget proces eller workflow."

Podio gav teamet deres første fælles hjem for de oplysninger, og det voksede med dem, da de ansatte deres første medarbejdere. Men Podios fleksibilitet kommer med en læringskurve. Kyle, der kom fra en softwareingeniørbaggrund, fandt platformens logik bekendt, men dens specifikke quirks krævende.

"Som enhver, der er dybt inde i Podio ved, er det meget særligt, og der er løsninger, og ting, du skal vide for at gøre det godt, fordi det er et ret gammelt system. Hvis du ikke kendte de små quirks og finesser, var det meget overvældende."

For at lukke det hul arbejdede Kyle direkte med en Podio-partner i næsten to år, lærte platformen praktisk over delte online sessioner, indtil han kunne bygge og vedligeholde det selv.

"Vi programmerede i bund og grund sammen, hvor han ville køre og dele sin skærm og lære mig alt, hvad han gjorde. Jeg absorberede bare alt og lærte systemet over to år, indtil jeg til sidst var sikker på at gøre 80 procent af alt selv," husker han.

Da Kyle havde den kontrol over Podio, havde Sunflower et velstruktureret datagrundlag, bygget som en relationsdatabase, med poster forbundet på en måde, der til sidst kunne rapporteres om. Hvad virksomheden endnu ikke havde, var en måde at se noget af det.

"Vi vidste ikke, at vi havde brug for (de data). Vi havde aldrig gjort dette før," siger Kyle. Det er lidt vanvittigt at tænke på nu, fordi vi lever i dashboards."

Kyle bemærkede andre virksomheder i sin branche, der kørte Plecto dashboards på skærme i baggrunden af deres YouTube- og Facebook-videoer, og blev straks hooked. Han huskede det præcise øjeblik, det skete: "Ja, jeg kan huske tydeligt en fyr fra Las Vegas, der postede (på Youtube eller Facebook), og jeg kunne se hans dashboards, og jeg tænkte, Vi har brug for det. Det er så cool."

At have adgang til den kraftfulde kombination af Plecto og de data, Kyle havde brugt år på at strukturere i Podio, betød, at han endelig kunne sætte tallene på en skærm, og at de kunne bruges, ikke bare opbevares.

Løsningen

Plectos native integration med Podio gjorde adoptionen enkel fra dag ét. Det første dashboard, Sunflower byggede, var simpelt: en månedlig visning af leads, planlagte aftaler, gennemførte aftaler, kontrakter og afslutninger, med konverteringsprocenter nederst på skærmen. Det gav Joe, som salgsleder, det første rigtige værktøj til at holde et tre-personers team ansvarligt.

Som virksomheden voksede, udviklede det sig til et indvendig salgs aktivitets tracker dashboard, der overvågede følgende metrikker:

• opkald foretaget,
• ringeløse telefonsvarer,
• taletid,
• tilpasset "kvalitets samtaler" metrik
• beregnet felt, der måler opkaldsdybde og varighed
• aftaler planlagt.

Teamet åbner nu hver dag med en 20-minutters huddle bygget direkte omkring disse tal: "De gennemgår gårsdagens tal, og de taler om dagens plan, enten for at komme tilbage på sporet eller holde momentum," siger Kyle.

Sunflower sporer individuelle KPI dashboards efter måned og år, hvilket giver teamet præcise gennemsnit på tværs af hele gruppen. Derfra kan de fortælle enhver repræsentant præcist, hvor mange opkald og aftaler der kræves for at nå et specifikt indkomstmål: "Nu har vi dataene og historien om alle de mennesker på det team til at sige, hvis du vil tjene det, skal du planlægge så mange aftaler. Og hvis du vil planlægge så mange aftaler, skal du lave så mange opkald," siger han.

For at holde teamet engageret dag for dag kører Sunflowers indvendige salgsområde i Olathe et roterende Plecto dashboard carousel på et delt TV. I øjeblikket viser det en head-to-head månedlig konkurrence mellem to teams, og repræsentanter udløser en personlig walkout sang, når de booker en aftale: "Det spiller 20 sekunder af deres video efter eget valg fra YouTube, hvilket altid er fantastisk, fordi du kan gnide det ind i dine kollegers ansigt."

Resultaterne

Siden implementeringen af Plecto har Sunflower Home Buyers udvidet sporing til alle dele af virksomheden, ikke kun salg. Hver marketingkanal måles nu individuelt, inklusive return on ad spend by channel, og teamet følger et lead gennem hele tragten: leads, planlagte aftaler, gennemførte aftaler, kontrakter, og afslutninger, opdelt efter både marketingkanal og individuel repræsentant.

"Hver område, vi udsætter for sporing, er blevet forbedret. Vi sporer hver enkelt kanal individuelt, og det er noget, vi aldrig plejede at gøre," siger Kyle.

"Nu har vi hele tragten fra opkøb hele vejen til afslutning. Vi kan se, hvor problemet er i processen, se på det efter medarbejder eller marketingkanal, og enten give mere træning den vej eller tage nogle handlinger."

Den synlighed har også omformet, hvordan ledelsen afholder sine ugentlige møder. Sunflowers ledelsesteam gennemgår en rød-gul-grøn stoplight rapport hver uge, en proces, der tidligere betød manuelt at trække fire til tolv metrikker pr. person ud af Podio og andre systemer i hånden. Hver teammedlem har nu et forudbygget Plecto dashboard, der allerede er konfigureret til mødet, så teamet trækker nøjagtige tal i stedet for at lede efter dem.

"Hver eneste ting, vi bruger Plecto til, sparer os, hvis ikke timer, så bestemt mange minutter. Det er næsten umuligt at sætte et reelt tal på det, men det er meget tid, der er sparet," siger Kyle.

Kyle er lige så direkte om Plectos blivende kraft. Sunflower har evalueret andre systemer, efterhånden som virksomheden er vokset, men har ikke fundet noget, der matcher Plectos dybde og prisniveau for en virksomhed af deres størrelse.

"Jeg har ikke fundet noget sammenligneligt, der gør det på det niveau og til den pris for en lille til mellemstor virksomhed. Enhver virksomhed har brug for et værktøj som dette, især inden for ejendom. Det kan være meget ustruktureret i små virksomheder, og det kan blive interessant. At kunne skabe disse KPI'er og processen og strukturen for at have mere forudsigelige resultater er uvurderligt."

Gør dine data til et system, der betaler for sig selv

Ser fremad ønsker Kyle at tage Sunflowers per-kanal sporing et skridt videre, ved at parre leads med de repræsentanter, der er bedst egnet til at lukke dem: "Jeg ville elske at kunne sige, Steve er virkelig god til Google Ads leads, han konverterer så meget bedre end så-og-så, så vi burde give ham flere af disse leads. At parre leads med folks naturlige evner, tror jeg, er næste niveau for os."

Det er den slags præcision, der kun er mulig, når hver repræsentant, hver kanal og hver handel allerede er synlig ét sted, præcis hvad Sunflower byggede med Podio og Plecto sammen.

Kører din ejendomsvirksomhed stadig på instinkt i stedet for data? Se hvad der sker, når dit teams aktivitet og præstationer alle lever på det samme dashboard. Tilmeld dig en gratis Plecto demo eller to-ugers prøveperiode nedenfor.

*Ansvarsfraskrivelse: Vi er forpligtet til databeskyttelse. Alle dashboard billeder i denne kundehistorie er blevet leveret af vores kunde, Sunflower Home Buyers. Navne, identifikationsbilleder og nogle data er blevet ændret af sikkerhedsmæssige årsager. Plecto får ikke adgang til kundedashboards uden skriftligt samtykke.