De 8 vigtigste KPIs for projektledelse

De bedste KPIs til at administrere projekter

Projektledelse er implementeringen af specifikke metodologier, processer og viden for at hjælpe dig med at opnå særlige resultater under et projekt. I det væsentlige er det planlægningen og organiseringen af et projekt for at hjælpe med at sikre, at det går godt, og det er vigtig i virksomheder.

Når du administrerer et projekt, jo mere data du har om, hvordan det går, jo bedre udstyret vil du være til at få en vellykket resultat. Disse data er også kendt som KPIs (nøglepræstationsindikatorer), og der er mange forskellige muligheder, som du kan spore.

Men før vi dykker ned, lad os hurtigt udforske, hvorfor KPIs er vigtige i ledelse af dine projekter.

Hvad gør en god projektledelse KPI?

Ikke alle projektledelse KPIs er skabt lige. Når du administrerer et projekt, skal du være sporing af metrikker, som er effektive og som giver værdi. Det er også vigtigt at spore nyttige metrikker til dine behov og mål.

For at sikre, at du fokuserer på de bedste KPIs til at hjælpe dig med at udvikle en god indsigt i dine projekter, skal de være målbare, handlekraftige og visuelt forståelige. Hvis en projektledelse metrik mangler selv en af disse egenskaber, vil den ikke være effektiv.

Gør det målbart

En KPI vil kun være hjælpsom, hvis du kan måle den og kvantificere informationen til et datasæt. Hele pointen med at spore KPIs er at måle din præstation i nutiden mod hvad den var i fortiden eller aftalt mål. Det vil være svært at gøre, hvis dine projektledelsesmetrikker er svære at måle.

Den bedste måde at måle projektledelse KPIs på er ved at finde procentvise takster og andre håndgribelige tal.

Lys, kamera, handlingsfuldt!

KPIs er kun nyttige, hvis de er handlekraftige. For at have en handlekraftig KPI, skal du have et specifikt mål i tankerne, som du forsøger at opnå med KPI. Dette betyder, at når du når målet eller kommer til kort, kan du ændre din tilgang og gøre noget anderledes i dit projekt for at få et nyt resultat.

Jack Underwood, CEO for Circuit, siger: "Der er lille fordel ved at spore præstationsstyrings KPIs for sakens skyld. Du skal have et mål, som du ønsker, at hver KPI skal opnå, så du kan bestemme, om dit projekt er en succes eller ej. Denne sammenhæng på dine KPIs gør dem langt mere nyttige."

Sikr at de er visuelt forståelige

Du holder sandsynligvis øje med mange forskellige metrikker, når du overvåger dit projekt. Dette betyder, at de mest effektive projektledelsesmetrikker vil være dem, som du kan forstå let gennem et øjebliksbillede.

Sporing af metrikker, der er let viste på et dashboard, gør dem langt mere nyttige, da du kan udnytte dataene fra dem effektivt og hurtigt.

8 vigtigste projektledelsesmetrikker

Der er mange projektledelsesmetrikker, som du kan spore, som giver dig en indikation af, hvor godt dine projekter kører. Det sagt, nogle af dem er super-specifikke og kan ikke være egnet til dit projekt, så det er vigtigt at identificere og spore de projektledelsesmetrikker, som er relevante for dig.

Her er en oversigt over nogle af de vigtigste KPIs, du sandsynligvis ønsker at inkludere i dit projektledelse dashboard. Hvis du har brug for noget mere skræddersyet, kan du altid oprette brugerdefinerede KPIs til dine behov.

1. Planlagt værdi (PV)

Den planlagte værdi er en estimeret omkostning af alle aktiviteterne inden for dit projekt, som er blevet planlagt fra den dato, du ønsker at starte rapportering. Planlagt værdi er en fantastisk KPI til at sammenligne med andre, da den kan hjælpe dig med at se, hvor meget du faktisk bruger sammenlignet med dine oprindelige estimater.

Derudover er planlagt værdi en fantastisk måde at begrænse unødvendig udgift. Jesse Galanis, Content Manager hos Tech Lockdown, mener: "Sporing af planlagt værdi er en fantastisk måde at fremme varsom udgift under dit projekt. At have en estimeret omkostning synlig giver dit team noget at sigte på under, hvilket hjælper dig til at være mere økonomisk med din udgift."

Planlagt værdi kan beregnes ved at multiplicere procentdelen af opgaver, der er tilbage at fuldføre, med det samlede projektbudget.

2. Faktisk omkostning (AC)

Faktisk omkostning er en af de bedste KPIs for budgetsporing. Denne KPI angiver, hvor mange penge du har brugt på et projekt til dato, og det er en af de nemmeste KPIs at beregne. For at få din faktiske omkostning skal du blot lægge alle dine udgifter på projektet til dato sammen.

Log ting som lønninger, ressourcer og mere, når du beregner den faktiske omkostning. At vide, hvor meget du hidtil har brugt, kan hjælpe dig med at se, hvis du er på sporet til at bruge over dit budget, hvilket gør det til en nyttig KPI at have på dit dashboard.

3. Return on Investment (ROI)

ROI KPI er fantastisk at spore ved slutningen af et projekt, da det hjælper dig med at identificere, om et projekt har været rentabelt, og se, hvor meget det har tjent sammenlignet med projektets omkostninger.

Denne projektledelsesmetrik er afledt af andre KPIs som Faktisk omkostning og Earned Value, ved hjælp af disse tal for at se, hvor meget fortjeneste projektet har lavet. Husk bare, når du måler ROI, at ikke alle projekter er designet til at være rentable. Nogle gange ses virkningen af et projekt kun på lang sigt.

4. Omkostningsafvigelse (CV)

Omkostningsafvigelse er en fantastisk måde at se på, hvis dit projekt har matchet forventninger vedr. omkostning, eller hvis du har undervurderet, hvor dyrt det vil være. Det lader dig vide, hvis du er gået ud over eller under den planlagte baseline, hvilket kan være nyttigt at vide, når du planlægger fremtidigt projekter.

Du kan beregne omkostningsafvigelsen ved at sammenligne de planlagte og faktiske budgetter. Forskellen er omkostningsafvigelsen.

Vedr. omkostningsafvigelse, siger Linda Shaffer, Chief People Operations Officer på Checkr: "Det er svært at korrekt estimere, hvor meget et projekt vil koste. Ved at spore omkostningsafvigelse, vil du se, hvor langt væk dine oprindelige estimater var, og hjælpe dig med at stramme dine estimater til fremtidigt projekter."

5. Omkostningsperformance-indeks (CPI)

Denne KPI er meget effektiv til at måle præstationen af dem, der arbejder på dit projekt, og giver dig mulighed for at kvantificere, hvor meget du er bagud eller forhåndig med din planlagte tidsplan. Denne KPI præsenteres ofte som et forhold og beregnes ved at se på dit planlagte budget mod hvad du brugte til at udføre dit projekts opgaver.

Da det ser på disse metrikker, er det en fantastisk måde at se, hvor omkostningseffektiv du har været på projektet hidtil.

6. Ressourcekapacitetsudnyttelse (RCU)

Det er usandsynligt, at et enkelt teammedlem bruger al deres tid på et enkelt projekt, da arbejdere vil have flere på gang samtidig. Som et resultat er det værd at spore, hvor meget tid hver arbejder bruger på en bestemt opgave.

Denne KPI lader dig vide, hvor meget af deres tilgængelige arbejdstimer et teammedlem bruger på et enkelt projekt, som også kan hjælpe dig med at bestemme, hvor effektive de er med deres output.