12 Tips for Tidsstyring for Succesfulle CEO-er

Håndter Din Verdifulle Tid Effektivt

Tid er en verdifull ressurs for alle, spesielt travle ansatte, ledere og CEO-er. Tidsstyring kan være vanskelig, og det er ofte hardt å finne den perfekte balansen mellom oppgaver og vite hva som skal prioriteres.

Vi har bestemt oss for å prøve å gjøre ting litt enklere ved å samle tolv tidsstyringstips brukt av suksessfulle CEO-er som du kan sette i verk umiddelbart. Fortsett å lese for å finne ut hva de er!

Lær å Si Nei

Apple medgründer Steve Jobs mente at “innovasjon er å si nei til 1000 ting."

Som leder eller CEO vil du motta dusinvis av e-poster, telefonanrop og folk som henvender seg til deg for hjelp, samtaler eller råd. Dette er spesielt sant hvis du er en entreprenør hvis nye virksomhet går bra.

Du har full rett til å si nei til tilbud som du ikke ser noen fordel ved å akseptere. Forklar bare høflig at du er opptatt, og at du på dette tidspunktet ikke vil være i stand til å hjelpe eller assistere dem.

2. Bli Smart Med E-postene Dine

Ledere og CEO-er bruker en stor del av tiden sin på å lese og svare på e-poster, noe som noen ganger blir en overveldende tidsbelastning.

For å ta tilbake kontrollen over e-postene dine, må du bli organisert.

En måte å gjøre det på er å opprette mapper basert på prioritet eller prosjekt, og flagge e-poster som trenger oppmerksomhet. Microsoft-grunnlegger Bill Gates bruker denne nøyaktige taktikken for å håndtere e-postene sine.

Du kan også håndtere e-postene dine i batcher, for eksempel en gang hver annen time, da dette hjelper med å gjøre dem mer håndterbare.

Tony Hsieh, CEO for Zappos, sverger til å håndtere gårsdagens e-poster i dag. På denne måten har du et fast antall e-poster å svare på innen dagen er over, i stedet for at nye e-poster dukker opp hvert femte minutt og rotete synet ditt. Han kaller denne strategien ‘Yesterbox.'

Det finnes mange programmer tilgjengelig der ute som kan hjelpe deg med å oppnå innboks null.

En av disse er Boomerang som gjør at e-poster kommer tilbake til innboksen din som nye e-poster på et angitt tidspunkt, slik at de får den nødvendige oppmerksomheten.

SaneBox hjelper til med å strømlinjeforme innboksen din ved å flytte eventuelle e-poster som ikke trenger oppmerksomheten din, som masse-e-poster sendt til alle ansatte om diverse emner, til en dedikert mappe.

“Ta vare på minuttene, så vil timene ta vare på seg selv.”

3. Følg To-Minuttersregelen

En enkel tidsstyringstaktikk som kan brukes både i ditt personlige og profesjonelle liv er to-minuttersregelen.

Denne regelen sier at hvis det kan gjøres på to minutter, så gjør det nå.

4. Lag en Spillbok

Uber bruker denne strategien for å tillate enkle og tidseffektive utrullinger i nye byer der de gjør Uber tilgjengelig. Dette er en av grunnene til at de har skalert så raskt og effektivt.

De laget en spillbok for alt som må gjøres for en vellykket lansering i et nytt marked, slik at den kan følges over hele verden.

Du kan bruke denne taktikken som leder ved å lage spillbøker for tidkrevende oppgaver som du håndterer regelmessig, slik at du kan delegere dem uten å bekymre deg for at de ikke blir gjort til samme standard.

5. Praktiser 80/20-regelen

80/20-regelen, også kjent som Pareto-prinsippet, sier at for å oppnå maksimal effektivitet, bør oppgavene og ledelsen din gjøres i et forhold på 80:20.

Det er to måter du kan bruke dette på i arbeidet ditt.

Den første er å dedikere 80% av tiden din til ting som virkelig betyr noe på jobben, som forretningsutvikling eller produktinnovasjon, mens 20% av tiden din kan brukes på mindre ting.

Den andre er å fokusere oppmerksomheten din på de 20% av oppgavene som du vet er viktige, og delegere de andre 80% av oppgavene.

“De som gjør dårligst bruk av tiden sin, er de første til å klage over dens korthet.”

6. Be Om Respons Tider På Alle E-poster

Katia Beauchamp, medgründer av Birchbox, får alle sine ansatte til å sette en responstid på slutten av hver e-post de sender henne, uansett hvor kort forespørselen eller meldingen måtte være.

Dette gjør at hun kan prioritere oppgavene sine effektivt og forstå hva som trenger hennes fokus og oppmerksomhet ved første øyekast.

7. Bruk et Smartur

Hvis du er den typen leder som liker å være på toppen av alt, så er det et must å ha varsler og e-poster tilgjengelig på farten.

Vår CEO Kristian har alltid på seg sitt Apple Watch, så selv når han er borte fra telefonen eller datamaskinen, er han klar over innkommende anrop, e-poster og Slack-meldinger. Dette hjelper ham med å holde seg informert og tilgjengelig.

Du kan også bruke smarturet ditt til å sende deg påminnelser om bestemte oppgaver, slik at du aldri henger etter.

8. Ta Deg Tid til å Tenke

Jeff Weiner, CEO for LinkedIn, mener sterkt at det er viktig å ha tid til å tenke. Han sier at "En del av nøkkelen til tidsstyring er å sette av tid til å tenke, i stedet for å hele tiden reagere."

Å unngå å reagere for raskt gjør også at bedre ledelsesbeslutninger kan tas, og gir deg viktig tid til å vurdere andre muligheter og løsninger.

“Mine favoritting i livet koster ikke penger. Det er virkelig klart at den mest verdifulle ressursen vi alle har er tid.”

9. Lag et Tidsbudsjett

Steve Ballmer, tidligere CEO for Microsoft, lager et ‘budsjett’ for å håndtere tiden sin.

Han har et regneark som assistentene hans har tilgang til, hvor tid er tildelt i budsjettet hans til de som trenger å møte eller snakke med ham.

Dette hjelper ham med å håndtere tiden sin og sørge for at han ikke bruker for mye tid på unødvendige ting.

10. Bruk Eisenhower Matrisen

Tidligere USAs president og general Dwight Eisenhower var en ekspert på tidsstyring. Han er navnet på Eisenhower-matrisen, en løsning for tidsstyring.

Matrisen er basert på hans tro på at “de fleste ting som er presserende, ikke er viktige, og de fleste ting som er viktige, ikke er presserende”.

For å fullføre matrisen må du tildele oppgaver basert på deres hastighet og viktighet. Du prioriterer deretter oppgavene som er karakterisert som å ha høy hastighet og viktighet. Du utsetter oppgaver som har lave poengsummer på begge.

11. Kategoriser Dine Dager

Å kategorisere dagene dine er en nyttig måte å holde fokus på oppgaver og sørge for at tiden din blir godt brukt.

Jack Dorsey, medgründer og CEO for Twitter og Square, gir hver dag et tema. Han gjør dette slik at han kan håndtere begge virksomhetene sine, uten at oppgaver fra hver flyter over i hverandre.

En annen måte å dele opp dagene dine på er å ha ‘fokusdager’ og ‘bufferdager.' På fokusdagene kan du holde deg unna e-postene og sosiale medier og i stedet fokusere på å få gjort oppgaver med høy prioritet, og på bufferdagene kan du avsette tid til å ha åpne kontortimer eller svare på oppgaver og e-poster med lav prioritet.

12. Vær Streng Med Møter

Møter kan ofte være den største kilden til bortkastet tid for ledere og CEO-er. Jeg er sikker på at hver leder kjenner følelsen av å sitte i et møte og tenke for seg selv, “Dette kunne vært ordnet via e-post."

Adora Cheung, CEO for Homejoy, takler dette ved å lage strenge møteagendaer. Hun sender rundt et Google-dokument før møtet hvor deltakerne skriver ned emner de ønsker å diskutere. Adora prioriterer deretter disse emnene, og hvis det ikke er på listen, så blir det ikke diskutert.

13. Ett Ekstra Tips...Bruk Mindre Tid På Rapportering

Å skrive en rapport er en av de verste oppgavene som hver leder eller CEO må gjøre. Å skrive en rapport er tidkrevende og kjedelig, og det blir repetitivt og kjedelig når du må gjøre det hver eneste måned eller kvartal.

Dette er hvor Plecto kommer inn og redder deg for en mengde tid og energi.

Ved å bruke en dashboard for å visualisere KPI-ene dine og resultater, kan du spare deg for bryet med å måtte skrive en skriftlig rapport hver måned. I stedet for å rapportere tallene dine skriftlig, vis de berørte en dashboard. Enkelt!

Våre dashboards kan også vise historiske data, slik at alle med tilgang kan se utviklingen over tid og enkelt overvåke forretningsfremdriften. Du kan lage en dashboard for hver avdeling og også en dedikert til din CEO/styre med alle tallene de ønsker og trenger å se. Registrer deg nedenfor for en gratis Plecto-demo i dag.