12 Tijdmanagementtips voor Succesvolle CEO's

Beheer Je Waardevolle Tijd Effectief

Tijd is een kostbare hulpbron voor iedereen, vooral voor drukke werknemers, managers en CEO's. Tijdmanagement kan lastig zijn en het is vaak moeilijk om de perfecte balans te vinden tussen taken en weten wat prioriteit heeft.

We hebben besloten te proberen dingen een beetje gemakkelijker te maken door twaalf tijdmanagementtips te verzamelen die door succesvolle CEO's worden gebruikt en die je onmiddellijk kunt toepassen. Blijf lezen om te ontdekken wat ze zijn!

Leer Nee Te Zeggen

Apple Co-Founder Steve Jobs geloofde dat “innovatie nee zeggen tegen 1000 dingen is."

Als manager of CEO krijg je tientallen e-mails, telefoontjes en mensen die je benaderen voor hulp, gesprek of advies. Dit geldt vooral als je een ondernemer bent wiens nieuwe bedrijf goed loopt.

Je hebt het recht om nee te zeggen tegen aanbiedingen waarvan je geen voordeel ziet in het accepteren. Leg eenvoudig beleefd uit dat je het druk hebt en op dit moment niet in staat bent om hen te helpen of bij te staan.

2. Wees Slim Met Je E-mails

Managers en CEO's besteden een groot deel van hun tijd aan het lezen en beantwoorden van e-mails, wat soms een overweldigende tijdsverspilling kan worden.

Om de controle over je e-mails terug te krijgen, moet je georganiseerd zijn.

Een manier om dit te doen is door mappen te maken op basis van prioriteit of project, en e-mails te markeren die aandacht nodig hebben. Microsoft-oprichter Bill Gates gebruikt deze exacte tactiek om zijn e-mails te beheren.

Je zou ook je e-mails in batches kunnen behandelen, bijvoorbeeld eens in de twee uur, omdat dit helpt om ze beter beheersbaar te maken.

Tony Hsieh, CEO van Zappos, zweert bij het behandelen van de e-mails van gisteren vandaag. Op deze manier heb je een vastgesteld aantal e-mails om op te reageren tegen de tijd dat de dag voorbij is, in plaats van dat er elke vijf minuten nieuwe e-mails binnenkomen en je zicht verstoren. Hij noemt deze strategie ‘Yesterbox.'

Er zijn veel programma's beschikbaar die je kunnen helpen om inbox zero te bereiken.

Een daarvan is Boomerang die e-mails opnieuw in je inbox laat komen als nieuwe e-mails op een aangewezen tijd, zodat ze de nodige aandacht krijgen.

SaneBox helpt je inbox te stroomlijnen door e-mails die je aandacht niet nodig hebben, zoals bulk-e-mails die naar al het personeel zijn gestuurd over verschillende onderwerpen, naar een speciale map te verplaatsen.

“Zorg voor de minuten en de uren zorgen voor zichzelf.”

3. Houd je aan de Twee-Minuten Regel

Een gemakkelijke tijdmanagementtactiek die zowel in je persoonlijke als professionele leven kan worden toegepast, is de twee-minuten regel.

Deze regel stelt dat als het in twee minuten kan worden gedaan, je het nu gewoon moet doen.

4. Maak een Playbook

Uber gebruikt deze strategie om gemakkelijke en tijdseffectieve uitrol in nieuwe steden mogelijk te maken waar ze Uber beschikbaar maken. Dit is een van de redenen waarom ze zo snel en effectief zijn opgeschaald.

Ze hebben een playbook gemaakt van alles wat moet worden gedaan voor een succesvolle lancering in een nieuwe markt, zodat het wereldwijd kan worden gevolgd.

Je kunt deze tactiek als manager toepassen door playbooks te maken voor tijdrovende taken waarmee je regelmatig te maken hebt, zodat je ze kunt delegeren zonder je zorgen te maken dat ze niet op dezelfde standaard worden uitgevoerd.

5. Oefen de 80/20 Regel

De 80/20 Regel, ook wel bekend als het Pareto-principe, stelt dat om piekefficiëntie te bereiken, je taken en management in een verhouding van 80:20 moet uitvoeren.

Er zijn twee manieren waarop je dit op je werk kunt toepassen.

De eerste is door 80% van je tijd te besteden aan dingen die echt belangrijk zijn op het werk, zoals business development of productinnovatie, en 20% van je tijd kan worden besteed aan kleinere dingen.

De tweede is door je aandacht te richten op de belangrijkste 20% van taken waarvan je weet dat ze belangrijk zijn en door de andere 80% van de taken te delegeren.

“Degenen die hun tijd het slechtst gebruiken, zijn de eersten die klagen over de kortheid ervan.”

6. Vraag Om Reactietijden Op Alle E-mails

Katia Beauchamp, mede-oprichter van Birchbox, laat al haar medewerkers een reactietijd aan het einde van elke e-mail die ze haar sturen, ongeacht hoe kort de vraag of boodschap ook is, toevoegen.

Dit stelt haar in staat om haar taken effectief te prioriteren en in één oogopslag te begrijpen wat haar aandacht nodig heeft.

7. Gebruik een Slimme Horloge

Als je het type manager bent dat graag overal bovenop zit, dan is het essentieel om je meldingen en e-mails onderweg toegankelijk te hebben.

Onze CEO Kristian draagt altijd zijn Apple Watch, zodat hij zelfs wanneer hij weg is van zijn telefoon of computer, op de hoogte is van binnenkomende oproepen, e-mails en Slack-berichten. Dit helpt hem om op de hoogte te blijven en beschikbaar te zijn.

Je kunt ook je smartwatch gebruiken om je herinneringen te sturen over bepaalde taken, zodat je nooit achterloopt.

8. Neem Tijd Om Te Denken

Jeff Weiner, CEO van LinkedIn, gelooft sterk dat tijd om te denken belangrijk is. Hij zegt dat "Een deel van de sleutel tot tijdmanagement is tijd vrijmaken om te denken, in plaats van constant te reageren."

Te snel reageren vermijden zorgt ook voor betere managementbeslissingen en geeft je de vitale tijd om andere mogelijkheden en oplossingen te overwegen.

“Mijn favoriete dingen in het leven kosten geen geld. Het is echt duidelijk dat de meest kostbare hulpbron die we allemaal hebben tijd is.”

9. Maak een Tijdbudget

Steve Ballmer, Ex-CEO van Microsoft, maakt een ‘budget’ om zijn tijd te beheren.

Hij heeft een spreadsheet waar zijn assistenten toegang toe hebben, waar tijd in zijn budget wordt toegewezen aan degenen die met hem moeten afspreken of spreken.

Dit helpt hem zijn tijd te beheren en ervoor te zorgen dat hij niet te veel tijd aan onnodige dingen besteedt.

10. Gebruik de Eisenhower Matrix

Ex-US President en US Army General Dwight Eisenhower was een expert in tijdmanagement. Hij is de naamgever van de Eisenhower Matrix, een oplossing voor tijdmanagement.

De matrix is gebaseerd op zijn overtuiging dat “de meeste dingen die urgent zijn, niet belangrijk zijn, en de meeste dingen die belangrijk zijn, niet urgent zijn”.

Om de matrix te voltooien, moet je taken toewijzen op basis van hun urgentie en belangrijkheid. Je prioriteert vervolgens de taken die zijn gekarakteriseerd als hoog urgent en belangrijk. Je stelt taken uit die lage scores op beide hebben.

11. Categoriseer Je Dagen

Je dagen categoriseren is een handige manier om gefocust te blijven op taken en ervoor te zorgen dat je tijd goed besteed wordt.

Jack Dorsey, mede-oprichter en CEO van Twitter en Square, geeft elke dag een thema. Hij doet dit zodat hij beide bedrijven kan beheren, zonder dat taken van elk in elkaar overlopen.

Een andere manier om je dagen te splitsen is door ‘focusdagen’ en ‘bufferdagen’ te hebben. Op je focusdagen blijf je misschien weg van je e-mails en sociale media en focus je in plaats daarvan op het afhandelen van taken met hoge prioriteit, en op je bufferdagen kun je tijd besteden aan het hebben van open kantooruren of het reageren op taken en e-mails met lage prioriteit.

12. Wees Streng Over Vergaderingen

Vergaderingen kunnen vaak de grootste bron van verspilde tijd zijn voor managers en CEO's. Ik weet zeker dat elke manager het gevoel kent om in een vergadering te zitten en tegen zichzelf te denken, “Dit had via e-mail geregeld kunnen worden."

Adora Cheung, CEO van Homejoy, pakt dit aan door strikte vergaderagenda's te creëren. Ze stuurt een Google Doc rond voor de vergadering waar deelnemers onderwerpen opschrijven die ze willen bespreken. Adora prioriteert deze onderwerpen, en als het niet op de lijst staat, wordt het niet besproken.

13. Een Bonus Tip... Besteed Minder Tijd Aan Rapporteren

Een rapport schrijven is een van de slechtste taken die elke manager of CEO moet doen. Een rapport schrijven is tijdrovend en saai en het wordt repetitief en vervelend wanneer je het elke maand of kwartaal moet doen.

Dit is waar Plecto in beeld komt en je een hoop tijd en energie bespaart.

Door een dashboard te gebruiken om je KPI's en resultaten te visualiseren, kun je jezelf de moeite besparen om elke maand een schriftelijk rapport te schrijven. In plaats van je cijfers schriftelijk te rapporteren, laat je degenen die betrokken zijn een dashboard zien. Makkelijk!

Onze dashboards kunnen ook historische gegevens weergeven, zodat iedereen met toegang de ontwikkeling in de loop van de tijd kan bekijken en de voortgang van het bedrijf gemakkelijk kan volgen. Je zou een dashboard voor elke afdeling kunnen maken en ook een die speciaal is gewijd aan je CEO/raad met alle cijfers die ze willen en moeten zien. Meld je hieronder aan voor een gratis Plecto-demo vandaag.