Förebygg-boss sparer 8 timer/dag på datarapponer

Udfordringen

I begyndelsen brugte Förebygg enkle, manuelt oprettede dashboards til at spore salgsomsætning pr. sælger. Men da virksomheden voksede, viste det sig at være tidskrævende og ineffektivt, fordi systemet ikke kunne gruppere og/eller adskille salgstall fra forhandlere, der arbejdede på forskellige kontorer. Förebygg havde brug for en måde at automatisere denne dataindsamling på og vise realtidsdata på tværs af steder.

Förebygg kæmpede med at give sit salgsteam en realtidsvisualisering af deres præstation. Begrænset til manuelt at indsamle data og oprette enkle dashboards – for eksempel for at vise salgsomsætning pr. sælger – indså virksomheden, at dette var utroligt tidskrævende og ineffektivt. Salgsteamet manglede vigtige handlingsbare data, fordi det var vanskelig at opdatere deres dashboards, tog for lang tid og resulterede i forældede data.

Med ca. 150 medarbejdere spredt på regioner havde Förebygg brug for et centralt datakontrollenter – en realtidsforretningspræstationsplatform, hvor det kunne spore indgående og udgående salg, kundeerfaring og administrativt arbejde. Vigtigst af alt var virksomheden ivrig efter at finde en måde at holde sine spredte hold forenede og motiverede.

Løsningen

Förebygg vendte sig til Plecto for at centralisere data ét sted, overvåge salgs- og kundeserviceteamet, automatisere gentagne opgaver og reducere tiden til opsætning af dashboards for at visualisere hele virksomhedens præstation, og for at forene og motivere medarbejdere på forskellige steder i Sverige, Cypern og Kanariske Øer.

Statiske vs. Realtidsdashboards

Med Plecto har Förebygg bygget mere end 40 dashboards, der måler over 300 forskellige KPI'er tilpasset hvert produkt og hver service – og de alle opdateres automatisk med realtidsinformation. Plecto gør det også muligt for Förebygg at indsamle data fra forskellige systemer, flette dem til ét, oprette nye KPI'er og udføre nye beregninger baseret på aggregerede data fra forskellige systemer.

"Muligheden for virkelig at flette datakilder til ét KPI eller flere KPI'er er så simpel! Også med den nye KPI-builder er det endnu lettere for mennesker, der ikke kender meget til Excel og formler," siger Johan Hilding, Förebygg CEO og medstifter.

Med ambition om at motivere sine medarbejdere på tværs af kontorer – og forbedre kundernes syn på sine produkter og tjenester – Förebygg fusionerede data i sin strategi og implementerede en datadrevet tilgang med Plecto. Virksomheden begyndte med at inkorporere funktioner som at visualisere realtidsdata fra sit salgstelemarketing-system.

I dag er virksomhedens krav steget for at visualisere markedsføringsdata, kundetilfredshed, og den planlægger at integrere realtidsdata fra sine CRM-systemer for at forbedre kundeoplevelsen.

Teams, der i øjeblikket bruger Plecto-dashboards, er Salg, Kundeservice og Administration (for agenthonorarer og arbejdsproduktion).

Resultaterne

Forenende teams på tværs af steder

Efter implementering af Plecto indså Förebygg hurtigt, at det kunne automatisere processen med at indsamle og organisere data, der øjeblikkeligt opdaterer deres hold uanset hvor de sidder. "Hvis du spurgte en af vores sælgere, der har været hos os et par år, 'Hvad tænker du om scoreboard-systemet for tre år siden versus i dag?' ville svaret være, at det ikke engang er sammenligneligt. Vi havde ét statisk dashboard, og vi kunne ikke ændre det uden at kontakte en udvikler," siger Johan.

Förebygg har begyndt at køre månedlige konkurrencer blandt sælgere, som holder motivationen høj og øger præstationen. Virksomheden satte en af sine seneste konkurrencer op på blot 15 minutter ved hjælp af Plecto's dashboards og udrullede det til sine Sverige-baserede teams i Varberg, Malmö, Kista og Sundsvall.

"Da vi har mange forhandlere på forskellige kontorer, der arbejder med vores produkter, er vi i stand til at installere disse konkurrencediashow på hver kontor på blot 10-15 minutter. Og når vi vil vise vigtige informationer til alle – en konkurrence, en opgradering eller ændring af notifikationer, eller ændring af KPI'er – foretager vi simpelthen ændringerne på platformen og opdaterer diashow'erne," siger Johan.

"Alle vores medarbejdere har øjeblikkeligt de samme informationer på deres TV'er, eller vi kan push'e en besked eller notifikation til deres mobiltelefoner på sekunder, hvilket er fantastisk."