12 Tips til tidsstyring for succesfulde administrerende direktører

Styr din værdifulde tid effektivt

Tid er en kostbar ressource for alle, især travle medarbejdere, ledere og administrerende direktører. Tidsstyring kan være vanskelig, og det er ofte svært at finde den perfekte balance mellem opgaver og vide, hvad man skal prioritere.

Vi har besluttet at prøve at gøre tingene lidt lettere ved at samle tolv tidsstyringstips brugt af succesfulde administrerende direktører, som du kan iværksætte øjeblikkeligt. Læs videre for at finde ud af hvad de er!

Lær at sige nej

Apple medstifter Steve Jobs mente, at "innovation handler om at sige nej til 1000 ting."

Som leder eller administrerende direktør får du dusin af e-mails, telefonopkald og mennesker, der henvender sig til dig for hjælp, samtale eller råd. Dette er især sandt, hvis du er en iværksætter, hvis nye virksomhed går godt.

Du har fuldt og helt ret til at sige nej til tilbud, som du ikke ser nogen fordel i at acceptere. Forklar blot høfligt, at du er travl, og at du på nuværende tidspunkt ikke vil kunne hjælpe eller assistere dem.

2. Vær smart med dine e-mails

Ledere og administrerende direktører bruger en stor del af deres tid på at læse og svare på e-mails, hvilket nogle gange bliver en overvældende tidsspilde.

For at få kontrol over dine e-mails igen, skal du være organiseret.

En måde at gøre det på er at oprette mapper baseret på prioritet eller projekt og flag-e-mails, der kræver opmærksomhed. Microsoft-stifter Bill Gates bruger denne helt præcise taktik til at administrere hans e-mails.

Du kunne også håndtere dine e-mails i batch, såsom hver anden time, da dette gør dem mere håndterbare.

Tony Hsieh, direktør for Zappos, sværger til at håndtere gårsdagens e-mails i dag. På denne måde har du et fastsat antal e-mails at svare på når dagen er forbi, i stedet for at nye e-mails dukker op hvert femte minut og uorden dine synsfelt. Han kalder denne strategi 'Yesterbox.'

Der er masser af programmer til rådighed, der kan hjælpe dig med at opnå indbakke nul.

En af disse er Boomerang, som får e-mails til at genindtaste din indbakke som nye e-mails på et bestemt tidspunkt, så de får den nødvendige opmærksomhed.

SaneBox hjælper med at strømline din indbakke ved at flytte alle e-mails, der ikke kræver din opmærksomhed, som bulk-e-mails sendt til alt personale om tilfældige emner, til en dedikeret mappe.

“Pass på minutterne, og timerne vil tage vare på sig selv.”

3. Overhold to-minutters-reglen

En let tidsstyringstaktik, der kan anvendes i både dein personlige og professionelle liv, er to-minutters-reglen.

Denne regel siger, at hvis det kan gøres på to minutter, så gør det nu bare.

4. Opret en playbook

Uber bruger denne strategi til at tillade let og tidseffektive lancering i nye byer, hvor de gør Uber tilgængelig. Dette er en af grundene til, at de har skaleret så hurtigt og effektivt.

De oprettede en playbook af alt, der skal gøres for en vellykket lancering på et nyt marked, så det kan følges rundt om i verden.

Du kan anvende denne taktik som en leder ved at oprette playbooks for tidskrævende opgaver, du beskæftiger dig med regelmæssigt, så du er i stand til at delegere dem uden at være bekymret for, at de ikke bliver gjort til samme standard.

5. Øv 80/20-reglen

80/20-reglen, ellers kendt som Pareto-princippet, siger, at for at opnå topeffektivitet, skal dine opgaver og ledelse udføres i forholdet 80:20.

Der er to måder, du kan anvende dette på dit arbejde.

Den første er at dedikere 80% af din tid til ting, der betyder virkelig noget på arbejde, som forretningsudvikling eller produktinnovation, og 20% af din tid kan bruges på mindre ting.

Den anden er at fokusere din opmærksomhed på de vigtigste 20% af opgaver, som du ved er vigtige, og ved at delegere de øvrige 80% af opgaverne.

“De, der gør det værste brug af deres tid, er de første til at klage over dens korthed.”

6. Anmod om svartider på alle e-mails

Katia Beauchamp, medstifter af Birchbox, får alle sine medarbejdere til at sætte en svartid i slutningen af hver e-mail, de sender hende, uanset hvor kort forespørgslen eller beskeden kan være.

Dette giver hende mulighed for at prioritere sine opgaver effektivt og forstå, hvad der har brug for hendes fokus og opmærksomhed på et øjeblik.

7. Brug et smartwatch

Hvis du er den type leder, der kan lide at have kontrol over alt, så er det et must at have dine notifikationer og e-mails tilgængelige på farten.

Vores administrerende direktør Kristian bærer altid sit Apple Watch, så selv når han er væk fra sin telefon eller computer, er han klar over indkommende opkald, e-mails og Slack-beskeder. Dette hjælper ham med at være i det vigtige og tilgængelig.

Du kan også bruge dit smartwatch til at sende dig påmindelser om bestemte opgaver, så du aldrig ligger bagud.

8. Tag tid til at tænke

Jeff Weiner, administrerende direktør for LinkedIn, tror stærkt på, at det er vigtigt at have tid til at tænke. Han siger, at "En del af nøglen til tidsstyring er at skære tid ud til at tænke, i modsætning til konstant reaktion."

At undgå at reagere for hurtigt giver også mulighed for at træffe bedre ledelsesbeslutninger, og giver dig vigtig tid til at overveje andre muligheder og løsninger.

“Mine yndlingsting i livet koster ikke penge. Det er virkelig klart, at den mest værdifulde ressource, vi alle har, er tid.”

9. Opret et tidsbudget

Steve Ballmer, tidligere administrerende direktør for Microsoft, opretter et 'budget' til at administrere hans tid.

Han har et regneark, som hans assistenter har adgang til, hvor tid tildeles i hans budget til dem, der har brug for at mødes eller tale med ham.

Dette hjælper ham med at administrere hans tid og sørge for, at han ikke bruger for meget tid på unødvendige ting.

10. Brug Eisenhower-matricen

Tidligere amerikanske præsident og US Army General Dwight Eisenhower var en ekspert i tidsstyring. Han er namsebror af Eisenhower-matricen, en tidsstyringsløsning.

Matricen er baseret på hans tro på, at "de fleste ting, der er vigtige, er ikke vigtige, og de fleste ting, der er vigtige, er ikke vigtige".

For at gennemføre matricen skal du allokere opgaver baseret på deres aktualitet og betydning. Du prioriterer derefter de opgaver, der er karakteriseret som høj aktualitet og betydning. Du udskyder opgaver, der har lave scores på begge.

11. Kategoriser dine dage

Kategorisering af dine dage er en hjælpsom måde at holde fokus på opgaver og sørge for, at din tid bliver brugt godt.

Jack Dorsey, medstifter og administrerende direktør for Twitter og Square, giver hver dag et tema. Han gør dette, så han kan styre begge hans virksomheder uden opgaver fra hver overflowing ind i hinanden.

En anden måde at dele dine dage op på er at have 'fokusdays' og 'bufferdage.' På dine fokus dage kan du blive væk fra dine e-mails og sociale medier og i stedet fokusere på at få vigtige opgaver done, og på dine bufferdage kan du dedikere tid til at have åbent kontor timer eller reagere på lavprioritet opgaver og e-mails.

12. Vær streng omkring møder

Møder kan ofte være kilde til tidsspilde for ledere og administrerende direktører. Jeg er sikker på, at hver leder kender følelsen af at sidde i et møde og tænke for sig selv, "Dette kunne være blevet løst via e-mail."

Adora Cheung, administrerende direktør for Homejoy, tackler dette ved at oprette strenge mødeagendaer. Hun sender rundt en Google Doc før mødet, hvor deltagerne nedskriver emner, de vil have diskuteret. Adora prioriterer derefter disse emner, og hvis det ikke er på listen, bliver det ikke diskuteret.

13. En bonus tip...Bruge mindre tid på rapportering

At skrive en rapport er en af de værste opgaver, som enhver leder eller administrerende direktør skal gøre. At skrive en rapport er tidskrævende og monoton, og det bliver repetitiv og kedsommelig, når du skal gøre det hver eneste måned eller kvartal.

Det er her Plecto kommer ind og sparer dig for et hav af tid og energi.

Ved at bruge et Dashboard til at visualisere dine KPI'er og resultater kan du spare dig selv besværet med at skulle skrive en skriftlig rapport hver måned. I stedet for at rapportere dine tal skriftligt, vis dem, der er bekymret et Dashboard. Nemt!

Vores Dashboards kan også vise historiske data, så alle med adgang kan se udviklingen over tid og let overvåge virksomhedens fremskridt. Du kunne oprette et Dashboard for hver afdeling og også en dedikeret til din administrerende direktør/bestyrelse med alle de tal, de ønsker og har brug for at se. Tilmeld dig nedenfor for en gratis Plecto-demo i dag.