Verwerking van Persoonsgegevens

1.1 Rollen van de partijen. De partijen erkennen en stemmen ermee in dat met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens, de Abonnee de Verantwoordelijke is, Plecto de Verwerker is en dat Plecto Sub-verwerkers zal inschakelen overeenkomstig de vereisten die zijn uiteengezet in Sectie 5 “Sub-verwerkers” hieronder. In bijlage B sectie 4.1 wordt uitsluitend verwezen naar de op toestemming gebaseerde verwerkingsactiviteit. Klanten van Plecto kunnen hun toestemming te allen tijde intrekken.

1.2 Verwerking van Persoonsgegevens door de Abonnee. De Abonnee zal, in zijn gebruik van de Diensten, Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de vereisten van de Gegevensbeschermingswetten en -regelingen. Voor de duidelijkheid, de instructies van de Abonnee voor de Verwerking van Persoonsgegevens moeten voldoen aan de Gegevensbeschermingswetten en -regelingen. De Abonnee is volledig verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid, kwaliteit en wettigheid van de Persoonsgegevens en de middelen waarmee de Abonnee de Persoonsgegevens heeft verkregen.

1.3 Verwerking van Persoonsgegevens door Plecto. Plecto zal Persoonsgegevens alleen verwerken op basis van gedocumenteerde instructies van de Abonnee, tenzij vereist door EU-recht of de nationale wetgeving van de Lidstaten waaraan Plecto onderworpen is; In dat geval zal Plecto de Abonnee van deze wettelijke vereiste op de hoogte stellen vóór de Verwerking, tenzij een bevoegde rechtbank dergelijke kennisgeving verbiedt om redenen van belangrijke sociale belangen, cf. Artikel 28 (3) a.

1.4 Informatieplicht van Plecto. Plecto zal de Gegevensverantwoordelijke onmiddellijk informeren als de instructies van de Gegevensverantwoordelijke, naar de mening van Plecto, in strijd zijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming of gegevensbeschermingsbepalingen die zijn opgenomen in EU-recht of de nationale wetgeving van de Lidstaten waaraan Plecto onderworpen is.

1.5 Details van de Verwerking. Het onderwerp van de Verwerking van Persoonsgegevens door Plecto is de uitvoering van de Diensten overeenkomstig de Overeenkomst. De duur van de Verwerking, de aard en het doel van de Verwerking, de soorten Persoonsgegevens en categorieën van Betrokkenen die worden verwerkt, zijn gespecificeerd in Bijlage B (Details van de Verwerking).

1.6 Gratis Proef klanten. De klant wordt ook als de gegevensverantwoordelijke beschouwd in dit opzicht. Klanten die alleen gebruik maken van de gratis proefperiode van Plecto vallen onder deze gegevensverwerkingsovereenkomst, tenzij Plecto de eigen gegevensverwerkingsovereenkomst van de klant heeft ondertekend. De juridische basis van Plecto voor het verwerken van de persoonsgegevens van de klant is Artikel 6(1)(b) van de AVG. Als de klant na de proefperiode geen abonnement voortzet, worden alle persoonsgegevens binnen drie (3) maanden, gerekend in kalenderdagen, van de servers van Plecto verwijderd.

2. Rechten van de Betrokkenen

2.1 Plecto zal, rekening houdend met de aard van de Verwerking, de Abonnee zoveel mogelijk bijstaan met passende technische en organisatorische maatregelen, met de verplichting van de Abonnee om te reageren op verzoeken om de rechten van de betrokkenen uit te oefenen zoals vastgelegd in Hoofdstuk 3 van de Gegevensbeschermingsverordening.

2.2 Plecto zal de Abonnee helpen bij het waarborgen van de naleving van de verplichtingen van de Abonnee krachtens Artikel 33-36 van de Gegevensbeschermingsverordening, rekening houdend met de aard van de Verwerking en de informatie die beschikbaar is voor Plecto, zoals bedoeld in Artikel 28 (3) f.

2.3 Mocht de Abonnee de hulp van Plecto nodig hebben bij het waarborgen van de naleving van de verplichtingen zoals uiteengezet in Artikel 33-36, behoudt Plecto zich het recht voor om de Abonnee redelijke kosten in rekening te brengen die verband houden met de hulp, inclusief de uren die door Plecto-personeel zijn besteed.

3. Plecto personeel

3.1 Plecto zal ervoor zorgen dat haar personeel dat betrokken is bij de Verwerking van Persoonsgegevens op de hoogte is van de vertrouwelijke aard van de Persoonsgegevens, de juiste training heeft ontvangen over hun verantwoordelijkheden en schriftelijke vertrouwelijkheidsovereenkomsten heeft ondertekend. Plecto zal ervoor zorgen dat dergelijke vertrouwelijkheidsverplichtingen voortduren na beëindiging van de personeelsbetrekking.3.2 Plecto zal commercieel redelijke stappen ondernemen om de betrouwbaarheid van elk Plecto-personeel dat betrokken is bij de Verwerking van Persoonsgegevens te waarborgen.

3.3 Plecto zal ervoor zorgen dat de toegang tot Persoonsgegevens beperkt is tot die personeelsleden die Diensten uitvoeren in overeenstemming met de Overeenkomst.

4. Verwerkingsbeveiliging

4.1 Plecto zal alle maatregelen implementeren die vereist zijn door Artikel 32 van de Gegevensbeschermingsverordening, waaronder passende technische en organisatorische maatregelen, om een niveau van veiligheid te waarborgen dat past bij deze risico's. Plecto heeft onder andere de volgende beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd:

(i) Technische maatregelen (de lijst is niet-uitputtend), waaronder firewalls, antivirussoftware, encryptie, back-upoplossingen, logging, tweefactorauthenticatie voor systeemtoegang, wachtwoordbeveiliging en toegangscontrole/autorisatiebeheer.

(ii) Organisatorische maatregelen, waaronder een IT-beveiligingsbeleid, beveiligingsbewustzijnstraining, systeemrisico-evaluaties, fysieke toegangscontrole in de vorm van een vergrendelde hoofdingang met individuele toegangspassen die aan alle medewerkers zijn verstrekt, en vertrouwelijkheidsclausules die zijn opgenomen in arbeidsovereenkomsten.

5. Sub-verwerkers

5.1 Plecto zal voldoen aan de voorwaarden zoals bedoeld in Artikel 28

(2) en (4) van de Gegevensbeschermingsverordening, om een andere Gegevensverwerker (Sub-verwerker) te gebruiken.

5.2 Plecto houdt een bijgewerkte lijst van Sub-verwerkers bij in deze MSA in bijlage B, sectie 5

5.3 De Abonnee geeft Plecto een algemene goedkeuring om de Sub-verwerkers te gebruiken die zijn gedefinieerd in bijlage B, sectie 5.

5.4 Plecto zal zijn klanten op de hoogte stellen na de algemene autorisatie krachtens Sectie 6.3 en in overeenstemming met Artikel 28(2) van de Gegevensbeschermingsverordening. Na een dergelijke kennisgeving hebben de klanten van Plecto één kalendermaand om enige gemotiveerde bezwaren tegen de aangestelde nieuwe gegevensverwerker(s) te uiten. Als er binnen deze periode geen bezwaren worden ontvangen, wordt de aanstelling van de nieuwe gegevensverwerker(s) geacht te zijn aanvaard door de gegevensverantwoordelijke(n).

5.5 De Abonnee kan bezwaar maken tegen het gebruik van een nieuwe Sub-verwerker door Plecto door Plecto onmiddellijk schriftelijk op de hoogte te stellen binnen tien (10) werkdagen na ontvangst van de kennisgeving van Plecto in overeenstemming met de mechanismen die zijn uiteengezet in Sectie 5.4 in het geval dat de Abonnee bezwaar maakt tegen een nieuwe Sub-verwerker, zoals toegestaan in de voorgaande zin, zal Plecto redelijke inspanningen leveren om de Abonnee een wijziging in de Diensten of een commercieel redelijke wijziging van de configuratie van de Abonnee, of het gebruik van de Diensten aan te bieden om de Verwerking van Persoonsgegevens door de betwiste nieuwe Sub-verwerker te vermijden zonder de Abonnee onredelijk te belasten. Als Plecto niet in staat is om een dergelijke wijziging binnen een redelijke termijn, die niet langer mag zijn dan dertig (30) dagen, beschikbaar te stellen, kan de Abonnee de Overeenkomst beëindigen. Plecto zal de Abonnee alle voorafbetaalde vergoedingen terugbetalen die de resterende termijn van de Overeenkomst dekken na de ingangsdatum van de beëindiging.

5.6 Plecto is volledig aansprakelijk voor de daden en nalatigheden van zijn Sub-verwerkers in dezelfde mate als Plecto aansprakelijk zou zijn als het de diensten van elke Sub-verwerker zou uitvoeren, tenzij anders bepaald in de Overeenkomst.

6. Overdracht van informatie naar derde landen of internationale organisaties.

6.1 Plecto mag Persoonsgegevens alleen verwerken op basis van gedocumenteerde instructies van de Abonnee, inclusief met betrekking tot de overdracht en intern gebruik van Persoonsgegevens naar derde landen of internationale organisaties, tenzij vereist onder EU-recht of nationale wetgeving van de Lidstaten, waaraan Plecto onderworpen is; In dat geval zal Plecto de Abonnee van deze wettelijke vereiste op de hoogte stellen vóór de Verwerking, tenzij een bevoegde rechtbank dergelijke kennisgeving verbiedt om redenen van belangrijke sociale belangen, cf. art. 28 (3) a.

6.2 Als de lijst van Sub-verwerkers in overeenstemming met Sectie 5.2 bedrijven bevat die zich in derde landen bevinden, keurt de Abonnee bij ondertekening van de Overeenkomst, of met betrekking tot een toevoeging aan de lijst van Sub-verwerkers door geen bezwaar te maken tegen die Sub-verwerker in overeenstemming met Sectie 5.5, het gebruik van deze goed.6.3. Voor overdrachten naar sub-verwerkers die zich in de Verenigde Staten bevinden, worden de volgende overdrachtmechanismen toegepast**:** het EU–VS Gegevensprivacykader, op voorwaarde dat de sub-verwerker van Plecto daaronder is gecertificeerd. Waar de sub-verwerker niet is gecertificeerd onder het EU–VS Gegevensprivacykader, is de overdracht gebaseerd op de EU Standaardcontractbepalingen (SCC's).

7. Inbreukmeldingen

7.1 Plecto onderhoudt beleid en procedures voor het beheer van beveiligingsincidenten en zal de Abonnee zonder onredelijke vertraging op de hoogte stellen nadat zij zich bewust is geworden van de accidentele of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking van, of toegang tot Abonneedata, inclusief Persoonsgegevens, die door Plecto of zijn Sub-verwerkers zijn verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkt en waarvan Plecto zich bewust wordt (een “Klantgegevensincident”).

7.2 Plecto zal redelijke inspanningen leveren om de oorzaak van een dergelijk Klantgegevensincident te identificeren en die stappen te ondernemen die Plecto noodzakelijk en redelijk acht om de oorzaak van een dergelijk Klantgegevensincident te verhelpen voor zover de remedie binnen de redelijke controle van Plecto ligt. De verplichtingen hierin zijn niet van toepassing op incidenten die zijn veroorzaakt door de Abonnee of de Licentie van de Abonnee.

7.3 Plecto is verplicht om de Abonnee informatie te verstrekken over dergelijke inbreuken zoals beschreven in 7.1, binnen 48 uur nadat Plecto zich bewust wordt van de inbreuk, zodat de Abonnee de toezichthoudende autoriteit binnen 72 uur kan informeren, zoals vereist door Artikel 33 (1).

8. Verwijderen en ophalen van informatie

8.1 De gegevens worden alleen verwijderd na beëindiging. Na beëindiging geldt een bewaartermijn van vijfenveertig (45) dagen, waarna alle gegevens die door de klant aan Plecto zijn verstrekt of verzonden, permanent worden verwijderd.

9. Audit

9.1 Plecto zal de Abonnee alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om naleving van Artikel 28 van de Gegevensbeschermingsverordening aan te tonen en zal audits toestaan en bijdragen aan audits, inclusief inspecties die worden uitgevoerd door de Abonnee of andere auditor, die door de Abonnee is gemachtigd.

9.2 Plecto is verplicht om te voldoen aan Artikel 58, waarbij de bevoegdheden van de toezichthoudende autoriteiten worden erkend.

9.3 Elke audit door de Abonnee moet ten minste 72 uur van tevoren worden aangekondigd en mag de mensen bij Plecto of hun dagelijkse werkzaamheden niet verstoren.

9.4 De Abonnee zal al zijn eigen kosten met betrekking tot de audit betalen.

10. Juridisch

10.1 Plecto zal de Abonnee onmiddellijk informeren als het onderwerp wordt van enige procedures die kunnen leiden tot een claim voor schadevergoeding of een administratieve boete onder de EU-wetgeving of nationale wetgeving die de EU AVG aanvult. Indien dergelijke procedures worden gestart,

zal Plecto (a) de Abonnee voorzien van de details (inclusief specifieke beschuldigingen van inbreuk); (b) de Abonnee voorzien van de informatie en assistentie die de Abonnee redelijkerwijs verzoekt; en (c) de Abonnee niet hinderen of tegenwerken bij het actief deelnemen aan de procedures (met gebruik van zijn eigen raad bij zijn eigen kosten).

Bijlage B

1. Natuur en Doel van Verwerking

1.1 Plecto zal Persoonsgegevens verwerken voor zover nodig om de Diensten uit te voeren overeenkomstig de Overeenkomst, zoals verder gespecificeerd in de Documentatie, en zoals verder geïnstrueerd door de Abonnee in zijn gebruik van de Diensten.

1.2 Verwerking wordt uitgevoerd namens de Abonnee, die de juridische basis bepaalt.

1.3 Waar de klant, optredend als de gegevensverantwoordelijke, deze Gegevensverwerkingsovereenkomst ondertekent die door Plecto is voorbereid, is de primaire juridische basis voor de verwerking Artikel 6(1)(b) van de AVG. In bepaalde gevallen kunnen specifieke verwerkingsactiviteiten in plaats daarvan zijn gebaseerd op andere juridische gronden, zoals naleving van een wettelijke verplichting, toestemming of de legitieme belangen van Plecto.

2. Duur van Verwerking

2.1 Onder voorbehoud van Sectie 8 van Bijlage A, zal Plecto Persoonsgegevens verwerken voor de duur van de Overeenkomst, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.

3. Categorieën van Betrokkenen

3.1 De Abonnee kan Persoonsgegevens indienen bij de Diensten, de omvang waarvan door de Abonnee naar eigen goeddunken wordt bepaald en gecontroleerd, en die kan omvatten, maar niet beperkt is tot Persoonsgegevens met betrekking tot de volgende categorieën van betrokkenen:

• Prospecten, klanten, zakenpartners en leveranciers van
• de Abonnee (die natuurlijke personen zijn)
• Werknemers of contactpersonen van de prospecten van de Abonnee,
• klanten, zakenpartners en leveranciers
• Werknemers, agenten, adviseurs, freelancers van de Abonnee (die
• natuurlijke personen zijn)
• Licenties van de Abonnee die door de Abonnee zijn gemachtigd om de
• Diensten te gebruiken

4. Type Persoonsgegevens

4.1 Telefoonopnames met klanten, die worden verwerkt voor interne training. De juridische basis voor deze verwerking is toestemming krachtens Artikel 6(1)(a) van de AVG. Telefoonopnames kunnen ook worden verwerkt voor het afhandelen van klantklachten en geschillen, inclusief voor documentatie- en bewijsdoeleinden. De juridische basis voor een dergelijke verwerking zijn de legitieme belangen van Plecto krachtens Artikel 6(1)(f) van de AVG.

4.2 De Abonnee kan Persoonsgegevens indienen bij de Diensten, de omvang waarvan door de Abonnee naar eigen goeddunken wordt bepaald en gecontroleerd, en die kan omvatten, maar niet beperkt is tot de volgende categorieën van Persoonsgegevens:

• Voornaam en achternaam
• Titel
• Functie
• Werkgever
• Contactinformatie (bedrijf, e-mail, telefoon, fysiek
• bedrijfsadres)
• ID-gegevens
• Gegevens over professioneel leven
• Verbinding gegevens